Mange bedrifter må velge mellom en rekke prosjekter og prosjektforslag hvert år. Å gjøre disse prioriteringene er krevende og innebærer utallige valgmuligheter. Valget man tar bør ikke være overlatt til tilfeldighetene, men basert på vedtatte kriterier og følge en tydelig strategisk retning.
For å gjøre disse prioriteringene er det avgjørende å ha en god metodisk tilnærming til hvordan man styrer og utvikler porteføljen og evalueringskriterier som er tilpasset organisasjonens behov for prioriteringer.
Vi ser ofte at organisasjoner har prosjektmetodikk som er godt tilpasset prosessene for å administrere og gjennomføre prosjekter. Organisasjonsledere og porteføljeledere må imidlertid ha et annet tankesett enn prosjektledere. De må balansere og optimalisere prosjektporteføljen for å maksimere gevinster og holde styr på den totale usikkerheten. Kort sagt, sørge for at prosjektporteføljen er i tråd med organisasjonens strategi.
For å lykkes med å optimalisere prosjektporteføljen er ikke en god prosjektmetodikk alene godt nok. Man må også ha en veldefinert organisasjonsstrategi og et system for måling av KPIer. Videre må man sørge for god samkjøring mellom prosjektene, scoring og evaluering for å gjøre riktige prioriteringer. Man må også evne å administrere og optimalisere ressursene optimalt og sørge for at budsjettering og finansiering støtter prioriteringene.
Dette krever at porteføljeledelsen og organisasjonsledelsen har tilgang til pålitelige og objektive data knyttet til kost og nytte som gjør dem i stand til å bestemme hvordan og hvor de skal bruke ressursene sine på den mest effektive måten. I tillegg må dataene være på linje med selskapets mål.
Slik velger du riktige prosjekter og programmer
Å drive med porteføljestyring handler om å velge prosjekter og programmer som understøtter virksomhetens strategi. Denne prosessen kan deles inn 3 trinn, som vist i figuren under.
1. kategorisere
Første trinn i prosessen innebærer å innhente nøkkelinformasjon om nye og eksisterende prosjekter. For å kunne gjøre en god kategorisering er det viktig å involvere ansatte, ledere og interessenter med kunnskap om prosjektene.
2. prioritere
Prioriteringsprosessen krever at strategiske mål både på lang og kort sikt defineres på organisasjonsnivå, slik at du kan måle eller score prosjektene dine basert på disse strategiske målene og evalueringskriteriene. I prosessen med å prioritere prosjekter er det viktig å involvere beslutningstakere. Et prosjekt som for eksempel er svært synlig, men som er et avløp for ressurser og kostnader, må for eksempel ikke fullføres hvis ressursene kan brukes mer effektivt på andre prosjekter.
3. balansere
Flere roller i en organisasjon er involvert i balanseringsprosessen. For eksempel PMO, porteføljeforvaltere, prosjektledere og til og med noen utpekte ansatte. Balansering innebærer samkjøring og tilpassing av porteføljen din, mens dynamiske markedsdrivere eller andre elementer som usikkerhet eller politisk beslutninger påvirker kostnadene. Når prosjektene i en portefølje er i gang, bør man kontinuerlig evaluere dem opp mot definerte KPI-er og strategiske. Ved å gjøre denne kontinuerlige evalueringen sikrer man oversikt over kostnader, prognoser, trender og oppdaterte tidslinjer som kan være avgjørende elementer for å beholde eller erstatte prosjektene i porteføljen.
Regneark og presentasjoner er ikke godt nok for å holde oversikt over porteføljen
En effektiv prosess for porteføljestyring krever at man har et godt system for å kategorisere, prioritere og balansere prosjekter og programmer opp mot virksomhetens strategi.
Vi ser ofte at organisasjoner bruker regneark og presentasjoner for å holde oversikt over porteføljen sin. I verste fall finnes ikke totaloversikten på ett sted, men i ulike dokumenter på avdelingsnivå. Dette gjør at man ikke klarer å danne seg et godt bilde av totalen.
Nøkkelen til god porteføljestyring er godt definere strategiske mål, evalueringskriterier og KPIer på organisasjonsnivå og en totaloversikt i ett og samme system. Dette vil gjøre det mulig å foreta skalerbare og objektive analyser som kan brukes av øverste ledere til å bestemme hvilke prosjekter som skal prioriteres, settes på vent eller avsluttes.
Én enhetlig løsning?
Et system som gir deg full oversikt over porteføljen din er Portfolio Management i Oracle Primavera Cloud. Det er en sky-basert løsning som gjør det mulig for porteføljeledere, organisasjonsledere, interessenter og prosjektledere å drive helhetlig porteføljestyring på virksomhetsnivå. Systemet kan brukes til å foreslå, prioritere, velge prosjekter, diskutere valgene og sette i gang korrigerende tiltak når det er nødvendig.
Systemet gir en god oversikt over nøkkel-informasjon om hvert enkelt prosjekt, som for eksempel budsjettestimat, ressurser, utgifter og finansielle midler. Basert på en totaloversikt får virksomhetsledere og porteføljeledere anledning til å evaluere, definere KPIer, sammenlikne og vurdere ulike scenarioer og foreta gode beslutninger som støtter oppunder virksomhetens strategiske mål.
Ønsker du å lære mer om hvordan du kan drive god porteføljestyring i Oracle Primavera Cloud?
