Hvordan sikrer man høyt presterende team som er gode til å kommunisere med omgivelsene? Er det avhengig av kunnskap og erfaring hos de enkelte teammedlemmene eller prosjektlederen? Eller er det et spørsmål om hvordan teamene er satt sammen?
I prosjektsammenheng er velfungerende team en forutsetning for verdiskaping. Suksessfulle team preges av høy ytelse, god kommunikasjon og en solid forståelse av felles mål. Men hva er det som virkelig skiller høyt presterende team fra de som ikke leverer til forventningene? Svaret ligger ofte i det vi kaller «power skills» – en samling av mellommenneskelige ferdigheter som går på hvordan man motiverer, kommuniserer og leder.
Hva er Power Skills og hvorfor er de viktige?
Power skills, ofte referert til som soft skills, inkluderer evner som kommunikasjon, samhandling, og relasjonsbygging. Disse ferdighetene er kritiske, ikke bare for den individuelle utviklingen av hvert teammedlem, men for hele teamets evne til å prestere på et høyt nivå. De legger grunnlaget for et arbeidsmiljø preget av tillit, åpenhet og engasjement, og hjelper teamet å overvinne utfordringer som dårlig samhandling, usikkerhet rundt mål og prioriteringer, og lav motivasjon.
LES OGSÅ: Power skills: 4 ferdigheter du trenger for å lykkes med prosjekter
Power skills er limet i det man driver med når man jobber med prosjekter. Det handler om alt som foregår mellom mennesker i et team. I følge PMI®s årlige undersøkelse, Pulse of the Profession, har 9 av 10 ledere og prosjektledere definert dette som en kritisk faktor for prosjektsuksess.
Hva kjennetegner team som ikke lykkes?
Selv om det er klare koblinger mellom power skills og prosjektsuksess, er det fortsatt mange virksomheter som ikke fokuserer på disse ferdighetene når det kommer til kompetanseutvikling. Da støter de ofte på en eller flere av disse klassiske utfordringene når det kommer til teamarbeid;
- Lite eller dårlig samhandling
- Lite involvering i tidlige faser
- Forvirring rundt mål, oppgaver og prioriteringer
- Mye friksjon i kommunikasjonen, internt og eksternt
- Gjentakelse av feil
- Lav motivasjon i teamet, prosjektet eller organisasjonen
- Liten grad av tilpasningsdyktighet med tanke på endring- og avvikshåndtering
- Manglende kommunikasjon og deling av informasjon
- Sterk individualisme og mange misforståelser
- Manglende tillit – som kan lede til destruktive konflikter
- Manglende interesse og engasjement for prosjektets mål
- Kulturelle forskjeller som skaper misforståelser
Når vi snakker med kunder, er det ofte de samme utfordringene de møter. For å overkomme dette må teamene aller først bruke tid på å bygge tillit og åpenhet. Det må jobbes for å skape en kultur hvor konstruktiv uenighet kan forekomme, og løses på en sunn måte.
Power skills spiser prosjekttrekanten til frokost
Erfaringsmessig ligger det tre viktige områder som et triangel rundt de klassiske ferdighetene innen styring av tid, kost, omfang og kvalitet – også kalt prosjekttrekanten. Triangelet med power skills består av påvirkning og samhandling, arbeidsmetoder og forretningsforståelse, og er en forutsetning for suksess med prosjekttrekanten. Vår påstand er derfor at power skills spiser prosjekttrekanten til frokost om de ikke er på plass.
Høyt presterende team skiller seg ut ved deres evne til å effektivt kommunisere, samarbeide og tilpasse seg. De deler en felles forståelse og engasjement for prosjektmålet, anerkjenner betydningen av å lære av feil, og er villige til å utfordre «status quo» for å oppnå bedre resultater. De tar ansvar for både arbeidsoppgaver og eventuelle feil som blir gjort, og bruker energien sin på kontinuerlig læring og forbedring.
For å få til høyt presenterende team kan det vært lurt å bruke noen allerede godt etablerte verktøy for dette. Ledelsesguruen Patrick Lencioni er anerkjent for sitt arbeid med teamutvikling, og har skrevet flere bøker om temaet.
LES OGSÅ: Hvordan får du til et høytytende team?
Bygging og utvikling av trygge prosjektledere og team
For å utvikle trygge prosjektledere og team, er det essensielt å investere i bevisstgjøring og kompetanseutvikling rundt power skills.
Patrick Lencionis bok «The Five Dysfunctions of a Team», tilbyr et verdifullt rammeverk for å identifisere og overvinne de vanligste utfordringene team står overfor.
Her er de 5 dysfunksjonene i Lencionis modell;
.png?width=730&height=346&name=bilde%20(5).png)
1. Lav/manglende tillit: Uten tillit vil teamet slite med å være åpne og sårbare, noe som er nødvendig for ekte samhold. Å bygge dette krever at ledere går foran som eksempler ved å vise både styrker og svakheter.
