Hvordan får du tverrfaglige team til å samarbeide, arbeide effektivt og finne riktige løsninger til riktig tid? Samtidig plan og prosjektering er en norsk metode utviklet for effektiv gjennomføring av samferdselsprosjekter. Her skal krevende faglige oppgaver løses i rekordfart. I dette blogginnlegget gir vi deg en introduksjon til metoden med tilhørende fokusområder. I tillegg gir vi deg viktige momenter som er avgjørende når du skal ta den i bruk.
Metode for tverrfaglig samhandling
Kompleksiteten og bruken av nye digitale løsninger i samferdselsprosjekter øker. Prosjektmedarbeidere må løse krevende faglige oppgaver i tillegg til å være dyktige på å samarbeide på tvers av fag. De må få inn tilstrekkelig informasjon og være i stand til å ta gode beslutninger til riktig tid. For samferdselsbransjen har dette resultert i utviklingen av den nye tverrfaglig arbeidsmetoden samtidig plan og prosjektering (SPP).
SPP er kort fortalt en arbeidsmetodikk som fremmer tverrfaglig samarbeid og gode beslutninger. Sentralt i metoden er godt forberedte arbeidssesjoner i et samhandlingsrom som avholdes med en avtalt frekvens gjennom hele prosjekteringstiden. I sesjonene blir det utført prosjekteringsarbeid, og beslutninger blir tatt på stedet. For å oppnå dette benytter man visualisering som formidlingsform. Bruk av BIM i prosjektene er derfor nødvendig for å få full uttelling av metoden.
Samtidig plan og prosjektering lener seg på fire fokusområder; samarbeid, trinnmodell, sesjoner og visualisering.:
1. Samarbeid i prosjektsammenheng er vesentlig for en god gjennomføring. For å sikre et godt gjennomført prosjekt må det derfor legges til rette for samarbeid og et effektivt beslutningsklima. Man vil da på en smidig og effektiv måte oppnå et av nøkkelmoment ved samtidig prosjektering, samle beslutningstakerne i et fysisk rom for å ta viktige beslutninger innenfor et kortere tidsrom.
2. Trinnmodell kan benyttes til å bryte opp større prosjektoppgaver i håndterlige deler. For eksempel kan alt arbeidet som skal utføres i en gitt prosjektfase, brytes ned i mindre håndterbare oppgavesamlinger som følger sekvensielt etter hverandre i tid. Dette gir økt kontroll og fremdrift i prosjekteringsprosessen, samt bidrar til at beslutninger tas av de rette personene, til riktig tid, med riktig underlag.
3. Sesjoner er godt planlagte arbeidsmøter som brukes aktivt for å finne sanntidsløsninger av definerte problemstillinger og for å ta viktige beslutninger. Disse sesjonene benyttes for å få ned beslutningstiden og for å samordne løsninger tverrfaglig.
4. Visualisering er nødvendig for å utnytte Samtidig Prosjektering til sitt fulle potensiale. Ved å benytte BIM-modeller i sesjoner kan utfordringer illustreres for prosjektteamet og øvrige interessenter på en lettfattelig måte.
Seks momenter for å lykkes med samtidig plan og prosjektering:
Så hvordan går du i gang med metoden i ditt prosjekt? Vi gir deg seks momenter som er viktige for å lykkes:
1. Opplæring og informasjon
Samtidig plan og prosjektering endrer måten man arbeider på i team og innfører nye roller, som prosessleder. Før du går i gang med den nye metodikken trengs det derfor opplæring av prosjektledere og deltakere for å skape en felles forståelse av roller og ansvar. Dette bør gjøres i forkant av prosjektoppstart.
I tidligfase av selve prosjektgjennomføringen må hele prosjektteamet (interne og eksterne) få informasjon om:
- Hvordan det skal jobbes med SPP-metoden i prosjektet
- Hva metoden innebærer for prosjektet og for dem som prosjektdeltaker
Dette er viktig for at alle skal ha best mulig forutsetninger for å kunne bidra.
Les mer om sertifisering i Samtidig prosjektering her.
2. Planlegging og tydeliggjøring av omfang
Sentralt i metoden er det å planlegge og gjennomføre sesjoner. Før man går i gang med planlegging av sesjoner og gjennomføring av disse er det viktig at prosjektet enes om hvor/hvordan metoden skal benyttes i prosjektet. Prosjektteamet bør involveres i denne fasen. Spørsmål til prosjektteamet for å sikre forståelse:
- Har vi prosesser i prosjektgjennomføringen i dag der vi hadde hatt nytte av å sitte sammen og arbeide?
