Porteføljestyring - hvordan skille gull fra gråstein?

Program- og porteføljestyring

6 min. lesning

Å ha ansvaret for en portefølje som skal «endre virksomheten, ofte også kalt virksomhets investeringsportefølje, er ingen lettvekteroppgave. Alle prosjektene i porteføljen skal støtte oppunder virksomhetens mål. De skal også leveres på tid, budsjett og til forventet kvalitet - innenfor akseptable rammer for risikoeksponering. Likevel finnes det gode eksempler på at man, litt forenklet sett, deler ut penger og håper prosjektene flyr. Eller man prøver og feiler litt for lenge før man beslutter å stoppe et initiativ. Vi gir deg våre beste tips til hvordan du velger innholdet i din investeringsportefølje.

Appetitten på, og ønsket om, å sette i gang større endringsprosjekter er ofte mye større enn evnen til å gjennomføre dem.

Mange kjenner seg vel igjen på at det er lett å være optimist på hvor mye man skal klare å gjennomføre på en gitt tid, optimist på hvor lang tid prosjekter og oppgaver faktisk tar, og ikke minst å være optimistisk på hvor mye det hele skal koste.

For å være sikker på at du ender opp med en portefølje av prosjekter og programmer som lar seg gjennomføre, er det lurt å tenke på utvelgelsesprosessen som en trakt. Trakten er illustrert i figuren nedenfor.

Porteføljetrakten

Utvelgelsesprosessen består typisk av 5 trinn: Forstå, kategorisere, prioritere, balansere og planlegge. Vi går gjennom hvert av trinnene nedenfor.

Forstå

Første trinn er å forstå hva du har tenkt å gjennomføre. Hvorfor dette prosjektet, og hva innebærer det egentlig? Hvor mye tror vi det skal koste, og hvilken effekt vil det egentlig gi? Som i en prosjektverden er det lurt å tenke både trinnvis og agilt. Du er kanskje ikke i stand til å forstå rekkevidden av det du har lyst til å sette i gang. Da kan du kanskje identifisere et forprosjekt, uten at du forplikter deg til hele prosjektet. For å kunne sammenligne er det lurt at informasjonen fra de ulike prosjektene du tenker å sette i gang blir fremstilt på en enhetlig måte.

Kategorisere

Hva slags type prosjekt er det egentlig som skal til for å «endre virksomheten»?

Bruk nok tid på å definere de kategoriene som er viktig for nettopp deg. Disse vil være forskjellige fra virksomhet til virksomhet. Disse kan være eksempler på tre hovedkategorier i en virksomhet; Er det det noe du bare må gjøre? Er det lovpålagt? Er det strategisk viktig?

Pass på at du bruker kategorier på en slik måte at du får synligjort strategiske initiativer, de kan lett forsvinne i alt det andre du mener du må gjøre. De strategiske initiativene er viktig for å skape fremtiden i virksomheten din.

Svært mange vil mene at nettopp det initiativet de fremmer eller jobber med er meget strategisk. Men det er ikke alltid tilfellet. Vær klok i hvordan du presenterer og er i dialog med interessentene dine, så de er med deg og ikke imot deg.


Last ned e-bok: Slik får prosjekter, programmer og porteføljer god støtte,  uten byråkrati


Prioritere

Prioritering kan være en krevende øvelse. Og hva i all verden skal du prioritere med hensyn på?

Det er alltid lurt å kunne sette et kronebeløp på investeringen og hva du forventer i retur. Det finnes flere nyttige kvantitative varianter å lene seg på, som f.eks. nåverdi og internrente - beregninger man ofte finner i et godt business case. Men det er ikke alltid slik at disse størrelsene er mulig eller hensiktsmessig å beregne. For offentlige prosjekter bør man forsøke å kvantifisere samfunnsnytten man skal få ut av investeringen.

Det kan være vanskelig å være presis på og få til prioritering av mer kvalitative parametere som eksempelvis strategisk betydning. Strategien består gjerne av delstrategier eller delmål, og da kan du eventuelt vurdere prosjektenes bidrag til innfrielse av hvert enkelt delmål. Å sette absolutte tall på hvert enkelt delmål kan være krevende, men forhåpentligvis kan du vurdere prosjektenes grad av innfrielse opp mot hverandre. En relativvurdering er som regel enklere å utføre enn en absoluttvurdering, og her finnes det gode teknikker som kan hjelpe deg. Nyttepoker er et eksempel på det. 

Sørg for at du ser på måter å prioritere på fra flere ulike vinkler, og vær kreativ i hvordan du presenterer resultatet. Og pass på at du engasjerer interessentene i prioriteringsarbeidet, og hvilke prioriteringskriterier som faktisk skal gjelde.

Balansere

Så i sum, har vi nå de riktige prosjektene og programmene? Er det tilstrekkelig balanse med hensyn til usikkerhet, effektuttak på kort/lang sikt, kapasitet til å levere prosjektene? Har du prosjekter og programmer som er i hver sine faser, slik at du ikke blir sittende i en krevende ressurssituasjon? Har vi nok strategiske prosjekter som bringer oss dit vi skal i morgen og i overmorgen? Spørsmålene kan være mange.

Bilder forteller ofte mye mer enn tekst. Sett de ulike vurderingene opp mot hverandre. Bruk grafiske fremstillinger og ha flere dimensjoner inne i samme figur, ikke bare en x- og en y-akse. Med gode grafiske fremstillinger er det lettere å få et bilde av situasjonen og også evne å treffe gode valg.

Strategi sier gjerne noe om hva du ønsker å levere, kapasiteten din noe om hva du er i stand til å levere, mens gjennomføringen er det du faktisk leverer. Det er ikke uvanlig at det er ubalanse mellom ønske og mål, og det som faktisk lar seg realisere.

Planlegge

Sørg for at du ser et helhetlig bilde av porteføljen og helhetens leveranseplan. Deretter kan du legge hvert enkelt initiativ ut i en prosjektplan. Den helhetlige prosjektplanen kjenner vi igjen fra god prosjekteierstyring og inneholder overordnet tidsplan, «portpasseringer», risiko, ressurser, kostnader og ikke minst nytte og effekt som skal tas ut fra porteføljen.

Bruk porteføljekontoret til å etablere nødvendige planer, mens virksomhetens ledelse eller porteføljestyret gir sin godkjenning.

Og som med veldig mye, ikke gjør det for vanskelig. Det er lett å tenke at «alt» skal med. Det er neppe en god strategi. Interessentene og porteføljestyre ønsker normalt ikke store komplekse og intrikate fremstillinger – da risikerer du å miste oppmerksomheten deres. Og de kan bli motstandere, og ikke medspillere som du virkelig har behov for. Sett søkelyset på det viktigste, tillat at alle detaljer ikke er med. Det er det store bildet som skal besluttes og styres.

Noe tips til slutt:

  • En godt sammensatt portefølje er godt analysert!
  • Husk at appetitten er ofte større leveranseevnen - vær edruelig, men samtidig ambisiøs
  • Det er ofte lettere å gjøre relative vurderinger enn absoluttvurderinger
  • Gjør det ikke for komplekst
  • Løft blikket, se etter helheten

Last ned e-bok: Slik får prosjekter, programmer og porteføljer god støtte, uten byråkrati


Anders Tellefsen er Direktør i Metier OEC og jobber i hovedsak med forretningsendring, forbedringsprogrammer og organisasjonsutvikling. Han har fylt flere ulike roller i sin karriere som eksempelvis bedriftsleder, prosjekteier, prosjektleder i Norge og Brasil, og har god innsikt virksomheters og prosjekters behov og samvirke. Anders er en erfaren kursleder med meget gode tilbakemeldinger. Tormod Meland er Direktør i Metier OEC og jobber i hovedsak med forretningsendringer. Han er opptatt av at virksomheter stadig skal bli bedre på velge ut de riktige prosjektene, gjennomføre dem og lære av erfaringene. Gjennom hele yrkeslivet har han jobbet i og med prosjekter som rådgiver, prosjektleder, linjeleder, kvalitetssikrer og leverandør av analysebasert beslutningsunderlag. Tormod er en erfaren kursleder med meget gode tilbakemeldinger.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hva er MSP® og hva er nytt i 5th edition?

Managing Successful Programs (MSP) er et rammeverk fra AXELOS, organisasjonen som også står bak anerkjente sertifiseringer som PRINCE2®, PRINCE2 Agile®, AgileSHIFT® og MoP®. Rammeverket hjelper deg med å tilpasse programmer til virksomhetens strategi og forretningsmuligheter slik at du oppnår maksimal verdi.

Fem grunner til at Excel ikke er tilstrekkelig når du skal ha oversikt over prosjektporteføljen

Mange virksomheter bruker Excel istedenfor å investere i systemer som er ment for prosjekt- og porteføljestyring. På den måten så sparer de kanskje IT-avdelingen for utgifter, men å bruke Excel til flere formål enn det det ble designet for kan straffe seg i lengden og det utgjør en stor risiko.

Hva kreves for å drive god porteføljestyring?

Mange bedrifter må velge mellom en rekke prosjekter og prosjektforslag hvert år. Å gjøre disse prioriteringene er krevende og innebærer utallige valgmuligheter. Valget man tar bør ikke være overlatt til tilfeldighetene, men basert på vedtatte kriterier og følge en tydelig strategisk retning. For å gjøre disse prioriteringene er det avgjørende å ha en god metodisk tilnærming til hvordan man styrer og utvikler porteføljen og evalueringskriterier som er tilpasset organisasjonens behov for prioriteringer.