Value for Money – verdifull prosjektgjennomføring.jpg

Value for Money – verdifull prosjektgjennomføring

Skrevet av Kjersti Hallingstad - 9. april 2018
«Suksess er farlig. Man begynner å kopiere seg selv, og det å kopiere seg selv er farligere enn å kopiere andre» – skal Pablo Picasso ha sagt.

Den seneste Metierundersøkelsen (2017)* slår fast at antall prosjekter som lykkes går ned. Og det er en forholdsmessig stor nedgang dessverre. Sammenlikner vi med funn fra den foregående rapporten viser Picassos påståtte utsagn seg som en viktig erkjennelse. 2016-rapporten viser nemlig at 75% av respondentene mener de leverer flere og flere vellykkede prosjekter. Hvem er det disse kopierer...?

Hva gjør et prosjekt til en suksess?

Kanskje like viktig å spørre; for hvem skal prosjektet være en suksess? Er det en suksess dersom prosjektet leveres til riktig tid, innenfor kostnadsramme og til avtalt kvalitet? Eller ligger suksessen også i hvordan prosjektet tilfører verdi til eier og bruker?

Metier OEC har gjennom flere år vært med i forskningsprosjektet OSCAR. Bakgrunnen for prosjektet er en erkjennelse av at det er en klar sammenheng mellom hvordan vi utformer og drifter våre nærings- og yrkesbygg – og hvilke verdier den virksomheten som eier og bruker disse arealene produserer. Målet med forskningen er å få bedre kunnskap om hva som bidrar til god verdiskapning for eiere og brukere gjennom byggenes levetid. Prosjektet er først og fremst et kunnskaps- og kompetanseprosjekt som skal bidra til økt oppmerksomhet mot livsløpsplanlegging og sikre verdi for bruker og eier i bruksfasen. Vi må lære av de vellykkede prosjektene.


Riktig prosjekt – godt gjennomført.

Hva må prosjektet ha på plass, gjøre, etablere, løfte fram som viktige oppgaver for å sikre en verdifull prosjektgjennomføring? Oscar-prosjektet har sett på hva som kreves av kunnskap om bygg i bruk, hvordan dette kan implementeres i tidlig planlegging av prosjektet for å sikre nettopp verdi for eier og bruker.

Et av de viktige funnene fra Oscar-prosjektet, som også bekreftet gjennom Metierundersøkelsen, viser at manglende fokus fra toppledelsen, eller prosjekteier, gir risiko for at planlagte gevinster ikke realiseres. Tydelige mål og krav betinger at prosjekteier erkjenner sitt eierskap, og herunder sitt ansvar for verdien som skal skapes. Men dette er ikke et midlertidig ansvar som kun utøves når prosjektet er i støpeskjeen. Manglende forankring eller involvering av ledelsen underveis skaper rom for å utvikle et prosjekt på vei bort fra hva som var vesentlige forutsetninger for prosjektsuksess. Et suksessfullt prosjekt evner å legge til rette for å hente ut planlagt verdi for eier og bruker, med tydelig eierstyring. Rollen som «verdivokter» synes nødvendig å vokse fram.

Funn fra Oscar-prosjektet viser at prosjektledelsen ofte mangler kunnskap om hvordan man omsetter brukers og eiers strategiske mål til god prosjektledelse. Det finnes flere gode metoder. For eksempel innen verdibasert prosjektledelse og livsløpsplanlegging, men disse benyttes sjeldent. Målinger som ser på effekten og verdien for eier og bruker utføres sjeldent. Når dette ikke måles er det vanskelig å si noe om hvilken effekt prosjektet har hatt for eier og bruker. Dette sammen med uklare rammebetingelser, eksempelvis som følge av politiske prosesser, variasjon i økonomiske bevilgninger og utydelige mandater representerer betydelige hinder for verdifull prosjektgjennomføring.

Hvilken verdi velger vi oss?

Det er vanskelig å finne et absolutt mål for verdi, kanskje umulig, da dette i stor grad er avhengig av kontekst. Bygget er ikke en verdi i seg selv, men har bare en verdi i måten det blir utnyttet på. Et bygg kan ha verdi fordi tomten er verdifull i salgsverdi om noen vil kjøpe den. En investering gir mulighet for verdi, men selve verdiskapingen er derfor et resultat av menneskelig aktiviteter.

