«Svaret avhenger av hvem du spør….» - er et gammelt munnhell med stor relevans for oss som planlegger dagens samferdselsprosjekter.
Få oversikt over krav, behov og problemformuleringer
Som samferdselsplanlegger har man et samfunnsansvar for å finne «riktig» løsning som tilgodeser svært mange krav, både fra nasjonalpolitisk hold og helt ned til enkeltmennesker i prosjektets nærområde.
Hvordan skaffe, samle, sortere, prioritere og innarbeide «alle» krav til prosjektet?
Vi ingeniører har lett for å begynne å tenke «løsning» så fort vi blir forelagt en oppgave. Men det er like viktig å skjønne problemet, funksjoner som skal løses, og alle krav rundt dette før man starter.
Et vesentlig ledd i problem- og behovsformuleringene blir dermed å identifisere alle parter som kan ha innvirkning på prosjektet.
Ofte er det relativt klare mandater fra politikere, etater og oppdragsgivere rundt hva som skal planlegges. Vil klare mandater si at de forstår hva de bestiller og konsekvensen av dette? Vårt ansvar (som planleggere) blir å samle trådene og sikre at alle aspekter blir trukket fram. Det vil også bli et spørsmål om hvem som skal prioriteres. Er det myndighetene, de som roper høyest (i media?), eller det alternativet som koster minst? Her må man sette opp transparente og sporbare vurderinger av de forskjellige interessentene.
Beslutninger må tas, - men av hvem?
I FoU-prosjektet «Samtidig Plan og Prosjektering i samferdselsprosjekter» la vi stor vekt på hvordan det planlegges og tilrettelegges for beslutninger.
Hvordan finne og sikre at du har de rette beslutningstakerne?
I FoU-prosjektet deltok vi i et par sesjoner (spesielt tilrettelagte møter med klare beslutningsmål) i pågående reelle prosjekter, for blant annet å se på interessentenes behandling og betydning. Et fellestrekk var at man i ettertid så at man ikke hadde med alle påkrevede parter.
Den mest «spennende» casen var der en stor gruppe møtte godt forberedt med ferdigtegnede alternativer for å gjøre et konkret valg mellom to hovedprinsipper, og tilhørende alternativer. Gruppen valgte et hovedprinsipp, og beste alternativ for dette, og konsulentene dro hjem og begynte videre detaljering. To uker senere kom det beskjed fra Direktoratet om at man der ønsket å gå for det andre hovedprinsippet.
Slikt tar tid, og koster penger.
Men det er ikke alltid så lett å «velge» hvem man skal høre på, - så dermed må vi ty til systematikk og analyser.
Hvordan gripe dette an?
De fleste prosjekter kjører i dag interessentanalyser - eksempelvis har Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) satt opp en meget god tilnærming til interessenter i forbindelse med digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Veldig mye av dette kan direkte overføres til samferdsel. I hovedsak har vi tre faser/trinn man bør gjennom, og disse itereres videre ut gjennom prosjektet.
Utfra trinnene er det fristende å endre begrep fra interessentanalyse til interessentbehandling.
Fase 1: Identifikasjon
- Identifisere interessenter (hvem kan påvirke eller påvirkes)
- Identifisere interesseområde
- Kategorisere påvirkningskraft
Fase 2: Analyse
- Analysere og sortere de viktigste interessenter
- Vurdere form og usikkerhet rundt påvirkningen fra de aktuelle parter
- Avklare tilnærming og aktiviteter overfor de aktuelle parter
Fase 3: Håndtering og opppfølging
- Kontakte og følge opp interessentene
- Implementere krav/forhold fra interessentene
- Kreve deltakelse/beslutninger fra de aktuelle interessenter
I løpet av et samferdselsprosjekt vil prioriteringen av krav og interessenter endre seg. Fra tidlig prosjektfase med stort fokus på forhold i og rundt prosjektområdet, til senere faser med mer og mer fokus på de tekniske aspekter og interessesfærer.
Hvordan sikre at interessenter «ser det samme bildet»?
Innledningsvis er vårt mål å sikre oss bredest mulig kunnskap og beslutningstakere inn mot prosjektet. Det vil også være viktig, for å oppnå suksess, at alle interessenter og beslutningstakere har best mulig oversikt og forståelse av planer og problemer.
Et vesentlig aspekt i vårt forannevnte FoU-prosjekt var å tilrettelegge for mest mulig sanntidsbruk av BIM-modeller både for direkte løsningsutvikling, - og for tydelig visuell framstilling av både kringliggende og tekniske forhold. Dette slik at aktuelle beslutningstakere skal kunne få hurtig og presist innblikk i prosjektgrunnlaget.
LES OGSÅ: Hvordan få folket og politikerne på prosjektets lag med visualisering