2. Frykt for konflikt: En konfliktsky kultur vil undertrykke viktige diskusjoner og idéutvekslinger. Å fremme åpen og respektfull dialog er nøkkelen til å overvinne denne barrieren.
3. Lav/manglende forpliktelse: For å sikre at alle står bak teamets beslutninger, må alle medlemmers stemmer høres, og målene må være klart definert og forstått av alle.
4. Manglende ansvarlighet: Dette oppstår når teamet ikke holdes ansvarlig for sine leveranser. Regelmessige retrospektiver kan styrke ansvarsfølelsen ved å oppfordre til refleksjon og mål for forbedring.
5. Lav/manglende resultatfokus: Teamets effektivitet kan undergraves når individuelle prestasjoner prioriteres over felles mål. For å motvirke dette, bør individuelle belønninger knyttes til teamets resultater.
JTI – Få oversikt over naturlige preferanser
For å få til velfungerende team er det også klokt å se på hvordan teamene er satt sammen. Her er kartleggingsverktøyet Jungs Type Index (JTI) et godt valg. JTI er utviklet av det norske selskapet Optimas og bygger på Carl Jungs typepsykologi. Hensikten er å hjelpe teammedlemmer til å forstå egne og andres preferanser gjennom fire hoveddimensjoner:
- Hvor vi henter og retter vår energi: Ekstroversjon (utover) eller Introversjon (innover)
- Hvordan vi tolker og oppfatter informasjon: Sansning (konkret) eller Intuisjon (en slags sjette sans)
- Hvordan vi vurderer og tar beslutninger: Tenkning (logikk) eller Følelser (verdier)
- Hvordan vi foretrekker å innrette oss i hverdagen: Avgjørelse (planmessig) eller Opplevelse (impulsiv)
Ved å anerkjenne og tilpasse seg disse personlighetstypene, fremmer man et mer harmonisk samarbeid og forbedrer teamets evne til å håndtere konflikter og oppgaver effektivt. Det bidrar til å få et språk og en bevissthet rundt våre personlige preferanser, og du får kanskje svar på hvorfor du irriterer deg over han eller henne, hvorfor noen stadig søker enkelte typer oppgaver eller hvorfor alle ikke bidrar like aktivt i teammøter.
JTI er ikke en «personlighetstest», men gir et innblikk i våre personlige preferanser. Teamet får et utgangspunkt for gode og åpne samtaler og refleksjoner rundt hvordan de er, hvordan kollegene er og hva man vektlegger i ulike situasjoner. Man blir bedre kjent med hverandre, får en dypere forståelse og aksept for forskjellighet, kan tydeligere se hvilken verdi dette kan tilføre teamet og hvordan vi kan bruke hverandres preferanser på best mulig måte.
LES OGSÅ: Hvordan bruke Jungs Type Index når du setter sammen prosjektteam og 8 tips for effektive prosjektteam
Ikke glem de uformelle møtene
Med et godt sammensatt team og god kjennskap til de vanligste utfordringene team står overfor, har du kommet et godt stykke på vei til å bygge et velfungerende team. Uten god kommunikasjon, samhandling og relasjonsbygging hvor vi snakker og lærer sammen, prøver og feiler, vil du ikke lykkes.
Med kommunikasjon tenker vi ikke bare på det som foregår i teammøtene, men også på de uformelle møteplassene, som ved kaffemaskinen. Når snakker med prosjektlederne som leder de høyt presterende teamene, får vi ofte følgende til svar på hvorfor de lykkes; De drikker mye kaffe. Ikke for koffeinens skyld, men fordi de er opptatt av å være der folka deres er, og prate med dem.
5 råd for hvor du kan begynne
Å bruke tid, ressurser og penger på å investere i teamet fra start, er smart.
Under har vi forsøkt å oppsummere fem råd for hvor du bør begynne, enten for deg selv eller for din virksomhet, slik at du også utvikler sterke og effektive prosjektledere og team.
For deg selv:
- Få power skills på radaren til ledelsen
- Sett av tid til bevisstgjøring og utvikling av dine egne power skills
- Søk å forstå deg selv, din rolle og din betydning i urverket
- Ha genuin interesse for å forstå de du skal samhandle med
- Snakk sammen, lær sammen, prøv og feil sammen
For virksomheten:
- Få power skills på radaren for prioritering
- Tenk helthetlig og integrert rundt power skills og hard skills
- Få råd av en aktør som har praktisk erfaring
- Start med noen enkle, velprøvde verktøy
- Tenk langsiktig - helhetlig forankring gir uendelig mye mer verdi enn å sende en og en på kurs
Lykke til!
