Kan du gi og ta kritikk?
Kunsten å gi både positive og korrigerende tilbakemeldinger er en undervurdert, men kritisk ferdighet. Undersøkelser viser at 72% av ansatte mener de ville prestere bedre hvis de fikk konstruktive tilbakemeldinger fra sine ledere, men overraskende nok viser det seg at svært få ledere faktisk føler seg komfortable med å gi denne typen tilbakemelding.
I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hvordan du kan mestre kunsten å gi effektive tilbakemeldinger for å bygge en sterkere, tryggere, mer engasjert, tillitsbasert og produktiv arbeidskultur.
Forståelsen av tilbakemeldingens kraft
En tilbakemelding er ikke bare et verktøy for korreksjon; det er en drivkraft for vekst, læring og motivasjon. Positive tilbakemeldinger bekrefter og styrker ønsket atferd, mens korrigerende tilbakemeldinger, når de gis riktig, kan veilede mot forbedring uten å ødelegge motivasjonen. Det er viktig å forsøke å ha fokus på at andre gir tilbakemeldinger for å få frem det beste i deg.
Vi må også anerkjenne og forstå hvordan tilbakemeldinger – både positive og korrigerende – påvirker tanker, følelser og atferd. Da kan vi maksimere effekten av tilbakemeldingene våre. Vi reagerer på tilbakemeldinger vi mottar, og denne psykologiske reaksjonen kan enten motivere, styrke engasjementet og produktiviteten, eller i negative tilfeller demotivere og føre til motstand.
Når vi er bevisste på hvordan våre tilbakemeldinger kan påvirke selvtillit, selvoppfatning og motivasjon, kan den som gir tilbakemeldingene tilpasse sin kommunikasjonsstil for å sikre at den blir mottatt på en konstruktiv måte. Dette fører til bedre læring og vekst, og får våre kolleger og teammedlemmer til å prestere enda bedre.
LES OGSÅ: Hvordan skape trygge prosjektledere og team som gir prosjektsuksess.
Motivasjon og bekreftelse gjennom positiv tilbakemelding
En positiv tilbakemelding fungerer som en kraftig motivator. Den bekrefter at våre medarbeideres innsats og atferd er på rett spor, noe som igjen styrker deres engasjement og dedikasjon til arbeidet.
Når vi kjenner at vårt bidrag blir verdsatt og anerkjent, øker den indre motivasjonen til å fortsette å utføre og forbedre oss. Denne typen tilbakemelding er avgjørende for å bygge selvtillit og selvverd, som er essensielle komponenter for personlig utvikling.
Veiledning og utvikling gjennom korrigerende tilbakemelding
En korrigerende tilbakemelding, når den formidles på en konstruktiv og støttende måte, bidrar til forbedring. Denne formen for tilbakemelding er ikke ment som en kritikk av personen, men heller som en mulighet for læring og utvikling.
Ved å være spesifikk på hvilken atferd som trenger justering, og forklare hvorfor endringen er nødvendig, kan ledere hjelpe medarbeidere til å forstå hvordan de kan vokse. Det er viktig at korrigerende tilbakemelding gis med en klar forståelse av mottakerens følelser og perspektiv, for å unngå at de blir demotivert.
Den psykologiske effekten av en tilbakemelding kan ikke undervurderes. Vi har alle et grunnleggende behov for å føle at vi hører til, at vi blir verdsatt og forstått. En tilbakemelding møter disse behovene ved å gi en følelse av tilhørighet gjennom positiv anerkjennelse, og en følelse av formål gjennom veiledning for forbedring.
Den rette balansen mellom positive og korrigerende tilbakemeldinger kan skape et miljø hvor læring, utvikling og personlig vekst ikke bare er mulig, men også oppmuntret og støttet.
Hvordan gi en tilbakemelding?
En effektiv tilbakemelding kjennetegnes av en strukturert tilnærming som sikrer at tilbakemeldingen alltid er spesifikk, relevant og konstruktiv. Ved å fokusere på situasjonen, observerbar atferd, og hvilken innvirkning dette har, sørger du for at tilbakemeldingen blir presis og går på en konkret hendelse og ikke på person.
Vær spesifikk og fokusert på atferd fremfor person
Eksempel: «Måten du bygget opp presentasjonen av prosjektet ditt på i teammøtet i går fungerte veldig godt. Gjennom spørsmålet du stilte i begynnelsen, klarte du å involvere og engasjere oss. Det var spennende å høre på deg, og jeg ble inspirert til å lese meg opp. Som en konsekvens av dette forstår jeg mye mer.»
Gi tilbakemelding i en passende kontekst og velg riktig tidspunkt
Eksempel: «Etter kundemøtet vårt i dag, har jeg lyst til å diskutere presentasjonen din med deg. Jeg tenker at dette er et godt tidspunkt siden møtet er ferskt i minnet, og vi kan reflektere over tilbakemeldingen fra kunden sammen.»
Fremhev eksempler på ønsket atferd for klarhet og inspirasjon
Eksempel: «Jeg observerte hvordan du håndterte konflikten med kunden forrige uke ved å lytte aktivt og komme med konstruktive løsningsforslag. Dette er et perfekt eksempel på den tilnærmingen vi ønsker å se i utfordrende situasjoner.»
Inviter til dialog fremfor enveiskommunikasjon
Eksempel: «I forbindelse med prosjektfristene har jeg noen tanker, men jeg vil gjerne høre din oppfatning av utfordringene vi står overfor, og dine ideer om hvordan vi kan forbedre prosessen. Har du noen tanker om hvordan vi kan jobbe sammen for å sikre at vi møtertidsfristene våre?»
Hvordan tar du imot en tilbakemelding?
Å motta en tilbakemelding på en god måte er like viktig som å gi den. Ved å vise en åpen holdning, være en aktiv lytter og stille oppfølgingsspørsmål, blir det enklere å forstå tilbakemeldingen og bruke den til personlig vekst og forbedring.
Unngå å gå i forsvarsposisjon. Be heller om konkrete eksempler hvis du trenger dette for å forstå tilbakemeldingen bedre. Vis også at du setter pris på tilbakemeldingen ved å si et enkelt «takk». Du kan også spørre den som gav deg tilbakemeldingen om å dele noen råd eller egne erfaringer som du kan bruke videre. I en bedrift med god tilbakemeldingskultur er det altså like viktig åta imot på konstruktiv måtesom å kunne gi konstruktive tilbakemeldinger.
Les også: Power skills: 4 ferdigheter du trenger for å lykkes med prosjekter
Bygging av en tilbakemeldingskultur
Å skape en kultur hvor både positive og korrigerende tilbakemeldinger er velkomne, krever ledere som praktiserer det de predikerer. Ledere må være rollemodeller for åpenhet, ærlighet, og kontinuerlig forbedring. Ved å etablere regelmessige prosesser for tilbakemelding, kan vi fremme en kultur av gjensidig respekt og engasjement.
Det å gi effektive tilbakemeldinger er en kunstform som kan læres og forbedres over tid. Ved å følge de nevnte strategiene, kan ledere og teammedlemmer likevel omfavne tilbakemeldinger som et verktøy for personlig vekst og organisatorisk suksess. I hjertet av enhver tilbakemelding ligger muligheten for transformasjon – grip den.
