Hvordan organiserer du egentlig prosjektene i virksomheten?

Organisering og roller

4 min. lesning

I tidligere blogginnlegg har vi beskrevet noen prinsipielle forskjeller mellom funksjonell, selvstendig og matriseorganisering av en virksomhet.

Hensikten ved virksomhetsorganisering er å sikre effektiv styring og ledelse. Styringen får struktur gjennom hierarkiet i organisasjonskartet. Denne en-dimensjonale tilnærmingen til virksomhetsstyring fungerer godt når oppgavene løses innad i en avdeling og lederen av avdelingen har endelig beslutningsmyndighet. Denne tilnærmingen kommer derimot til kort i tverrfaglige prosjekter, hvor man skaper verdi ved at ulike avdelinger jobber sammen mot et felles mål.

Før å bøte på svakheter ved at prosjektene ikke blir behandlet helhetlig for virksomheten og får tilstrekkelig myndighet, pekes det ofte på omorganisering som løsningen på problemet. Men må vi omorganisere? Vi ser dessverre eksempler på at resultatet av en omorganisering er at siloene gjenoppstår, bare i ny drakt. Når resultatet av omorganisering blir noe helt annet enn målet, peker det på at denne typen prosesser ikke bør være et hasteprosjekt. Hvert fall ikke om du skal ha god samhandling, styring og ledelse som resultat.

 

Last ned Metier OEC-undersøkelsen

 

Hva er egentlig målet med organiseringen?

I mange virksomheter starter diskusjonen først om organisering og «boksologien», og deretter om hva man ønsker å oppnå. Og da har vi begynt i gal ende. Organisering er et middel for å nå et bestemt mål, og ikke et mål i seg selv.

I prosjektrettede virksomheter har vi som regel ledelse i to dimensjoner: linjeledelse og prosjektrettet ledelse. Prosjektrettet ledelse kan være en krevende øvelse for en del linjeledere. Linjeleder må ofte slippe kontroll over ressurser og beslutninger, og har ikke full retrettmulighet. Eksempelvis kan dette føre til at linjelederen må akseptere at prosjektleder leverer delmål i prosjektet til avtalt kvalitet innenfor timene som er gitt, men som ikke er akkurat slik den hadde tenkt seg.

 

«Prosjektene er så egenrådige»

Det ligger en utfordring i å beholde kontrollen, og samtidig evne å styre effektivt. Hvilke fullmakter velger virksomheten å gi til prosjektene? Virksomheten er ikke tjent med detaljstyring fra toppen, ei heller er det gunstig at virksomheten er fraværende og tillater at prosjektene opererer helt på egen hånd. Virksomheten må skape et godt og tilstrekkelig handlingsrom for prosjektene. Det vil variere fra virksomhet til virksomhet, prosjekt til prosjekt hvordan dette handlingsrommet skal være. Husk på at du skaper en tydelighet om hva dette handlingsrommet skal være, ellers kan du ende opp i mange antagelser. Og mange uavklarte antagelser kan fort bære galt av sted.

 

«Kan vi ikke løse grensesnittene en gang for alle?»

I prosjekter forsvinner en del grensesnittutfordringer fra linjeorganisasjonen, mens nye grensesnitt oppstår. Også de nye grensesnittene må styres og koordineres, og de vil neppe styre seg selv.

Grensesnitt kan ofte være en kime til konflikt, så sørg for at du har mekanismer på plass så de blir adressert helhetlig og i tide. Her har vi samlet en noen eksempler på utfordringer, som sikkert velkjente for mange:

  • Er fagavdelingene for opptatte av at deres egen leveranse er perfekt, og klarer derfor ikke forholde seg til prosjektets tidsplan?
  • Er fagavdelingene for opptatte av sitt til å huske å gi nøkkelinformasjon til en annen fagansvarlig for at de skal komme videre?
  • Er fagavdelingen så presset på tid, at kvalitetsnivået tilsier at alt eller mye må gjøres på nytt?
  • Kan det skje at en fagavdeling plutselig omprioriterer ressursene på prosjektet ditt, så det blir forsinket?
  • Er de som skal bruke produktet av prosjektet ditt totalt uinteresserte i det?
  • Eller at både ledere og medarbeidere sliter med at det er to sjefer å forholde seg til?

Ingen av disse scenarioene er særlig heldige for en virksomhet. Lav bevissthet på håndtering av problemstillingene kan fort resultere i suboptimalisering, konflikter og lav produktivitet. Og lederne vil typisk bruke uforholdsmessig mye energi på konfliktløsning og brannslukking.

Det er ingen fasitsvar til hvordan hver enkelt bedrift skal forholde seg til organiseringen og grensesnittutfordringene. Sørg for at du tenker gjennom hvordan du ønsker ting skal være og styr etter det. Mange detaljerte absolutter om kjøreregler løser neppe så mye, men noen gode prinsipper og god ledelse vil øke sannsynligheten for suksess.

 

Noen enkle tips til slutt

  • Finn ut hva du vil oppnå før du tegner opp organisasjonskartet
  • Tenk godt gjennom hvordan maktbalansen skal være mellom linje- og prosjektorganisasjonen. Linja skal alltid ha siste ord, men sørg for at prosjektene får gode nok rammebetingelser
  • Det er ofte krevende å gi fra seg makt i linja til prosjektene – bruk tid på endringsledelse for å få ny måte å jobbe på til å virke
  • Virksomhetens signatursmatrise og myndigheten gitt til prosjektet er to forskjellige ting – ikke bland dem

Last ned Metier OEC-undersøkelsen 2019


Anders Tellefsen er Direktør i Metier OEC og jobber med virksomhetsforbedring. Han har fylt flere ulike roller i sin karriere som eksempelvis bedriftsleder, prosjekteier, prosjektleder både i Norge og Brasil, og har dermed meget god innsikt virksomheters og prosjekters behov og samvirke. I Metier OEC jobber han med i hovedsak med forretningsendring, forbedringsprogrammer og organisasjonsutvikling. Anders er utdannet sivilingeniør fra NTNU og er en erfaren kursleder med meget gode tilbakemeldinger. Han har 30 års prosjekt- og ledererfaring.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

5 ting du kan gjøre i sommer, som sikrer at høstens prosjekter går på skinner

Sommer er for de fleste av oss synonymt med avslapping og late dager. Om du klarer å kombinere dette med litt planlegging, kan du allerede nå sikre at høstens prosjekter får et så godt utgangspunkt som mulig.

9 LinkedIn-grupper enhver prosjektleder bør være medlem av

Man blir aldri helt utlært i prosjektledelse, men en måte å holde seg oppdatert på er å være aktiv på LinkedIn. Ettersom mange i dag jobber i prosjekter på et eller annet nivå, har det dukket opp mangfoldige grupper på LinkedIn som du kan delta i – enten bare for å observere og bli inspirert av det andre legger ut av artikler og innlegg, eller for å debattere selv, dele ditt innhold og hjelpe andre.

Hva er prosjekteiers ansvar i prosjekter?

Prosjekteier har ansvaret for at virksomheten får et vellykket prosjekt, og er bindeleddet mellom virksomheten og prosjektledelsen.