- Har vi produkter som vi produserer som er tverrfaglige?
- Har vi oppgaver der vi tradisjonelt bruker mye tid på å vente på hverandre?
Man kan velge å bare benytte metoden i oppstartsfasen av prosjektet eller for å utarbeide én konkret tverrfaglig rapport, men mest effektivt er det å benytte metoden i hele prosjektgjennomføringen. Erfaringsmessig er det lurt å øve seg på metoden i mindre prosjekt som har et mer håndterbart omfang, før man går i gang med de større prosjektene.
Når det er besluttet hvor metoden skal benyttes er neste steg å utarbeide en plan for de sesjonene som skal gjennomføres. Verktøy og metoder for dette arbeidet finner dere under punktet Trinnmodell.
Les mer om sesjonsplanlegging her.
3. Motivert prosjektgruppe
For å gå i gang med metoden trenger man en tverrfaglig prosjektgruppe. I tillegg er det en stor fordel med motiverte deltakere som trives med endringer. Det krever litt ekstra å lære seg og jobbe annerledes samtidig som man jobber i et prosjekt som har høyt fremdriftsfokus.
Erfaring fra både samtidig prosjektering og samarbeidsmetodikker fra andre bransjer tilsier at det både er gøy å jobbe slik og ikke minst effektivt. I tillegg øker den tverrfaglige kompetansen hos de ulike disiplinene, noe som igjen gir god kvalitet i løsningene. Motiverte prosjektmedarbeidere blir også gode ambassadører i videre arbeid med implementering av metodikken.
Les mer om prosjektorganisering her.
4. Riktige fasiliteter og samhandlingsrom
For å benytte metoden må deltakerne arbeide sammen i et samhandlingsrom. Før leie eller innkjøp av lokaler gjøres er det lurt å vurdere eksisterende lokaler da gode fasiliteter for samhandling er lett å etablere. Ofte er det kun små justeringer av møblering og supplering av visningsflater som trengs for å gjennomføre gode sesjoner. Det eneste som trengs for et enkelt samhandlingsrom er raskt internett, en stor skjerm og gode sittemuligheter.
Tilbakemeldinger og vurderinger av fasiliteter kan være del av oppsummeringen etter hver sesjon, før en eventuelt gjør nye innkjøp for å øke smidigheten. Målet er å sikre at tilgjengelig og relevant informasjon har nådd alle deltagerne før beslutninger tas og man kan komme videre til neste trinn.
5. Evaluere bruken av metoden
For å lære av og samtidig forbedre dere som team, er det nyttig å kontinuerlig evaluere bruken av metoden i prosjektet. Det er nyttig å ha en måling i starten, midten og slutten av prosjektet. Evalueringen kan være gjennom spørsmål til alle i gruppen, eller gjennomført som en anonym individuell spørreundersøkelse.
6. Prøve og feile
Det viktigste du gjør når du bestemmer deg for å gå i gang er å prøve og feile. Du bør tidlig etablere en lav terskel i teamet for å komme med forslag til og prøve nye ting. Det er lett å tenke at dersom man får alle i gruppen til å sitte ovenfor hverandre i et samhandlingsrom så arbeider man etter en ny metode. De fleste vil se effekten av at prosjektteamet møtes, men for å få teamet til å yte best mulig må gruppen bli vant til arbeidsmetoden og dette skjer gjennom trening.
«Practice makes perfect»:
- Trene på å finne og ta gode beslutninger å arbeide med i samhandlingsrom
- Trene på å få med riktig personell til riktig tid
- Trene på å arbeide annerledes
Det kreves trening for å mestre metoden, så ikke gi opp dersom prosjektet ikke får ønskede resultat første gang det prøves. Dette gjelder både prosjektledere og prosjektdeltakere. Kanskje kan det være nyttig å begynne med noe enkelt. Prøv gjerne å gjennomføre en eller to sesjoner i starten og gjør en evaluering før man går videre.
Ønsker du å lære mer om Samtidig prosjektering?
Epsis deltar sammen med Metier OEC i FoU-prosjektet Samtidig Prosjektering, støttet av Norges Forskningsråd. Leveransene fra dette fire år lange forskningsprosjektet er gjort tilgjengelig på nettsiden www.samtidigprosjektering.no. Her er for du tilgang til mer informasjon om SPP med tilhørende metoder og verktøy.
Metier OEC tilbyr også en sertifisering i Samtidig prosjektering. Sertifiseringen egner seg for rådgivere, byggherrer, entreprenører, kommuner, fylkeskommuner mm.
