I PRINCE2 er det definert syv prinsipper som gir et rammeverk av gode fremgangsmåter for de som er involvert i et prosjekt. Det er avgjørende at vi etterlever disse for at prosjektet skal bli styrt etter PRINCE2 og være i tråd med beste praksis. De er basert på analyser av tidligere prosjekter og har vist sin verdi i praksis over mange år. Videre er de universelle, de gjelder for alle prosjekter og må alltid være til stede.
For å sette dette i kontekst med resten av PRINCE2 kan vi si at temaene og prosessene beskriver hva som skal gjøres, mens prinsippene er tankegangen bak og selve grunnmuren. Akkurat sånn som vi mennesker gjerne har noen grunnverdier vi ønsker å leve etter, har også PRINCE2 det, nemlig prinsippene.
Prinsippene griper mer eller mindre inn i alle temaene og prosessene. Sammen utgjør dette PRINCE2.
1. Kontinuerlig forretningsmessig forankring
Prinsippet om kontinuerlig forretningsmessig forankring kobler vi opp mot business case. Det skal sørge for at vi gjennom hele prosjektets levetid har en forsvarlig grunn for gjennomføre prosjektet. For å ha et levedyktig prosjekt må det være balanse mellom gevinstene vi skal realisere og investeringen som kreves. Begrunnelsen må være dokumentert i et godkjent business case. Formatet kan variere og det tilpasser vi til hvert enkelt prosjekt.
Det er essensielt at begrunnelsen forblir gyldig gjennom hele prosjektet, selv om det kan endre seg underveis. Dette handler like mye om å velge de riktige prosjektene, som å unngå eller avslutte de som ikke er levedyktig.
LES OGSÅ: Hva mener vi med å velge riktig prosjekt? Og hvorfor er det så viktig?
2. Lære av erfaring
Alle prosjekter inneholder et element av noe unikt. Dette gjør det utfordrende siden det er en relativt stor sannsynlighet for at vi møter på problemstillinger vi ikke har erfaring med. Derfor er det viktig at henter inn erfaringer, både fra tidligere prosjekter og fra prosjektteamet før vi starter opp og underveis. Alle i et prosjekt har ansvar for å dele erfaringer og søke ny erfaringer. Dette dokumenterer vi fortløpende i tillegg til at vi gjennomfører en erfaringsevaluering mot slutten av prosjektet slik at dette blir en del av sluttrapporten.
Vi må også huske på å bruke den kunnskapen vi tilegner oss til å skape endring, hvis ikke er det bare kunnskap vi vet om – men som vi ikke benytter oss av.
LES OGSÅ: Disse aktivitetene bør gjennomføres i avslutningen av et prosjekt
3. Definerte roller og ansvar
Prosjekter dreier seg om mennesker. Vi må vite hvem som skal gjøre hva og hva vi kan forvente av hverandre – som i alle andre relasjoner gir god samhandling og effektiv kommunikasjon et bærekraftig grunnlag for videre arbeid.
Vi må ha de rette personene på plass, og de må få informasjon om hva som forventes av dem og hvordan de avhenger av hverandre.
Derfor definerer vi i PRINCE2 en prosjektledelsesstruktur med et sett tydelige roller med tilhørende ansvar og myndighet. For alle involverte vil dette svare ut spørsmålet – Hva forventes av meg?
4. Styre i faser
I PRINCE2 blir et prosjekt planlagtgjennomført i faser. Prosjektets status og grunnlag for å fortsette blir vurdert for hver fase og gir nødvendig informasjon om prosjektet fortsatt er levedyktig.
Å ha faser og beslutningspunkter/kontrollpunkter underveis sikrer at vi hele tiden har kontroll på at prosjektet beveger seg i ønsket retning. Det gir også prosjektstyret den graden av kontroll de har behov for, og de delegerer myndighet en fase av gangen. Vi må ha minst en initieringsfase og en gjennomføringsfase. Jo mer komplisert og usikkert et prosjekt er, desto flere faser er nødvendig. I smidige prosjekter har man gjerne mange og korte faser eller iterasjoner.
5. Avviksledelse
Et av prinsippene i PRINCE2 er at prosjekter skal benytte seg av avviksledelse. I praksis betyr det at hvis man går utenfor en definert toleransegrense som er definert for de seks aspektene; tid, kostnad, kvalitet, omfang, usikkerhet eller gevinst skal avviket eskaleres. En toleransegrense kan for eksempel være at man ønsker at det eskaleres dersom man på et tidspunkt ligger an til å levere 20% mindre gevinst enn forventet.
Hvis det oppdages en overskridelse av en toleransegrense skal det rapporteres umiddelbart slik at det kan bli besluttet hvordan man skal fortsette. Dette gir effektiv bruk av ledelsens tid uten at vi fjerner kontrollen, ved at beslutninger tas på riktig nivå i organisasjonen.
6. Fokus på prosjektets produkter
Hensikten med et prosjektet er at det skal leveres ett eller flere produkter som skal dekke et definert behov. Derfor er det vesentlig at vi holder fokus på produktene og de kvalitetskriteriene som er definert.
I et prosjekt som strekker seg over lengre tid er det lett å få tunnelsyn og bli fanget av alle aktivitetene som skjer i prosjektet, da er det ekstra viktig at vi setter søkelys på det vi faktisk skal levere og lar dette være styrende for hvordan vi planlegger, gjennomfører og styrer prosjektet.
7. Tilpasning
PRINCE2 kan brukes i alle prosjekter, men for at det skal brukes riktig krever det at vi tilpasser det til den enkelte virksomheten og de aktuelle prosjektenes omgivelser, størrelse, kompleksitet, kultur, usikkerhet osv. For eksempel kan man tilpasse PRINCE2 til tradisjonelle fossefallsmetoder eller smidige leveranser.
Dersom man skal implementere PRINCE2 i en organisasjon er det en god idé å gjøre en grov tilpasning av PRINCE2 til den typen prosjekter som er vanlige i virksomheten, med rom for ytterligere tilpasning til hvert enkelt prosjekt. Dette kalles gjerne å utvikle en modell for hvordan virksomheten skal gjennomføre sine prosjekter – en prosjektmodell. En av nøklene for å få et PRINCE2-prosjekt til å lykkes er nettopp å tilpasse rammeverket til virksomheten og prosjektet.
LES OGSÅ: Slik gjør du skreddersøm og tilpasning av PRINCE2
