Møter og møteserier er en viktig og ofte stor del av arbeidshverdagen i mange organisasjoner. Det er en arena hvor vi samles, utveksler informasjon, deler kunnskap, samarbeider og fatter beslutninger. Samtidig kan hyppige, uproduktive møter være en kilde til frustrasjon – og noen ganger hender det vi kommer ut av møter hvor vi i ettertid tenker at tiden brukt er bortkastet, og at man selv kanskje ikke hadde noe der å gjøre. Så har du tenkt over hvordan man kan skape en effektiv og verdiskapende møtekultur? I dette blogginnlegget gir vi deg tips til hvordan du kan skape god møtekultur i din organisasjon.
Effektive møteserier kan bidra til godt samarbeid, sikre at prosjektmål nås, og skape innovative ideer. Imidlertid kan ineffektive møtepraksiser, slik som overdreven bruk av møter og møteserier, virke mot sin hensikt. Dette er spesielt tilfelle i store og rigide organisasjoner, hvor kommunikasjon ut til alle relevante ressurser kan være en utfordring. Overdreven bruk av møter og møteserier kan føre til tidsbruk uten resultat, lav fremdrift og lavt engasjement, som igjen kan gi konsekvenser for oppnåelsen av prosjektets mål. Det er derfor viktig å ta tak i utfordringene og iverksette strategier for god møtestruktur og -organisering for at møtene skal fungere for sitt formål.
Det finnes flere tiltak en prosjektorganisasjon kan iverksette for å optimalisere møtekulturen, og som prosjektleder har man stor påvirkningskraft. Så hvordan kan vi effektivisere møtekulturen vår for å legge til rette for suksess i prosjektene våre? Her er 7 tips som kan hjelpe deg på veien.
1. Vurder behovet for møter
Evaluer alle eksisterende møteserier for å avgjøre om de er nødvendige og verdiskapende. Fjern eller reduser møter som ikke bidrar til verdiskapning i prosjektet. Dette vil frigjøre tid for ressursene til annet verdiskapende arbeid. Dersom møteserien er nødvendig, men ikke verdiskapende kan man optimalisere den ved å justere agenda, lengde eller deltakere.
2. Etabler møtepolitikk
For å sikre målrettede og produktive møter er det viktig med en møtepolitikk som sikrer klare forventninger for hva man skal oppnå med møtene. Man bør her etablere retningslinjer som alle i organisasjonen skal følge. Dette kan eksempelvis være å ha tydelig definerte formål og agenda for møtene, relevant deltakerliste og bestemt varighet. Andre proaktive retningslinjer kan være å unngå bruk av mobiltelefon og sideprat, samt fremme aktiv deltakelse og lytting i møtet.
3. Tydeliggjør roller og ansvar
Bare inviter nødvendige ressurser til møtene og sørg for at alle møtedeltakerne har tydelige roller og ansvarsområder. Dette vil bidra til å øke forståelsen for hvem som har behov for å delta i de ulike møtene for å unngå unødvendig sløsing av tid og ressurser.
4. Deleger beslutningsmyndighet
Gi prosjektteamene større ansvar og beslutningsmyndighet. Dette vil bidra til økt effektivitet i organisasjonen, da det reduserer involvering fra ledelsen gjennom å ha tillit til prosjektteamenes kompetanse og beslutningsevne.
5. Utforsk alternative kommunikasjonsplattformer
Kommunikasjon ut til alle ressurser i en organisasjon kan være en utfordring, og er ofte en av primærårsakene til overdrevet bruk av møter og møteserier. Et godt tiltak vil derfor være å utforske andre alternative kommunikasjonsplattformer for å formidle status eller diskutere mindre kritiske saker. Still deg selv spørsmålet; Kan informasjonen som skal formidles i dette møtet heller formidles i en e-post? Kan man kanskje øke bruken av Teams (eller tilsvarende) for å holde prosjektorganisasjonen oppdatert på status i ulike prosesser og aktiviteter i prosjektet? Kanskje kan prosjektdeltakere som ikke har behov for å delta i en hel møteserie heller følge status på prosesser gjennom å lese møtereferater? Dette kan redusere behovet for møter og frigjøre mer tid for effektivt arbeid.
Les også: 4 tips for god kommunikasjon i prosjekter og Hvorfor bruke klarspråk i prosjekter?
6. Forankring fra ledelsen
Engasjement fra ledelsen er viktig for at tiltak for optimalisering av møtekulturen skal implementeres i hele organisasjonen. Ledelsen skal gå foran som eksempel på hvordan møtene skal organiseres og gjennomføres, og bør tilby veiledning for å øke både fokus og kompetanse blant sine ressurser. Dette kan eksempelvis være gjennom workshopper eller kurs i effektivisering av møtepraksis for de ansatte.
7. Kontinuerlig evaluering og forbedring
Identifiser forbedringsområder ved å kontinuerlig gjennomføre evalueringer av organisasjonens møtekultur, møteserier og kommunikasjonsprosesser. Frem er miljø hvor de ansatte er bevisste på viktigheten av effektiv møtekultur og hvilke gevinster det kan skape. Lytt til og be om tilbakemeldinger og ideer fra prosjektdeltakerne.
Ved å proaktivt ta grep om utfordringene man står overfor og kontinuerlig evaluere organisasjonens møtekultur, kan du gjøre møtene til verdifulle og formålstjenlige arenaer der deltakerne kan bidra aktivt, og hvor beslutninger kan bli tatt mer effektivt. Vær oppmerksom på at en effektiv møtekultur er avhengig av å ha klare møteformål, aktiv deltakelse og involvering, samt kontinuerlig evaluering og forbedring. Å sette fokus på disse prinsippene vil hjelpe prosjektorganisasjoner med å lykkes i sine prosjekter.
