Denne artikkelen er en del av en artikkelserie som tar for seg hvilke elementer som er nødvendige for å sikre at prosjektledere gang på gang lykkes med sine prosjekter. Med utgangspunkt i Metier OECs erfaring og forskning på området vil vi sette lys på hva som kjennetegner de aller beste prosjektlederne.
I første del av denne artikkelserien om den komplette prosjektleder konkluderte vi med at en god prosjektleder kan utgjøre en enorm forskjell. Det neste spørsmålet vi må stille oss er derfor, hva skiller de beste prosjektlederne fra resten?
Heldigvis er det også på dette området utført en stor undersøkelse.
Tankevekkende resultater
Denne er utførlig beskrevet i boken Alpha Project Managers. Undersøkelsen er basert på svar fra 860 erfarne prosjektledere. Resultatene deres er målt, og prosjektlederne ble bedt om selv å svare på en rekke spørsmål. I kjølvannet av undersøkelsen ble også prosjektlederens interessenter stilt en rekke spørsmål. Svarene ble deretter matchet opp mot prosjektledernes egne svar – noe som ga flere tankevekkende resultater.
Myndighet til å lede prosjektet
En faktor som viste seg å skille Alpha-prosjektlederne fra de øvrige var deres innstilling og ansvarsfølelse.
I påstanden «Jeg har den nødvendige myndighet til å lede det prosjektet jeg er ansvarlig for», erklærte 89 % av Alpha-prosjektlederne seg enig, mens kun 47 % av de øvrige kjente seg igjen i uttalelsen.
Gjør som interessentene forventer
Det virkelig interessante oppsto imidlertid da interessentenes svar på samme spørsmålene ble gjennomgått. Her var det bred enighet om at alle prosjektlederne hadde den nødvendige myndigheten for å lede prosjektet. Konklusjonen er at interessenter på generelt grunnlag mener at prosjektledere har myndighet nok.
Alpha-prosjektlederne skiller seg fra resten ved å være enige i den påstanden. Med andre ord, om du vil oppnå gode resultater som prosjektleder, bør du forutsette at du har tilstrekkelig myndighet, og agere deretter. Det forventer dine interessenter.
Invester i planlegging
En annen interessant oppdagelse gikk på planlegging. Når prosjektlederne ble spurt om hvor høyt de rangerte betydningen av planlegging endte alle på 98 %, noe som vil si at de vurderte det å være «uhyre viktig». Deretter ble det sett på hvor mye av deres tid prosjektlederne faktisk brukte på å planlegge. Det viste seg da at Alpha-prosjektlederne brukte nesten dobbelt så lang tid på planlegging (21 %) som de øvrige (11 %). Det holder ikke å vite at planlegging er uhyre viktig. Som prosjektleder skal du sørge for at du også investerer i tid til planlegging.
LES OGSÅ: Slik lager du en enkel prosjektplan
Alpha-prosjektledernes 6 viktigste faktorer
Hva var Alpha-prosjektledernes hemmeligheter? Jo, at det kunne kokes ned til 6 faktorer, som alle utgjør en forskjell:
- Omgivelser: Arbeid et sted hvor prosjektledelse er verdsatt. Alpha-prosjektlederne arbeider alle i organisasjoner som støtter god prosjektledelse. Der det finnes en veldefinert karrierevei for prosjektledere og hvor det arbeides med veldefinerte metoder.
- Kontinuerlig forbedring: Gå inn i faget ditt og fokuser hele tiden på hva du kan gjøre bedre. Alpha-prosjektlederne bruker mindre tid på å flotte seg med fantastiske resultater og mer tid på å diskutere hva de ikke er gode til. De viser en stor selvinnsikt og stor ydmykhet.
- Relasjoner: Fokuser på å bygge opp og vedlikeholde gode relasjoner. Alpha-prosjektlederne vet at de ikke kan lykkes alene, og de fokuserer derfor på å ha gode relasjoner gjennom å gi andre det de vil ha.
- Kommunikasjon: Ta kommunikasjon gravalvorlig. Alpha-prosjektlederne utarbeider ikke bare interessentanalyser og kommunikasjonsplaner, de fullbyrder dem også – uke etter uke. De tilbakeholder ikke informasjon, men ser det som deres fremste oppgave å sørge for at alle alltid er velinformert.
- Mentorer: Ha en mentor – vær en mentor! Alpha-prosjektlederne har mentorer og de er mentorer. Det å ha noen å diskutere med og reflektere sammen med gir dem et verdifullt perspektiv, hvilket de bruker til konstant forbedring.
- Lederskap: Det er lederskapet som utgjør den store forskjellen. Mange prosjektledere behersker «harde disipliner» i prosjektledelse, som planlegging og risikoanalyse, men besto ikke «lederskapstesten» i interessentenes øyne. Lederskapsevne var den differensierende faktor mellom de beste prosjektlederne og de øvrige. Faktisk var mange av prosjektlederne ikke engang bevisst betydningen av sin lederskapsevne. Men det er Alpha-prosjektlederne.
For å være blant de beste innen prosjektledelse er det flere faktorer som spiller inn. Interesse for, og godt samarbeid med, omgivelser, kolleger, kunder og øvrige relasjoner, er et riktig skritt på veien. Om du i tillegg legger tid og energi i det å lytte til og å ta imot innspill fra andre, og hele tiden opprettholde et ønske om å bli bedre samt planlegge godt nærmer du deg Alpha-prosjektlederne.
