Fagkunnskap er, og kommer alltid til å være, viktig i prosjektledelse. Men om du skal lykkes er det mer som skal på plass.
PMI®s årlige undersøkelse, Pulse of the Profession, har lenge påpekt at kunnskap om prosjektledelse er viktig for enhver virksomhets suksess. Undersøkelsen er basert på svar fra over 3000 prosjektledere, ledere og analytikere fra ulike bransjer og regioner.
Det undersøkelsen fokuserer på i år, er det de kaller «power skills», og hvordan disse er koblet til suksess i prosjektene. Dette er ferdigheter som er en viktig del av prosjektledelse, og som alle prosjektledere bør ha fremst i pannebrasken gjennom sine prosjekter.
Hva er power skills?
PMI definerer power skills som evner eller atferd som gjør det lett å jobbe med andre, og som hjelper prosjektledere med å lykkes. Disse kan også kalles «myke ferdigheter» eller «mellommenneskelige ferdigheter». PMI har selv valgt å kalle det for «power skills» for å signalisere hvilken verdi de gir ledere, team og organisasjoner.
Undersøkelsen viser at organisasjoner som ikke prioriterer power skills har en høyere risiko for å gjennomføre prosjekter som ikke når målene som er satt for organisasjonen.
De 4 viktigste ferdighetene
PMIs undersøkelse viser at prosjektledere så på kommunikasjon, problemløsing, samarbeidsledelse og strategisk tenkning som de 4 viktigste ferdighetene i arbeidet med å nå organisasjonenes mål, og i å lykkes med prosjektene.
1. Kommunikasjon
Kommunikasjon er listet som den klart viktigste ferdigheten i PMIs undersøkelse. Dette bør kanskje ikke komme som en overraskelse på en prosjektleder eller en prosjekttung organisasjon. Klar og god kommunikasjon listes etter vår erfaring igjen og igjen opp som en viktig suksessfaktor i prosjektene som lykkes. Gode kommunikasjonsferdigheter kjennetegnes av god evne til å forklare på en effektiv måte, samt gode skrive- og presentasjonsevner.
2. Problemløsing
Hva gjør du når det dukker opp noe uforutsett i prosjektet? Usikkerhet er en naturlig del av prosjektledelse, og som en konsekvens av det er også problemløsing er en viktig del av arbeidet hos prosjektledere.
På prosjektbloggen har vi en hel kategori om usikkerhetsstyring. Den finner du her.
3. Samarbeidsledelse
Din evne til å jobbe med andre på tvers av prosjektorganisasjonen, og til å ta beslutninger basert på dette samarbeidet, er kritisk for deg som er leder. Det å få prosjektorganisasjonen til å dra mot samme mål er viktig om man skal oppnå det prosjektet er tenkt å gjøre. Metier tilbyr tjenester innen ledelses- og teamutvikling. Du kan lese mer om dette her.
4. Strategisk tenkning
Evne til å se mønstre og alternative måter heller enn kun kompleksitet er viktig. For å nå prosjektets satte mål, må man se alle handlinger som et steg mot målet, og unngå aktiviteter som ikke tjener målets hensikt.
Klar link mellom myke ferdigheter og prosjektsuksess
I følge PMI leverer organisasjoner som prioriterer power skills i gjennomsnitt mer vellykkede prosjekter. Det vil si at prosjektene i større grad når sine mål, har mindre «scope creep», og går betydelig mindre over budsjett enn de som ikke prioriterer disse myke ferdighetene.
- Fokus på power skills kombinert med gode tekniske ferdigheter løfter organisasjoners prosjektledelse og leder til høyere prestasjoner i enkeltprosjekter.
- Organisasjoner som har høyt fokus på problemløsning og strategisk tenkning kan forvente seg å se en smidigere organisasjon og høyere prosjektmodenhet, som i sin tur vil hjelpe dem å møte komplekse utfordringer, markedsforandringer, teknologiske fremskritt og sosioøkonomiske endringer.
- Organisasjoner som ikke fokuserer på power skills i utviklingen av de ansatte har en høyere risiko for at prosjektene ikke når målene som er satt, «scope creep», og overskredne budsjetter.
… Likevel er ikke disse høyest på prioriteringslista hos organisasjoner
Selv om det er klare koblinger mellom power skills og suksess i prosjektene, påpekerer PMI at mange organisasjoner på verdensbasis ikke prioriterer disse ferdighetene i utviklingen av sine ansatte. Rekrutteringsansvarlige rapporterte at de brukte bare en fjerdedel (25%) av deres årlige budsjett på kompetanseutvikling knyttet til disse ferdighetene, mens halvparten (51%) av budsjettet ble brukt på å utvikle fagkunnskaper.
Prosjektledere i undersøkelsen understøtter dette. De rapporterer å bruke nesten halvparten (46%) av deres avsatte utviklingstid på tekniske ferdigheter, og mindre enn en tredjedel (29%) på power skills. Nesten halvparten (47%) forteller også at deres organisasjon ikke snakket om disse myke ferdighetene da de ble rekruttert eller forfremmet.
Så hvordan innlemmer du power skills i utviklingen av de ansatte?
Ifølge undersøkelsen er den største barrieren for utvikling av disse myke ferdighetene kost og manglende forståelse for hvilken verdi dette bringer med seg. Selv organisasjoner som prioriterer disse ferdighetene i sine opplæringsprogrammer ser ikke all verdien ved å legge trykk på disse ferdighetene.
Organisasjoner som tar opp power skills allerede i rekrutteringsperioden – det vil si både i utlysning av stillinger, i intervjuprosessen og ved valg av kandidat til stillingene, opplever denne lave vurderingen av nytte som en mye mindre barriere. Det samme gjelder organisasjoner som inkorporerer power skills i individuelle utviklingsplaner hos de ansatte, og i tilhørende resultatmål.
PMIs undersøkelse viser også noen mulige tilnærminger til hvordan man kan få organisasjonen til å prioritere utviklingen av disse ferdighetene hos de ansatte:
- Forstå sammenhengen mellom suksess i prosjektene og disse ferdighetene. Noter deg hvordan power skills bidrar i det daglige arbeidet med prosjektledelse.
- Fokuser på de fire viktigste ferdighetene, og innlem de i organisasjonens DNA gjennom kultur og holdninger. Kommuniser viktigheten av de med jevne mellomrom.
- Knytt ferdigheten til rekruttering og evaluering av de ansatte.
- Evaluer organisasjonens utviklingsprogram for å sikre at disse reflekterer organisasjonens fokus på ferdighetene. Alloker midler og tid til utvikling av disse ferdighetene.
- Vurder om dere bør introdusere evaluering av disse ferdighetene i teamarbeidet som en ekstra måte å måle ferdighetsnivået på, og understreke verdien av dem på tvers av organisasjonen.
The PMI Registered Education Provider logo is a registered mark of the Project Management Institute, Inc
