En virksomhets prosjektrammeverk er virksomhetens samlede kvalitetssystem - retningslinjer, metodikk, standarder, maler og verktøy - for prosjektgjennomføring. Prosjektrammeverkets hensikt er å tilrettelegge for hensiktsmessig styring og bidra til en effektiv gjennomføring av prosjektene.
En virksomhet vil imidlertid ha prosjekter av ulik karakter. Prosjektene vil for eksempel ha ulik størrelse, kompleksitet, organisering og være av ulik type (IKT, bygg, infrastruktur, industri, materiell, organisasjonsendringer osv.). Figuren under viser en kategorisering av ulike typer prosjekter. Vi kaller dem “Runners”, “Repeaters” og “Strangers”.
Prosjektrammeverket vil typisk være tilpasset de prosjektene som virksomheten vanligvis gjennomfører; såkalte “runners” og “repeaters”. I spesielt krevende prosjekter (“strangers”) vil kompetansen i organisasjonen og prosjektrammeverket være utilstrekkelig for å sikre en trygg og effektiv prosjektgjennomføring. I små prosjekter vil prosjektrammeverket bli for omfattende og dermed uhensiktsmessig.
Prosjektrammeverket må derfor tilpasses virksomhetens behov for styring og det enkelte prosjekts egenskaper og behov. Tilpasning krever at prosjekteier i samråd med prosjektleder, vurderer hvordan rammeverket skal brukes for det enkelte prosjektet. Dette krever at prosjekteier har nødvendig forståelse for prosjektets behovegenskaper og virksomhetens prosjektrammeverk.
Hvordan kan rammeverket tilpasses enkle (runners) prosjekter?
Det er her viktig at man får en god balanse mellom behovet for styring og effektiv gjennomføring. I enkle prosjekter anbefales det generelt at man tilpasser (reduserer) omfanget av utredning, planlegging og rapportering, men ikke hopper over noen av prosjektfasene. Alle de fundamentale prosjektspørsmålene - hvorfor, hvordan, hvem, hva, hvor mye, når - skal besvares, selv i mindre prosjekter.
LES OGSÅ: Hvordan bruke PRINCE2 i små prosjekter?
Hvordan kan rammeverket tilpasses stranger-prosjekter?
I stranger-prosjekter må prosjekteier sørge for å hente inn nødvendig kompetanse med relevant erfaring slik at man kan etablere et kompetent team og bygge opp et hensiktsmessig prosjektrammeverk. Figuren nedenfor illustrerer behovet for tilpasning av prosjektrammeverket og innhenting av ny kompetanse i et stranger-prosjekt versus runners og repeaters.
LES OGSÅ: Hvordan lykkes med stranger-prosjekter?
Det finnes verktøy som kan hjelpe virksomheter med å klassifisere prosjekter og dermed gi retningslinjer med hensyn til hvordan prosessene for styringsgruppen, prosjekteierstyring og tilhørende prosjektdokumentasjon kan tilpasses de ulike prosjektkategoriene.
