Skal du velge samspill som gjennomføringsmodell?

Samspill som gjennomføringsmodell er en tilnærming som legger vekt på samarbeid, kommunikasjon og samhandling mellom alle involverte parter i et prosjekt. Denne modellen går bort fra de tradisjonelle hierarkiske modellene og fokuserer i stedet på samarbeid mellom teamene for å oppnå best mulig resultater. Samspill som gjennomføringsmodell er imidlertid ikke en enkel tilnærming. Det kreves solid kompetanse i prosjektorganisasjonen for å lykkes. Så hva er det som må være på plass?

Metier har over 20 års erfaring og kompetanse med gjennomføring av samspillsprosjekter, både fra entreprenørsiden, og med rådgivning for offentlige byggherrer. Vår erfaring dekker hele prosjektprosessen fra tidlig fase, for deretter å etablere kontraktstrategi, gjennomføre konkurransen(e) til selve gjennomføringsfasen. Vi har også bistått med å fasilitere av samspillet mellom aktørene.

I dette blogginnlegget presenterer vi deg for hva samspill som gjennomføringsmodell innebærer, hvilke fordeler modellen har, samt hva som skal til for å lykkes.

Det finnes ulike varianter av samspill, men noen felles kjennetegn har de:

• Samarbeidskultur basert på åpenhet og tillit
• Tidlig involvering av sentrale aktører i prosjektet som eksempelvis entreprenør, brukere og andre sentrale interessenter
• En integrert organisasjon bestående av ressurser fra flere av partene som gjennomfører kontraktens arbeidsomfang.
• Integrerte prosesser og samlokalisering av prosjektdeltagerne
• Prosjektet i sentrum med tydelige felles mål

Det gjennomføres mange prosjekter med samspill i forskjellige former. De største skillelinjene går i hovedsak rundt toparts- og flerpartsbaserte modeller, og fastpris eller insentivbaserte modeller. Innenfor dette finner man igjen mange varianter.

Utfordring: Å gå fra samspill til andre modeller i løpet av prosjektet

Tenk på prosjektet i sin helhet. En av de viktigste beslutningene vil være investeringsbeslutning. Tenk nøye gjennom om du etter denne beslutningen velger å konvertere kontrakten din til for eksempel en totalentreprise. Det kan gi konsekvenser som ikke alltid er ønsket. Om du konverterer til en annen gjennomføringsmodell kan det for eksempel hende entreprenører og leverandører holder tilbake informasjon for å muligens tjene på dette i neste fase. 

Hva skal til for å lage en vellykket samspillsmodell?

Verken god planlegging, kvalitetssikring eller styring vil hjelpe om man ikke lykkes med å sikre at de riktige menneskene er involvert, og at de kjenner sin rolle og sitt ansvar. Dette gjelder i alle prosjekter, uansett gjennomføringsmodell. Det å lage en gjennomføringsmodell basert på samspill krever god kompetanse og forståelse av et bredt spekter av prosjektfaser, i tillegg til kontraktforståelse. Altså er kompetanse innen prosjekt- og prosjekteringsledelse sentralt i denne prosessen. 

Vær opptatt av verdioptimalisering

En samspillskontrakt vekter verdioptimalisering. Derfor må den legge til rette for en god prosjektutviklingsprosess, en god estimeringsprosess, og effektive innkjøpsprosesser. 

Les også: Hvordan kan du sikre verdioptimalisering fra prosjektets begynnelse?

Tillit, relasjoner og samarbeidskultur er avgjørende for gode resultater

Du må ikke undervurdere det menneskelige forholdet i samspillsmodeller. I samspill er det andre premisser å ta hensyn til i tillegg til kost. Man er partnere i samspill, og dette fordrer gode relasjoner og tillit til de man jobber med – er dette et menneske jeg/vi kan ha et tillitsforhold til eller ikke?

Du etablerer tillitsforhold til de involverte, og om de slutter har du ikke automatisk samme forholdet til den som fyller rommet etter førstemann. Derfor er det viktig å hele tiden jobber med relasjoner og tilliten til de involverte. Er ikke dette på plass, vil du få problemer.

For å få ut effekten av en samspillsmodell må man ha den gode samarbeidskulturen i prosjektorganisasjonen. Det å oppnå en god samarbeidskultur krever god ledelse og gjennomgående vekt på samspillsprinsipper fra prosjekteier, prosjektledelsen og den øvrige organisasjonen.

Motiver de involverte gjennom felles insentivmekanismer

Bruk av felles insentivmekanismer kan være en stor motivasjonsfaktor for prosjektet og sikrer at alle jobber mot et felles mål uten skjulte agendaer. Dette fordrer også tillit, forståelse, god styring, kommunikasjon og åpen presentasjon av kostnader, fremdrift og status. Det er viktig at det ikke etableres insentivsystemer hvor enkelte aktører vinner på at andre gjør det dårlig.

Det er også viktig at et felles insentivsystem kan gjøre det mulig å se på tvers av organisatoriske barrierer man tradisjonelt har vært vant med – eksempelvis knyttet til ressursbruk og felles behov. Evne til å utnytte kompetanse og ferdigheter på tvers av prosjektet, uavhengig av organisatorisk tilhørighet, kan gi stor verdi for prosjektet.

Fordeler ved samspillsmodeller

• Lav terskel for tilbyderne og dermed bedre konkurranse.
• Lave risikopåslag fordi entreprenører kan være med å definere prosjektet.
• Kostnadseffektive og optimale løsninger i tråd med prosjektets målsetninger, fordi løsningene er utarbeidet sammen og med entreprenørens kompetanse.
• Lavt endringsomfang fordi entreprenørene kan involveres i beskrivelser som blir del av kontraktsunderlaget.
• Høy fremdrift pga. raskere konkurranse og parallellitet.
• Lavere administrasjonskostnader pga. effektiv fremdrift, én organisasjon, felles mål og insentiver, samt færre konflikter.
• God og effektiv konkurranse ved anskaffelse av underentreprenører og leverandører med entreprenørens innkjøpsorganisasjon

Alle prosjekter trenger ikke nødvendigvis samspillsmodell

Ikke velg en samspillsmodell for enhver pris. Tilpass heller gjennomføringsmodellen til prosjektet. Samspillsmodeller kan være godt egnet for komplekse utviklingsprosjekter, mens ved godt definerte prosjekter kan eksempelvis en tradisjonell totalentreprise være et bedre alternativ. 

Tusen takk til Anders Tellefsen for hjelp og støtte i skrivingen.