I vår sendte vi ut en undersøkelse for å få svar fra dere som jobber produktorganisert om hva dere opplevde var de største utfordringene med produktorganisering.
Tabellen under viser svarene på spørsmålet: Hos oss er de to største utfordringene for produktorganisering:
Vi fikk svar fra både ledere og andre som jobber produktorganisert, blant annet innenfor statlige virksomheter, kommuner, helse, forsvar, bank og forsikring, IT-miljøer, eiendom og industri.
Ettersom de fikk velge to utfordringer som de mente var de største, summerer tallene i figuren til mer enn 100 prosent. Men hva som troner øverst er det ingen tvil om. «Det er uklart hvem som har ansvar for hva» ble valgt av 71 prosent, mer enn dobbelt så mange som den nest største utfordringen.
Les også: Hva gjør vi med overgangen fra et smidig prosjekt til produktorganisering?
Det handler sjeldent om mangel på vilje
Utfordringer med uklar ansvarsplassering er noe vi kjenner igjen fra ulike prosjekter, men det betyr ikke at folk ikke vil ha ansvar, snarere kan det ofte være at det motsatte er tilfelle. Problemene oppstår heller fordi flere ender opp med å tro at de eier det samme, eller at en oppgave ikke får en tydelig eier før den oppstår og må håndteres.
Vi har sett begge varianter, og kan ta noen eksempler.
En produkteier kan ha full oversikt over produktets lønnsomhet og har prioritert det tekniske utviklingsløpet godt. Underveis justerer ledelsen strategien, for eksempel at graden av selvbetjening i produktet skal økes, uten at det blir kommunisert i tide.
Da må mye godt arbeid gjøres på nytt. Ingen gjorde noe feil, men ulike nivåer satt på ulike oversikter om hvilken retning utviklingen skulle ta.
En annen variant er at to personer tar ansvar for samme oppgave, den ene fordi vedkommende eier den i sitt team, den andre fordi vedkommende eier den på tvers av organisasjonen. Problemene oppstår altså ikke fordi ingen vil ta ansvar, men med mange kokker blir det raskt misforståelser og konflikter.
Felles for eksemplene er at ansvaret ikke blir gjort tydelig når organisasjonen justerer seg til nye måter å jobbe på, og at kommunikasjonen mellom de som satt med sin del av ansvaret ikke var tilstrekkelig.
Les også: Hvordan få likevekt mellom selvledelse og ledelse i en produktorganisering?
Utfordringsbildet er sammensatt
Når vi ser på resten av listen kan vi godt se på ett og ett enkelt punkt: Lav tillit mellom nivåene, team som jobber for forskjellig, for få som kjenner strategien, ledelse som styrer for detaljert.
Likevel er nok flere av dem symptomer på det samme. Så lenge det er uklart hvem som bestemmer hva er det vanskelig å skape og opprettholde tillit.
Når ulike team har ulike roller og mandat jobber de naturligvis også ulikt. Klarer du å rydde i ansvarsfordelingen er sannsynligheten stor for at du også får redusert utfordringene i de andre punktene samtidig.
Les også: Hvorfor er produktorganisering så krevende?
Hvordan gjør vi det?
At det er uklart hvem som har ansvar for hva er nok noe mange kjenner seg igjen i, også de som ikke jobber produktorganisert. Tre grep ser vi at kan fungere:
Snakk sammen på tvers av nivåene. De som eier produktet og de som eier strategien må ha jevn kommunikasjon satt i system. Jo raskere du får justert kursen, desto raskere reduserer du risikoen for unødvendig dobbeltarbeid.
Få kontroll på ansvarsfordelingen med en ansvarsmatrise. En HUKI-matrise systematiserer hvem som eier hva gjennom å avklare hvem som er Hovedansvarlig, hvem som er Utførende, hvem som skal Konsulteres og hvem som bare skal Informeres.
Start i det små. Istedenfor å ta med hele organisasjonen kan det være lurt å heller kjøre det stegvis og begynne med ett team. Test matrisen på de situasjonene dere opplever som vanskelige, eller lag et oppsett for de tilfellene der dere har opplevd konflikt eller usikkerhet. Etter hvert kan dere da skalere opp til flere team.
Er dere modne for produktorganisering?
I Metier gjennomfører vi modenhetsanalyser av produktorganisering. Vi kartlegger hvor dere står i dag, hvor utfordringene ligger og hvilke tiltak dere bør ta tak i først.
Det gjør vi gjennom samtaler med flere nivåer i organisasjonen, kombinert med analyser av relevante data og underlag. På den måten kan vi nå et utgangspunkt for videre tiltak.
Ingen organisasjoner er like. Vi hjelper dere med å finne veien som passer dere
