7 tips til god og effektiv møtekultur i prosjektet

Kompetanseutvikling

5 min. lesning

Møter og møteserier er en viktig og ofte stor del av arbeidshverdagen i mange organisasjoner. Det er en arena hvor vi samles, utveksler informasjon, deler kunnskap, samarbeider og fatter beslutninger. Samtidig kan hyppige, uproduktive møter være en kilde til frustrasjon – og noen ganger hender det vi kommer ut av møter hvor vi i ettertid tenker at tiden brukt er bortkastet, og at man selv kanskje ikke hadde noe der å gjøre. Så har du tenkt over hvordan man kan skape en effektiv og verdiskapende møtekultur? I dette blogginnlegget gir vi deg tips til hvordan du kan skape god møtekultur i din organisasjon. 

Effektive møteserier kan bidra til godt samarbeid, sikre at prosjektmål nås, og skape innovative ideer. Imidlertid kan ineffektive møtepraksiser, slik som overdreven bruk av møter og møteserier, virke mot sin hensikt. Dette er spesielt tilfelle i store og rigide organisasjoner, hvor kommunikasjon ut til alle relevante ressurser kan være en utfordring. Overdreven bruk av møter og møteserier kan føre til tidsbruk uten resultat, lav fremdrift og lavt engasjement, som igjen kan gi konsekvenser for oppnåelsen av prosjektets mål. Det er derfor viktig å ta tak i utfordringene og iverksette strategier for god møtestruktur og -organisering for at møtene skal fungere for sitt formål.

Det finnes flere tiltak en prosjektorganisasjon kan iverksette for å optimalisere møtekulturen, og som prosjektleder har man stor påvirkningskraft. Så hvordan kan vi effektivisere møtekulturen vår for å legge til rette for suksess i prosjektene våre? Her er 7 tips som kan hjelpe deg på veien.

1. Vurder behovet for møter

Evaluer alle eksisterende møteserier for å avgjøre om de er nødvendige og verdiskapende. Fjern eller reduser møter som ikke bidrar til verdiskapning i prosjektet. Dette vil frigjøre tid for ressursene til annet verdiskapende arbeid. Dersom møteserien er nødvendig, men ikke verdiskapende kan man optimalisere den ved å justere agenda, lengde eller deltakere.

2. Etabler møtepolitikk

For å sikre målrettede og produktive møter er det viktig med en møtepolitikk som sikrer klare forventninger for hva man skal oppnå med møtene. Man bør her etablere retningslinjer som alle i organisasjonen skal følge. Dette kan eksempelvis være å ha tydelig definerte formål og agenda for møtene, relevant deltakerliste og bestemt varighet. Andre proaktive retningslinjer kan være å unngå bruk av mobiltelefon og sideprat, samt fremme aktiv deltakelse og lytting i møtet. 


Hold deg oppdatert på hva som skjer i prosjektverden - abonner på  prosjektbloggen.


3. Tydeliggjør roller og ansvar

Bare inviter nødvendige ressurser til møtene og sørg for at alle møtedeltakerne har tydelige roller og ansvarsområder. Dette vil bidra til å øke forståelsen for hvem som har behov for å delta i de ulike møtene for å unngå unødvendig sløsing av tid og ressurser.

4. Deleger beslutningsmyndighet

Gi prosjektteamene større ansvar og beslutningsmyndighet. Dette vil bidra til økt effektivitet i organisasjonen, da det reduserer involvering fra ledelsen gjennom å ha tillit til prosjektteamenes kompetanse og beslutningsevne. 

5. Utforsk alternative kommunikasjonsplattformer

Kommunikasjon ut til alle ressurser i en organisasjon kan være en utfordring, og er ofte en av primærårsakene til overdrevet bruk av møter og møteserier. Et godt tiltak vil derfor være å utforske andre alternative kommunikasjonsplattformer for å formidle status eller diskutere mindre kritiske saker. Still deg selv spørsmålet; Kan informasjonen som skal formidles i dette møtet heller formidles i en e-post? Kan man kanskje øke bruken av Teams (eller tilsvarende) for å holde prosjektorganisasjonen oppdatert på status i ulike prosesser og aktiviteter i prosjektet? Kanskje kan prosjektdeltakere som ikke har behov for å delta i en hel møteserie heller følge status på prosesser gjennom å lese møtereferater? Dette kan redusere behovet for møter og frigjøre mer tid for effektivt arbeid. 

