Visste du at prosjektlederen kan være avgjørende for om prosjektet lykkes eller ikke?
En prosjektleder er ikke som andre ledere. Istedenfor å bruke lang tid på å bygge opp tilliten og forholdet til sine medarbeidere, må en prosjektleder klare dette i løpet av en kortere periode. Dette krever solide sosiale egenskaper, en evne til å se andres behov og å delegere riktige oppgaver til de rette personene.
– Jeg tror det viktigste en prosjektleder gjør for å skape engasjement er å gi folk interessante og stimulerende oppgaver, sier Johan Grieg Alberts. Han jobber som direktør for lederutvikling hos Metier OEC, og har gjennom sin karriere veiledet mange prosjektlederspirer i hvordan å engasjere sine medarbeidere.
Gi arbeidsoppgaver som motiverer den enkelte
Selv om mange prosjektledere blir innleid utenfra, kan vedkommende like gjerne være en kollega som har jobbet på lik linje med sine kollegaer i flere år. Den plutselige lederrollen kan være forvirrende for de ansatte, og derfor er det sentralt å ha tydelige rammer rundt de ulike arbeidsoppgavene. Grieg Alberts understreker at kunnskap om de menneskene du leder i prosjektet er avgjørende for å lykkes.
– Det vil aldri være slik at alle har samme behov, og derfor gjelder det å vite hva som motiverer den enkelte før du delegerer oppgavene, sier han.
Motivasjon handler om ulike behov, og vi blir alle motivert av ulike ting. Noen ganger henger motivasjon sammen med den enkeltes bakgrunn, som utdanning eller tidligere referanser. Andre ganger er det personlighetstrekkene til den enkelte som vil være avgjørende. Grieg Alberts forteller at klokskap i ledelse er å ha kunnskap rundt de du leder.
– Det vil aldri være slik at alle har samme behov, så en viktig forutsetning er å ha kunnskapen på plass. Dette kan til tider være krevende. Selv om to personer blir tildelt samme oppgave, kan den ene være fornøyd og den andre misfornøyd. Denne egenskapen skiller en god prosjektleder fra røkla, sier han.
Sett tydelige rammebetingelser
God prosjektledelse handler om å skape gode rammebetingelser. Det må være tydelige mål, struktur og fremdrift. Dette er særlig viktig i prosjekter som ikke har alle mann med hele tiden. Gjerne er det sånn at noen i prosjektet jobber heltid, mens andre kanskje bare har 30 eller 80 prosent stilling. Uten tydelig struktur og oppfølging er det derfor store sjanser for at prosjektet sklir ut, og da kan det være vanskelig å hente seg inn igjen.
– En av de største fallgruvene er uklare roller og ansvar, der de ansatte ikke helt vet hvilken rolle de har i prosjektet, sier han.
Det er ikke bare utydelige roller som kan felle et prosjekt, uklarheter i kommunikasjon kan skape problemer på flere plan. Selv om du som prosjektleder er inneforstått med prosjektet og mener du har delegert oppgavene slik de bør, er det ikke selvsagt at dine medarbeidere er helt med.
LES OGSÅ: 4 tips for god kommunikasjon i prosjekter
– Mange tar for gitt at målene og oppgavene er forstått, og durer videre uten å være helt sikre på at alle er klar over hva som forventes, forteller Grieg Alberts. Uten at medarbeiderne føler eierskap og samspill til prosjektet, er det vanskelig å motivere dem.
– Du jobber mer effektivt dersom det gir en mening for deg å gjøre jobben, samtidig som du føler at du er selvstendig. Eget initiativ er basert på egen motivasjon, og som leder må du passe på at de ansatte er motiverte.
Du må lede med eksempel
– Folk gjør ikke det du sier, de gjør det du gjør. Dersom jeg ønsker at ungene mine skal bruke hjelm når de sykler, kan ikke jeg og kona sykle uten hjelm. Da vil de aldri begynne å bruke det. Det samme prinsippet gjelder for prosjektledelse, forteller Grieg Alberts. Ikke bare må du tørre å gå foran med et eksempel, for å lykkes som prosjektleder må du også tillate deg selv å vise egen sårbarhet.
– Ingen er perfekte, og i et team må du tillate forskjellighet og uenighet. Fremstår sjefen som perfekt så skal det mye til før medarbeiderne tør å åpne seg. Vis følelser, uten å bli for privat, sier han.
Og åpenhet er viktig, særlig når det kommer til tilbakemeldinger, både positive og negative. Grieg Alberts forteller at mange ledere er redde for å gi de negative, men helt nødvendige tilbakemeldingene.
– For eksempel tilbakemeldinger som gjelder uønsket adferd, som at en konstant kommer for sent eller drikker for mye på julebordet, sier han. Slike samtaler handler om mye mer enn bare å endre en enkelt atferd, de bygger også tillit.
– Du stoler ikke på en som bare gir positiv tilbakemelding.
Delegere arbeidsoppgavene, selv om du kan gjøre dem selv
Som prosjektleder er du ofte den flinkeste faglige, og da kan det være fristende å gjøre oppgavene selv i stedet for å bruke tid på å delegering og oppfølging hos noen andre. Dette er en dårlig ide dersom målet er å få dine medarbeidere engasjerte og motiverte. Særlig i Norge, der arbeidskulturen er bygget på tillit og ansvar. Deleger oppgaver, men pass samtidig på å gi frihet til dine medarbeidere.
– I Norge liker vi ikke å bli fortalt hvordan vi skal gjøre noe, de fleste ønsker frihet til å løse arbeidsoppgavene selv. Det funker ikke å si at du må gjøre noe fordi jeg er sjefen din. Det handler om å ta ansvar, og forstå helheten. Men samtidig passe på å ikke diktere metoden, sier han.
