Mange bedrifter setter i gang forbedringsarbeid for å holde på eller øke sin konkurransekraft i markedet. Vi gir deg 3 tips som er viktig å tenke for og lykkes med forbedringsarbeid.Teknologiutviklingen går raskere, konkurrentene blir stadig mer kreative og myndighetene gjennomfører av og til lovendringer som bedriftene må forholde seg til.
Bedrifter setter da ofte i gang tiltak for å håndtere disse nye mulighetene, truslene eller lovendringene i omgivelsene. Mange tiltak mislykkes i form av at gjennomføringen blir for dårlig eller at de ønskede effektene av tiltakene ikke realiseres.
Hvordan organisere forbedringsarbeidet?
Mange bedrifter gyver løs på arbeidet uten å tenke igjennom hvordan de best skal organisere arbeidet for å lykkes. De er i alle fall tre måter å organisere forbedringsarbeidet på:
- Linjeorganisering
- Prosjektorganisering
- Programorganisering med flere prosjekter
Forbedringsoppgavene kan organiseres og utføres i linjeorganisasjonen og dermed benytte den til å styre og drive arbeidet framover. Arbeidet kan også organiseres som et prosjekt med en midlertidig organisasjon som skal levere ett sett med leveranser. Bruk av prosjekt som arbeidsform gir ofte en positiv effekt sammenlignet med å organisere arbeidet som en del av linjeorganisasjonen. Man får større fokus på det som skal gjøres, tydeligere mål, bedre styring og man får etablert en god arena for tverrfaglig samarbeid på tvers av linjeorganisasjonen.
LES OGSÅ: Hva kjennetegner et prosjekt, Prosjekt eller arbeidsoppgave?
Fordelene av å organisere arbeidet i et program
Noen ganger er det nødvendig med flere prosjekter og da kan det være fornuftig å organisere arbeidet som et program. Et program er en samling av prosjekter og aktiviteter med et felles overordnet mål, en slags felles visjon eller målbilde som prosjektene støtter opp om. Et program har ofte varighet på flere år, og programmets prosjekter kan gjennomføres i sekvens eller i parallell (helt eller delvis). En viktig forskjell mellom et prosjekt og et program er at programmet også har ansvar for å følge opp gevinstrealiseringen eller uttak av effekter
Organisering av prosjekter i et program gir fordeler når prosjektene har nære avhengigheter til hverandre, og det er mer hensiktsmessig å planlegge, gjennomføre og styre dem som en helhet. Avhengigheter kan være at leveranser fra et prosjekt nyttiggjøres av et annet prosjekt, eller at prosjektene trekker på de samme ressursene.
I de tilfeller der bedrifter velger å programorganisere forbedringsarbeidet, vil det være nødvendig med en programledelse.
Typiske ansvarsområder for programledelsen vil være:
- Fastsette felles visjon og målbilde og følge opp målsettinger som påvirker programmets og prosjektenes målsettinger
- Identifisere og følge opp viktige leveranser og effekter av programmet og tilhørende prosjekter
- Styring av felles ressurser og løsning av ressurskonflikter innenfor programmet
- Identifisere avhengigheter på tvers av prosjektene og utvikle løsningstilnærminger
- Planlegge og gjennomføre gevinstrealisering som følge av prosjektenes leveranser
- Støtte og veilede prosjektene
Det er fornuftig å vurdere de ulike måtene å organisere forbedringsarbeidet på før en gyver løs på arbeidet.
