P3O® står for Portfolio, Programme and Project Offices og er et rammeverk og en metode. Den hjelper organisasjoner med å organisere og forvalte arbeidet til det vi i Norge ofte kaller et prosjektkontor, som gjerne forkortes til PMO (Project Management Office).
Men hva gjør egentlig et PMO? Et PMO ivaretar mange ulike funksjoner og oppgaver. Derfor ønsker P3O® å lage et tydelig skille på dette, og har definert opp forskjellene mellom portefølje (PfO)-, program (PgO)- og prosjektkontorer (PmO) og Centre of Excellence (CoE).
I Norge ser vi at det er vanlig å implementere deler av P3O®-mekanismene i eksisterende organisasjonsstruktur. Altså et virtuelt P3O®. Dette er helt greit i følge P3O®, men er din organisasjon sikker på at tilstrekkelig kompetanse, metoder og struktur er på plass? Sikrer dere organisasjonens endringstiltak på en optimal og riktig måte?
P30® kan gjøre en forskjell
Vi ser fra Metier OEC-undersøkelsen at eierstyring fremdeles er en utfordring i prosjekt-Norge. P3O® støtter organisasjoner på en slik måte at informasjon og kunnskap blir fremskaffet slik at det blir enklere å ta riktige beslutninger - til rett tid og på riktig nivå. P3O® gjør enkelt sagt sjefene bedre, blant annet til eierstyring.
Det er også et stort forbedringspotensial i mange organisasjoner i Norge i forhold til hvordan de ser på, bemanner og bruker PMO som et reelt og aktivt Center of Excellence innen prosjektledelse.
Som et eksempel, fra PRINCE2 lærer vi om rollene i et prosjektstyre og om prosjektsikring. I store, komplekse eller prioriterte prosjekter eller programmer kan et høyt kompetent CoE være bindeleddet mellom prosjektleder og prosjektstyret, gjennom å utøve prosjektsikring. De kan rådgi innen metoder, verktøy og interne bestemmelser, men også monitorere og kontrollere riktig bruk og forståelse. I tillegg kan de bistå med å sikre at bedriftens kunnskapsforvalting innen prosjektledelse er effektiv og fremmer kontinuerlig læring.
P3O®rammeverket er satt sammen av prinsipper, prosesser og teknikker som gir samorganisert og relevant informasjon for å ta beslutninger, samt en fleksibel tilnærming til støtte, kontroll og sikring av endringsinitiativer. Fordi «en løsning passer ikke for alle» og bruken av P3O® skal tilpasses organisasjonens situasjon og behov.
Rammeverket syr metoder for prosjektledelse, programledelse og porteføljeledelse sammen og er tilpasset anerkjente metoder som PRINCE2®, MSP® og MoP®.
Dette kan P3O brukes til
P3O® kan brukes til å etablere eller forbedre arbeidet som gjøres i et prosjekt-, program-, porteføljekontor eller Center of Excellence, og ivareta virksomhetens rammeverk og beste praksis.
P30 vil bidra til å:
- Sikre at virksomheten har en enhetlig måte å gjennomføre prosjekter på
- Sikre kontroll og oversikt over prosjektporteføljens samlede gevinster og kostnader
- Samordne enhetlig beslutningsgrunnlag og rådgi i forbindelse med prioriteringer og balansering av virksomhetens samlede initiativer
- Overvåke og håndtere usikkerhet, med spesielt fokus på effektiv aggregering, i tråd med forretningens behov
- Ressursstyring og sikring av tilgang på kompetanse og mennesker i rett prosjekt til rett tid
Gevinster fra P3O
Alt handler om å nå strategiske mål. Eller for mange - bunnlinje. Ved hjelp av P3O® vil virksomheten få en enklere jobb med å velge riktige programmer og prosjekter og se til at de blir utført riktig. Problemer underveis vil bli eskalert til riktig nivå og strategiske beslutninger vil bli tatt til riktig tid. P3O® tilfører effektivitet og kontinuitet i leveranser av prosjekter og programmer slik at kostnader og tid blir mer forutsigbart.
Å identifisere "riktig program eller prosjekt" og å gjennomføre "programmer og prosjekter på riktig måte" er uttrykk som beskriver rollen og fokuset til forskjellige typer P3O® kontor. Den første setningen beskriver behovet for å forsikre seg om at investeringen blir brukt på noe som betyr noe, og at fokuset er på å levere programmer og prosjekter som underbygger virksomhetens strategi. Den siste setningen beskriver behovet for å gjennomføre prosjekter og programmer på en riktig og god måte for å øke sjansen for at man lykkes - i hvert enkelt tilfelle.
P30 gjør det enklere å;
- Informere og rådgi toppledelsen om:
- Strategiske beslutninger
- Prioriteringer
- Ressursallokering
- Usikkerhetshåndtering - Identifisere og realisere hva virksomheten vil sitte igjen med og hvilke fordeler man vil oppnå gjennom programmer og prosjekter
- Levere programmer og prosjekter innen tid, kost og kvalitet
Dette kan være ansvaret til et enkelt P3O® kontor eller et sett av P3O® kontorer som kan dekke hele virksomheten. Noen P3O® kontorer (porteføljekontorer og CoE) er permanente, mens andre (prosjekt- og programkontorer) er etablert midlertidig for å støtte leveransen av et spesifikt program eller prosjekt.
En god og effektiv P3O® løsning vil bidra til "fast-track" etablering og effektivisering av de midlertidige prosjekt- og programkontorene, mens de permanente porteføljekontorene og CoE sikrer kontiniutet, læring av erfaring og kunnskapsforvaltning.
