PRINCE2 er en omfattende metode som skal passe både store og små prosjekter. For små prosjekter kan antallet ledelsesprodukter som skal produseres virke overveldende.
Et av prinsippene i PRINCE2 er imidlertid at rammeverket skal tilpasses hvert enkelt prosjekt. Vi har derfor laget en oversikt over de 10 viktigste malene du trenger for å gjennomføre et prosjekt i henhold til PRINCE2-metodikken.
1. Gevinstevalueringsplan
Gevinstevalueringsplanen beskriver hvordan og når måling av oppnåelsen av prosjektets gevinster skal gjøres. Planen presenteres for prosjekteier under initieringen av prosjekter, oppdateres ved hver faseavslutning og brukes i avslutningen av prosjektet for å definere hvilke gevinstgjennomganger som skal kjøres etter prosjektet.
2. Business Case (Prosjektforslag)
Business caset er et av de viktigste dokumentene i prosjektet og beskriver grunnlaget for å sette i gang prosjektet. Business caset dokumenterer kostnader på utvikling, implementering og løpende drifts- og vedlikeholdskostnader opp mot gevinster som skal oppnås i prosjektet. En grov business case utvikles i oppstart av prosjektet. Videre blir business caset forfinet i prosessen "Initiere et prosjekt". Prosessen "Eierstyring av prosjektet" dekker godkjenning og gjentatt bekreftelse av business case.
Business caset brukes også i prosessen "Kontrollere en fase" når konsekvensen av emner og usikkerheter vurderes. Den gås gjennom og oppdateres på slutten av hver ledelsesfase gjennom prosessen "Lede en faseovergang", og på slutten av prosjektet av prosessen "Avslutte prosjektet".
I Prosjektveiviseren til Difi kalles business caset prosjektbegrunnelse og brukes for å etablere et styringsredskap for å vurdere forholdet mellom prosjektets kostnader og forventede gevinster. Hvis du vil lære mer om prosjektveiviseren til Difi så kan du ta en titt på vårt gratis innføringskurs i prosjektveiviseren.
3. Sluttrapport
Sluttrapporten brukes i avslutningen av prosjektet for å sammenlikne hvordan prosjektet gikk i forhold til den dokumentasjonen som ble utarbeidet til autoriseringen av prosjektet. Dokumentet brukes også for å dokumentere erfaringer som kan være nyttige for andre prosjekter og videreføre detaljer om arbeid som ikke er ferdig, gjenstående usikkerheter og annet som kan være nyttige for de som skal ta imot produktet som prosjektet har levert.
4. Faseavslutningsrapport
Faseavslutningsrapporten brukes til å oppsummere prosjektets fremdrift til dags dato og gir tilstrekkelig informasjon om prosjektets totale situasjon slik at prosjektstyret kan avgjøre hva som skal skje videre med prosjektet.
5. Høydepunktsrapport
En høydepunktsrapport brukes for å gi prosjektstyret og eventuelle andre interessenter en oppsummering av prosjektets status. Prosjektstyret bruker denne rapporten for å skaffe seg et bilde av fremdriften i en fase og prosjektet totalt sett. Prosjektlederen bruker også høydepunktsrapporten som underlag for å gi råd til prosjektstyret om potensielle problemer eller områder der prosjektstyret kan hjelpe.
6. Plan
En plan uttrykker hvordan og når mål skal oppnås, ved å vise prosjektets viktigste produkter og aktiviteter sammen med ressursene som kreves. Det er tre plannivåer i PRINCE2:
- En Prosjektplan leverer planlagte kostnader til "Business Case", og den identifiserer ledelsesfasene og andre viktige kontrollpunkter. Den blir brukt av prosjektstyret som en baseline som prosjektfremdriften skal måles opp mot.
- Faseplaner dekker produktene, aktivitetene og ressursene i en fase og brukes som en baseline som man måler fasefremdrift opp mot.
- Hvis man bruker egne Teamplaner kan de bestå av en tidsplan knyttet til arbeidspakkene som er tildelt en teamleder.
Det finnes mange metoder, teknikker og verktøy man kan ta i bruk for å lage planer. Hvis du vil lære mer om planlegging anbefaler vi deg kurset planlegging, oppfølging og kontroll i prosjekter som inngår i Metiers Diploma in Project Management.
7. Prosjektforsalg
Et prosjektforslag brukes for å gi et fullstendig underlag for initieringen av prosjektet, og utarbeides i oppstartsfasen. I initieringen av prosjektet videreutvikles og forfines dette underlaget videre i initieringsdokumentasjon, som erstatter prosjektforslaget.
8. Initieringsdokumentasjon
Formålet med initieringsdokumentasjonen er å definere prosjektet. Retningen til prosjektet og omfanget danner sammen med faseplanen «kontrakten» mellom prosjektlederen og prosjektstyret. Dokumentet danner også grunnlaget for hvordan prosjektet skal ledes og brukes for å vurdere om prosjektet totalt sett blir vellykket.
Initieringsdokumentet er, i motsetning til prosjektforslaget, et levende dokument som gir informasjon om nåværende status, planer og kontrollmekanismer i prosjektet. Dokumentet bør derfor lagres i versjoner slik at man kan se hva som var grunnlaget for en beslutning senere i prosjektet.
9. Prosjektproduktbeskrivelse
Prosjektproduktbeskrivelsen definerer hva prosjektet må levere for å bli godkjent. Den brukes for å:
- Forankre prosjektets omfang og krav
- Definere kundens kvalitetsforventninger
- Definere akseptansekriteriene, metodene og ansvar
Produktbeskrivelsen for prosjektet opprettes i oppstarten og forfines når det utarbeides en prosjektplan.
10. Usikkerhetsstrategi
Dokumentet beskriver hensikten med usikkerhetsstyring, beskrivelse av prosedyrer, roller og ansvar, usikkerhetstoleranser, tidspunkter for usikkerhetsanalyser, verktøy og teknikker og krav til rapportering.
Ønsker du å få flere nyttige tips som dette?
Da bør du ta en titt på vår kunnskaps- og læringsportal myMetier+. Der har vi samlet kvalitetssikret innhold om PRINCE2 og om prosjektledelse generellt som du vil dra stor nytte av i prosjektarbeidet.
