Å innføre nye arbeidsmetoder og metodikk kan være vanskelig og frustrerende, både for de som har «sett lyset» og vil overbevise andre og for dem som tenker at – «nei, ikke enda noe nytt». I dette blogginnlegget gir vi deg noen tips om hvordan du lettere kan få en prosjektgruppe interessert i å teste ut en ny måte å gjennomføre samferdselsprosjekter på.
Et praktisk og lettfattelig metodeverk for bedre prosjektgjennomføring utarbeidet av NTNU, Bane NOR, Metier OEC og en rekke av Norges mest profilerte rådgivere og leverandører i samferdselsbransjen. Hvordan kan det ikke bli en suksess?
Vel, historien er full av eksempler på at mennesket er et bedagelig anlagt dyr. Vi foretrekker det kjente og vante. Sett fra evolusjonens perspektiv har den strategien vist seg å være en vinner. Ved å holde oss til det vi behersker har vi unngått mye frafall på grunn av overdreven sjansefylt prøving og feiling. Noen gamblere er det imidlertid blant oss og vi mennesker har også den evnen at vi faktisk tar til oss nye tanker og metoder når vi er overbevist om at det er bra for oss.
Satt på spissen kan vi si at vi bare vurderer noe nytt dersom:
- Det beviselig er mer effektivt for oss
- Det er anbefalt av noen som er kulere enn oss
- Det er i stand til å gi oss en morsommere hverdag
Å bevise for en prosjektgruppe at noe er mer effektivt enn det man er vant med å gjøre er en vanskelig øvelse. Særlig når effektiviteten påvirkes av både deltakernes erfaring og motivasjon. Det kryr heller ikke akkurat av superkule forbilder i samferdselsbransjen, så vil du få til noe nytt kan det kan være en god idé å gå for en morsommere hverdag.
Det beste innsalget for å få en morsommere hverdag kan være å vise til at man unngår det minst morsomme. Her er noen tips til hvordan du kan gå frem for å selge inn og få aksept for å bruke den norske metoden Samtidig prosjektering. Metoden er utviklet for effektiv gjennomføring av samferdselsprosjekter – og gir en morsommere jobbhverdag!
Jaså, overbevist allerede? Les mer på nettsiden for samtidig prosjektering.
Tips nr 1: Argumenter med at Samtidig prosjektering (betraktelig) minsker sannsynligheten for strafferunder i prosjektet deres.
Med strafferunder mener vi her alt vi planleggere hater mer enn noe annet: omprosjektering, omkamper, revurderinger og trenering med tilhørende diskusjoner om ansvar og merkantile krumspring.
Metodeverket legger nemlig stor vekt på det vi kaller interessentanalyse. Dette er i praksis et grundig stykke arbeid for å sikre at alle personer, etater og instanser som vil kunne ha en mening om de ulike aspektene i prosjektet blir involvert på riktig nivå og til riktig tid. Gjør de ikke det blir det nemlig fort «omatt-atte-omatt-atte»..
Tips nr 2: Argumenter med at Samtidig prosjektering bidrar til bedre møter i prosjektet
Et av de største frustrasjonsmomentene i norsk arbeidsliv er dårlige møter. Nordmenn har et spesielt forhold til møter, det er nesten som dugnad. Vi møter opp, selv om det ikke er noen agenda. Og er det en agenda, så holder vi ut selv om agendaen ikke følges. Vi starter å sjekke epost i smug når diskusjonene utvikler seg til detaljert prosjektering som bare involverer (og interesserer) et fåtall i møtet. Og ikke minst, vi konkluderer mer enn gjerne i en sak selv om en essensiell deltaker ikke var med i møtet. Oppskrift på omkamp.
Metoden Samtidig prosjektering legger nemlig stor vekt på å få til gode møter. Eller sesjoner som vi kaller det. Disse må planlegges og gjennomføres grundig og seriøst. Det er heldigvis ikke så vanskelig. Se bare på denne lille filmsnutten:
Tips nr 3: Finn en medsammensvoren
Ikke noe er så lite morsomt som å sitte alene med en utfordring. Skal du lykkes med å få solgt inn denne metoden vil det optimale være å snakke på tomannshånd med prosjektlederen eller hennes nestkommanderende (assisterende prosjektleder eller prosjekteringsleder). Dette gjelder uansett om du er på kundesiden eller på leverandørsiden. Bruk litt tid på å lese deg opp på innholdet på www.samtidigprosjektering.no. Se de fire filmene og søk eventuelt støtte hos din leder. Alle ledere liker at deres medarbeidere foreslår å prøve noe nytt (men velprøvd) – særlig når effekten vil kunne være raskere prosjektgjennomføring, mindre krangling og færre omkamper.
Tips nr 4: Forbered en "sales pitch" til prosjektgruppen
Å kunne selge inn en idé til en potensiell kunde eller samarbeidspartner er obligatorisk i mange yrker, og er noe vi i samferdselsbransjen med fordel kan bli bedre på. I våre prosjekter er det ofte slik at man kun blir informert om at en beslutning er tatt om hvordan vi skal jobbe. Ved manglende bevis på at vi blir mer effektive, og det at det ikke har blitt formidlet av noen som vi ser opp til eller vi ikke tror det gir oss en morsommere hverdag. Vel, da er det lett å gjøre som vi alltid har gjort.
Et innsalg bør følge følgende oppbygging:
- Forklare problemet («planleggingstiden i norske samferdselsprosjekter er for lang»)
- Hvordan kan vi gjøre det bedre? («Metoden Samtidig prosjektering»)
- Hva er gevinstene for den enkelte («morsommere hverdag»)
Under kan du laste ned en mal for en slik sales pitch. Lykke til med å få en morsommere hverdag i dine prosjekter!
Sweco deltar i FoU-prosjektet Samtidig prosjektering, støttet av Norges Forskningsråd. Leveransene fra dette fire år lange forskningsprosjektet er gjort tilgjengelig på nettsiden for Samtidig prosjektering. Her er det tilgang til mer informasjon om selve metodeverket og hvordan man kan ta det i bruk første gang for å få mer effektiv gjennomføring av samferdselsprosjekter.