Fra Oscar-prosjektet viser undersøkelser at verdiaspekter knyttet til kortsiktige finansielle betraktninger blir vektlagt høyere enn langsiktig verdiskaping. I praksis betyr dette at man i tidligfase av byggeprosjekter ikke fokuserer tilstrekkelig på den verdien bygget skal skape for brukere og eiere i byggets levetid. For brukere og eiere betyr dette at mulighetene for optimal verdirealisering ikke blir godt nok ivaretatt i tidligfase av byggeprosjekter. Det er i tidligfase avgjørelsene som har størst innvirkning på senere verdirealisering for brukere og eiere tas.

Undersøkelser viser at prosjekter ofte prioriterer målbare effekter som knyttes til regelverk og føringer fra myndigheter. Eksempelvis energiforbruk, arealutnyttelse og tilstandsgrad på bygg. Selvfølgelig viktige områder, men kanskje ikke det som er mest verdifullt for bruker likevel? Arbeidsflyt og logistikk er vesentlig for mange virksomheter. Og for eksempelvis sykehuspasienter og -ansatte vil farger, dagslys, «atmosfære» også være viktige verdier i driftsfasen. Kunnskap om driftsverdi, ut over «lett målbare» parametere, er nødvendig å overføre til tidligfase av prosjektet.

Det er prosjektledelsens ansvar å oversette både effektmål og resultatmål til målbare indikatorer og benytte disse som styringsmål i prosjektgjennomføringen. Målene må derfor være mulig å oversette til målbare parametere fordi de gir eier og bruker verdi – og ikke fordi de er enkle å måle.

Mennesket er viktigst

Hva gjør dem som lykkes med å levere suksessrike prosjekter? Det viser seg å være noen fellestrekk, heldigvis. Skal vi lære av andre, så velg å lære av de som ser ut til å gjentakende gjøre «de rette tingene». Trenden viser at det ikke er enten systemer og struktur eller mennesket og kultur. Her er det både og. Vi liker gjerne å tro at «min prosjektmetode» er riktig, fordi den funket bra sist. Men undersøkelser utført i forbindelse med både Oscarprosjektet og Metierundersøkelsen løfter fram fokus på kontinuerlig kompetansebygging for prosjektledelse generelt, og prosjekteierstyring spesielt som fellestrekk for vellykkede prosjekter. Sjekklister, rutiner, prosessmodeller, faseoverganger, styringssystemer generelt er nødvendig som et stabilt skjelett.

Dog, selvfølgelig kontinuerlig tilpasset de «lure triks» som vi kopierer fra verdifulle prosjektgjennomføringer;

  1. Det er lurt å definere rollene i prosjektet med beskrivelse av ansvar og kompetansebehov.
  2. Det er lurt å sette av tilstrekkelig med tid for etablering av de riktige målene basert på de verdiene som faktisk er viktige for eier og bruker.
  3. Det er lurt å ha kontinuitet i sentrale prosjektroller slik at informasjon ikke går tapt i prosjektets nødvendige faseoverganger.
  4. Det er lurt å ha tydelige rammer for brukerinvolveringen, slik at riktig personell blir involvert til rett tid og vet hva de har «lov» til å mene noe om.
  5. Det er lurt å etablere verdivokter(e) som holder tak i investeringens utløsende «hvorfor?» underveis i hele prosessen, selv om omgivelsene/rammene og kanskje også forutsetningene endrer seg.
  6. Det er lurt å skape tydelig ramme for eierstyring allerede før det faktisk er noe å styre og ikke etter det er gått galt.
  7. Det er lurt å ha respekt for struktur og system, men det er lurt å ikke undervurdere verdien av å ha rett person på rett plass.
  8. Det er lurt, og verdifullt, og kopiere andre.

Gratis introduksjonswebinar

*) Metierundersøkelsen 2017 er landets store prosjektundersøkelse. Den har som mål å finne ut hvordan det står til med prosjekt-Norge på et overordnet plan.

Temaer: Prosjektledelse, Gevinstrealisering


Kjersti Hallingstad

Skrevet av Kjersti Hallingstad

Kjersti jobber som rådgiver i Metier OEC. Hun har lang prosjekterfaring fra ulike bransjer. De siste 10 årene har hun jobbet med helsebyggprosjekter, i alle faser av et investeringsprosjekt, fra utviklingsplaner til ibruktakelse av nybygg/ombyggingsarealer, som prosjektleder, prosjektstyrer og rådgiver. Kjersti er utdannet sivilingeniør fra NTNU.

Mest leste artikler