Hva er det som skiller et prosjekt fra en vanlig arbeidsoppgave og når kan vi si at det er et prosjekt? Et prosjekt kjennetegnes ved at det er en unik arbeidsoppgave som best utføres av en tverrfaglig organisasjon. Mandatet skal inneholde beskrivelse av mål, arbeidsomfang og tids- og kostnadsrammer. Hensikten er å oppnå definerte gevinster.Med forankring i definisjonen over kan man dermed si at en arbeidsoppgave er et prosjekt dersom den oppfyller de fleste av følgende kriterier:
- Unik oppgave; altså knyttet til endring eller nyutvikling
- Klare mål; gevinster skal realiseres etter prosjektets avslutning
- Midlertidig og tverrfaglig organisasjon med prosjektleder og prosjekteier
- Tidsavgrenset
- Kostnadsavgrenset
- Måloppnåelse er påvirket av usikkerhet
Linjeoppgaver
Linjeoppgaver er betegnelsen på arbeidsoppgaver som eksempelvis:
- Daglig ledelse av virksomheten
- Administrasjon og regnskap
- Salg og markedsføring
- Produksjon og distribusjon av produkter og tjenester
- Vedlikehold av utstyr og materiell
Linjeoppgavene utføres i henhold til virksomhetens funksjonelle struktur, også kalt linjeorganisasjon.
Prosjekt
Prosjekt er betegnelsen på arbeidsoppgaver som medfører:
- Utvikling av nye produkter eller tjenester
- Endring av eksisterende produkter eller tjenester
- Endring av organisasjon og arbeidsprosesser
- Innføring av nye metoder og verktøy
Prosjekter utføres ofte på tvers av virksomhetens funksjonelle struktur. Prosjekter benytter kompetanse fra flere av virksomhetens funksjoner (tverrfaglig kompetanse) og gjerne også fra andre virksomheter med spesialistkompetanse innenfor de aktuelle fagområder.
Gråsoner mellom prosjekter og linjeoppgaver
Det finnes gråsoner mellom prosjekter og linjeoppgaver. Ikke alle prosjekter oppfattes som ”unike”, og det finnes også ”unike” linjeoppgaver.
Ledelsen kan beslutte hvilke oppgaver som skal organiseres som et prosjekt. Det kan være at man ønsker at en typisk linjeoppgave, eksempelvis vedlikehold av en maskin, skal gjennomføres som et prosjekt. Bakgrunnen for ønsket om å utføre oppgaven som prosjekt er som regel at oppgaven inneholder mye usikkerhet. Ved å organisere den som et prosjekt vil ledelsen kunne følge opp arbeidet gjennom en prosjektleder med krav til ledelsesverktøy som ikke brukes for linjeoppgaver. Ledelsen kan også velge å utføre et typisk prosjekt som en linjeoppgave hvis virksomheten kjenner oppgaven godt. Dermed er usikkerheten lav og oppgaven kan løses mer effektivt i linjen. God praksis i prosjektledelse inneholder krav som kan bli unødvendig byråkratisk for mindre oppgaver som er velkjente for virksomheten.
Les også: 10 tips for å lykkes med prosjekter
Ønsker du å få en karriere i prosjektledelse?
Prøv vårt mest populære prosjektkurs i dag!