Les også: 4 tips for god kommunikasjon i prosjekter og Hvorfor bruke klarspråk i prosjekter?

 6. Forankring fra ledelsen

Engasjement fra ledelsen er viktig for at tiltak for optimalisering av møtekulturen skal implementeres i hele organisasjonen. Ledelsen skal gå foran som eksempel på hvordan møtene skal organiseres og gjennomføres, og bør tilby veiledning for å øke både fokus og kompetanse blant sine ressurser. Dette kan eksempelvis være gjennom workshopper eller kurs i effektivisering av møtepraksis for de ansatte. 

7. Kontinuerlig evaluering og forbedring

Identifiser forbedringsområder ved å kontinuerlig gjennomføre evalueringer av organisasjonens møtekultur, møteserier og kommunikasjonsprosesser. Frem er miljø hvor de ansatte er bevisste på viktigheten av effektiv møtekultur og hvilke gevinster det kan skape. Lytt til og be om tilbakemeldinger og ideer fra prosjektdeltakerne.  

Ved å proaktivt ta grep om utfordringene man står overfor og kontinuerlig evaluere organisasjonens møtekultur, kan du gjøre møtene til verdifulle og formålstjenlige arenaer der deltakerne kan bidra aktivt, og hvor beslutninger kan bli tatt mer effektivt. Vær oppmerksom på at en effektiv møtekultur er avhengig av å ha klare møteformål, aktiv deltakelse og involvering, samt kontinuerlig evaluering og forbedring. Å sette fokus på disse prinsippene vil hjelpe prosjektorganisasjoner med å lykkes i sine prosjekter. 

 

Abonner på prosjektbloggen


Lene jobber med virksomhetsutvikling innen prosjektbaserte industrivirksomheter. Hun har bakgrunn som sivilingeniør innen industriell økonomi og har prosjektledererfaring fra store offentlige byggeprosjekter. Lene er spesielt interessert i å hjelpe virksomheter med å utvikle seg gjennom å implementere smartere prosesser. Fritiden tilbringes helst på fjellet eller på reisefot til en spennende destinasjon.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hvordan lykkes med kompetanseheving gjennom e-læring?

Det er ingen tvil; korona-pandemien har satt sine spor og gjort oss mer digitale. Mange av oss sitter nå i en hybrid arbeidshverdag med noe hjemmekontor og noen dager på kontoret i uka. Det har også gjort noe med preferansene våre. Vi har lært oss å bruke digitale hjelpemidler på en mer effektiv måte og mange av oss foretrekker webinarer fremfor seminarer eller frokostseminarer når vi skal få litt kunnskapspåfyll. Det har også blitt en mer fleksibel hverdag for mange av oss. Det å tilpasse hverdagslogistikken til arbeidslivet kan fort bli enklere om du har mulighet for å stille i et møte digitalt. Da er det heller ingen grunn til at du ikke også skal kunne ha fleksible alternativer når det kommer til kompetanseheving. Her gir vi deg tips og triks til hvordan du kan lykkes med e-læring når du skal heve din kompetanse til høsten.

Hva er forskjellen mellom Jungiansks Type Index og Big Five?

Med utallige personlighetstester tilgjengelig, hvordan vet vi hvilken som gir oss de mest innsiktsfulle svarene? To av de mest anerkjente metodene, Big Five, også kjent som femfaktormodellen, og Jungiansk Type Index (JTI), tilbyr verdifull innsikt for å forstå, ikke bare hvem vi er, men også hvordan vi best kan samhandle med andre. I dette blogginnlegget ser vi på hva som er særegent for hver av dem, hva som skiller de fra hverandre og til hvilket bruk de er mest egnet.

Hva er forskjellen på suksessfaktorer og suksesskriterier i prosjekter?

Det er viktig å ha fokus på hva som skal til for å lykkes når du jobber med prosjektledelse. To begreper som ofte diskuteres er suksessfaktorer og suksesskriterier. Selv om disse begrepene kan virke like, representerer de to forskjellige aspekter av prosjektets suksess. I dette blogginnlegget skal vi utforske forskjellen mellom suksessfaktorer og suksesskriterier, og hvordan de begge spiller en avgjørende rolle i å sikre vellykkede prosjekter.