PRINCE2® er en anerkjent metode for prosjektledelse, som bygger på erfaring og beste praksis fra ulike bransjer. Dette gjør at metoden er generell og nyttig for de fleste prosjekter.
Metoden kan også ofte bli omfattende. Det er et prinsipp i PRINCE2 at rammeverket skal tilpasses prosjektet og omgivelsene. I små prosjekter hvor man ønsker å følge god praksis uten at prosjektet blir for byråkratisk kan dette by på utfordringer.
Så hvordan kan man bruke PRINCE2 i små prosjekter uten å ta bort viktige deler av metoden? Det gir vi deg svaret på i dette blogginnlegget.
Prosjekter – trend i næringslivet
Det er i dag en økt bevissthet i markedet om prosjekter og prosjektledelse. Dette har ført til at flere prosjekter startes og gjennomføres enn tidligere, og det kan lett bli en stor mengde prosjekter i en organisasjon.
Når vi prater om tilpasning av PRINCE2 til små prosjekter betyr ikke det å fjerne deler av PRINCE2-metodikken, men heller å finne en minimumstilnærming som funker. Det er en hårfin balanse mellom å bruke PRINCE2 i små prosjekter på en god måte og det å kutte ut elementer i PRINCE2 som har en viktig funksjon.
Før vi kan se på tilnærmingen kan det være greit å ha en felles forståelse for hvordan man definerer et lite prosjekt.
Hva er et lite prosjekt?
Vår definisjon av et lite prosjekt inkluderer følgende:
• Kort tidsramme
• Kostnad som ligger under terskelverdi
• Enkelt og godt definert omfang, stabile avhengigheter
• Lav usikkerhet med mindre endringer
• Formålstjenlig kvalitet. Én disiplin
• Gevinster kommer direkte fra prosjektet, og er lett å definere
LES OGSÅ: Prosjekt eller arbeidsoppgave?
PRINCE2 i et minimumsperspektiv
Under gir vi deg en oversikt over de integrerte elementene i PRINCE2 med en kort forklaring på hva som er viktig å tenke på når du bruker metodikken i små prosjekter.
Tilpasning av ledelsesproduktene
Ledelsesproduktene i PRINCE2 handler om å håndtere informasjon som er nødvendig for prosjekter, men er ikke nødvendigs egne dokumenter i prosjektgjennomføringen. Løsningen er ikke å droppe ledelsesproduktene, men vurdere hensikten med dem.
Tilpasning av prinsippene
Prinsippene er universelle og skal i utgangspunktet ikke tilpasses. Et lite prosjekt er forenlig med prinsippene i PRINCE2, men det er viktig å tenke på følgende:
- Prosjektet er berettiget og forblir slik i hele leveringen
- Benytt deg av erfaringene fra tidligere prosjekter og la organisasjon lære av erfaringen når prosjektet er fullført
- Ha en enkel prosjektorganisasjon med klare roller og ansvar
- Selv om leveringen kan foregå i en enkelt fase så er det hensiktsmessig å dele prosjektet inn i etapper for bedre planlegging og kontroll
- Ha definerte toleransenivåer og begrensninger av myndighet
- Fokuser på produktene og tilfredsstill forventet kvalitet
- Bruk en enklere, skreddersydd versjon av PRINCE2 for effektiv og effektiv prosjektledelse.
Tilpasning av tema
Behovet for temaer endres med størrelsen på prosjektet. I tabellen under viser vi hva PRINCE2 fokuserer på i metoden og hva du trenger for å kjøre et lite prosjekt.
Tilpasning av prosesser
Det er sju prosesser i PRINCE2 som omfatter 40 aktiviteter og opp til 12 baseline dokumenter (eller «ledelsesprodukter" som de er referert til i dette innlegget), seks registre, opptil åtte rapporter, ni roller og mange flere aktiviteter som er beskrevet i hvert av temaene. Som en leder i mindre prosjekter, er det lett å bli overveldet av omfanget i prosessene.
Figuren under viser en enkel prosessmodell som kan brukes i små prosjekter:
