Hva ble effekten av de prosjektene som virksomheten din gjennomførte for tre år siden? Hvor lønnsomme viste de seg å være? Det er dessverre mange virksomhetsledere som ikke kan svare på disse spørsmålene – ofte fordi det ikke finnes noen tall som gjør dem mulige å besvare.
Hva skal vi ha ut av prosjektet?
Når et prosjekt igangsettes gjøres dette basert på beslutninger og omstendigheter som ikke alltid blir godt nok dokumentert. Og ettersom det som regel alltid vil skje en god del endringer underveis i et prosjekt – både innad i virksomheten, i markedet, i selve prosjektet og dets omfang – er det lett å glemme hva som gjaldt da beslutningen om å starte et prosjekt ble tatt. Hva var det egentlig som var formålet med prosjektet?
I tillegg gjør mange virksomhetsledere den store feilen i å tenke at jobben er gjort når prosjektet er ferdigstilt. Selve prosjektarbeidet er kanskje ferdig, men alt det som må skje for at virksomheten skal få noe effekter og gevinster ut av prosjektet, og i siste ende bidra til lønnsomheten i bedriften, er kanskje ikke engang påbegynt eller planlagt for.
Målsetninger som endrer seg underveis
Mange prosjektledere opplever også at de ønskede målsetningene med et prosjekt endrer seg underveis i gjennomføringen av prosjektet. Det er gjerne en del snakk om riktige investeringer og lønnsomhet i starten av et prosjekt, mens det etter hvert blir mer og mer fokus på å holde kostnadene, selv om dette kanskje går utover gevinstene og lønnsomheten.
Hvordan kan man holde fokus på å oppnå lønnsomhet hele veien gjennom et prosjekt, og målrettet jobbe mot å få ut den lønnsomheten som var planlagt?
Noen punkter:
1. Gjøre grundig tidligfasearbeid og velge ‘riktig’ prosjekt
Dessverre er det slik at vi mennesker har lett for å snakke løsning med én gang, uten å ha gjort grundige vurderinger omkring hva det er vi egentlig prøver å løse. Derfor er det mange prosjekter som kjøres i gang uten at man har vurdert hva som egentlig er behovet, definert tydelige mål og krav, samt om det finnes alternative løsninger som kanskje ville medført større gevinster, eller samme gevinster til en lavere kost.
Noe av det viktigste som gjøres i et prosjekt, er derfor å investere litt tid og penger i å gjøre godt tidligfasearbeid, og dermed sørge for at du velger det ‘riktige’ prosjektet som har størst sannsynlighet for å gi den ønskede lønnsomheten.
2. Etablere en tydelig business case
Tidligfasearbeidet med de vurderingene som er gjort bør oppsummeres og dokumenteres i en business case. Her bør det beskrives tydelig hva som er planlagt at investeringen skal resultere i, og hvilke gevinster prosjektet skal oppnå. Det er derfor viktig at estimatene i business casen er gjennomarbeidede og realistiske.
3. Definere tydelige gevinster og planlegge gevinstrealiseringen
De ønskede gevinstene fra prosjektet bør så tydelig defineres og beskrives. Det er da lettere å planlegge for hvordan de kan realiseres, når dette skal skje og hvem som skal ha ansvaret for det, samt hvordan og når de skal måles.
Planleggingen av gevinstrealiseringen bør skje i starten av prosjektet og dokumenteres i en egen plan som oppdateres underveis. Planen bør inneholde noe om hvordan gevinstrealiseringen skal foregå, samt definerte aktiviteter med ansvar og tidsfrister.
4. Kontinuerlig oppdatert business case
Etter hvert som prosjektet forløper må business casen holdes oppdatert med de endringene som skjer underveis – både endringer i prosjektet og i omgivelsene rundt. Er business casen fortsatt gjeldende? Vil investeringen fortsatt gi den samme lønnsomheten vi har planlagt for? Dersom dette ikke lenger er tilfellet bør det gjøres grundige vurderinger om prosjektet skal stoppes. Det er veldig lett å fortsette eller gjøre et prosjekt ferdig «bare fordi vi har kommet så langt».
5. Holde fokus på gevinstrealisering underveis i prosjektet
I tillegg til å oppdatere business casen med endringer som oppstår underveis, er det også viktig å justere eller replanlegge gevinstrealiseringen dersom det skjer store endringer i prosjektets omfang, som videre kan påvirke realiseringen av de planlagte gevinstene.
Etter hvert som prosjektet leveranser ferdigstilles og overleveres, bør gevinstrealiseringsplanen oppdateres og gjøres så konkret som overhodet mulig.
6. Jobbe målrettet med gevinstrealisering
Bare fordi prosjektet er ferdigstilt, betyr ikke dette at gevinstene og lønnsomheten vil komme av seg selv. Ofte må det gjøres en del arbeid eller omstillinger i linjen for at de ønskede gevinstene skal realiseres. Gevinster som krever endringer i organisasjonen er spesielt viktige å holde fokus på.
Ved å tildele ansvar, styre etter og følge opp arbeidet i planen som er lagt for gevinstrealiseringen, sikrer du at det blir jobbet målrettet med å realisere gevinstene etter at prosjektet er ferdig.
7. Evaluere og måle
Siste punkt blir å jevnlig måle og evaluere effektene og lønnsomheten av gevinstene fra prosjektet. Det bør settes konkrete datoer for når evalueringen av gevinstene fra prosjektet skal skje – gjerne flere år frem i tid.
