Hvordan kan vi identifisere og utnytte skjulte ressurser? I en stadig mer kunnskapsdrevet verden, jakter organisasjoner på den beste kompetansen. Ofte ser vi utover i denne jakten, og henter inn informasjon fra eksterne aktører. Men det mange kanskje ikke tenker på er hvilke skjulte ressurser som allerede eksisterer i egen organisasjon. Denne skjulte ressursen kalles for «taus kunnskap».
Det kan være kunnskapen som utgjør prosjektlederens instinktive forståelse for når man skal trykke på bremsen eller når man skal gi gass i et prosjekt. Det kan være kunnskapen som utgjør forskjellen mellom en A-elev og en B-elev, eller det kan være kunnskapen som skiller en dyktig håndverker fra en ordinær håndverker.
Om du skal starte et prosjekt i din organisasjon, kan det være smart å ha en idé om hva slags skjult kunnskap som finnes i linja. Det er nemlig slik at dette kan være vel så verdifullt å ha med seg som ren faglig kunnskap i en prosjektorganisasjon.
I dette blogginnlegget vil vi utforske hva taus kunnskap er, hvorfor det er viktig for organisasjoner å oppmuntre til deling av slik kunnskap, samt hvilke strategier virksomheter kan benytte seg av for å øke delingen av denne kunnskapsformen.
Hva er taus kunnskap?
Taus kunnskap kan beskrives som kunnskap det er vanskelig å formidle og dokumentere. Vi er alle kjent med hvordan det var å lære å sykle som barn. Det er veldig vanskelig å beskrive hva som gjør at du klarer å sykle rett frem uten å vingle eller falle. Det kan likedan være vanskelig å beskrive til en annen person hvordan du klarer å svømme. Dette er ferdigheter og kunnskaper vi har ervervet gjennom prinsippet «learning by doing». Ettersom det er vanskelig å eksplisitt beskrive slike ferdigheter, omtales det som «tause kunnskaper». Den kjennetegnes ved at den er personlig, kontekst-spesifikk, samt vanskelig å kode og overføre mellom mennesker.
Hvor mye av vår kunnskap er taus?
Empirisk forskning viser til et 80/20-prinsipp hvor i gjennomsnitt kun 20% av en organisasjons kunnskap er dokumentert og systematisert. Resterende 80% er forankret i de ansattes hoder, hvor mye av dette er individuell taus kunnskap ervervet gjennom tidligere erfaringer hos de ansatte. Risikoen med en høy forekomst av taus kunnskap i en organisasjon, er både at organisasjonen ikke utnytter og anvender kunnskapen til profiterende formål, samt at de ansatte tar med seg denne viktige kunnskapen når arbeidsforholdet avsluttes.
Ettersom denne formen for kunnskap utgjør en såpass høy prosentandel av en organisasjons totale kunnskapsbase, kan det være viktig å ikke undervurdere denne kunnskapsformens rolle og viktighet i relasjon til organisasjoners langsiktige suksess og konkurranseevne i markedet.
Hvorfor er fokus på taus kunnskap viktig?
Noe de aller fleste virksomheter har til felles, er opplæring av nyansatte. Disse må innføres i virksomhetens rutiner og systemer. Her er mentorløsninger ofte brukt. I hvilken grad mentoren evner å gjøre sin tause kunnskap eksplisitt i opplæringsprosessen, kan i stor grad påvirke hvor effektiv og dyktig den nyansatte blir i sin jobb. Evnen og bevisstheten til å forklare hva som gjør akkurat deg så flink til å utøve visse oppgaver i din hverdag, kan være vanskelig ettersom mye av dette kommer til å være taus kunnskap.
Så hvorfor er det så viktig å oppmuntre til deling av slik kunnskap?
Ekspertise og kompetanse:
Flere ansatte i organisasjonen har spesialisert taus kunnskap som er avgjørende for deres roller. Dette kan være tekniske ferdigheter, bransjeinnsikt og operasjonell kunnskap som ikke lett kan dokumenteres. Å gjenkjenne og utnytte denne ekspertisen kan bidra til å øke effektiviteten og kvaliteten på arbeidet som utføres.
Innovasjon og kreativitet:
Taus kunnskap er forankret i enkeltpersoners unike erfaringer, intuisjon og innsikt. Denne formen for kunnskap kan være drivkraften bak nyskapende ideer og kreative løsninger. Når organisasjoner verdsetter og utnytter dette, kan de oppmuntre til innovasjon og skape konkurransefordeler.
Kultur for læring:
Taus kunnskap spiller en sentral rolle i både videreutviklingen av ansatte, og i opplæringen av nyansatte. Når erfarne medarbeidere deler sin tause kunnskap med kolleger eller dokumenterer dette i egnede systemer, kan rike kunnskapsmiljøer etableres, læringsprosesser akselereres, samt kultur og systemer endres til å absorbere viktig kunnskap kontra å gi slipp på den. Dette kan motvirke eksempelvis høy turnover hvor ekspertene da tar med seg kunnskapen når de drar. Det er i en virksomhets interesse å absorbere kunnskapen til sine ansatte som en del av deres rutiner.
Beslutningstaking og problemløsning:
Organisasjoner og prosjekter står ofte overfor komplekse beslutninger og utfordringer. Taus kunnskap, inkludert historisk kontekst og erfaringsbaserte innsikter, gir et verdifullt perspektiv som kan veilede beslutningstakere. Denne kunnskapen kan hjelpe organisasjoner med å ta mer informerte beslutninger og håndtere problemer mer effektivt.
Først og fremst representerer taus kunnskap en betydelig ressurs for organisasjoner. Ved å anerkjenne og verdsette betydningen av taus kunnskap, kan organisasjoner utvikle en kultur som oppmuntrer til kunnskapsdeling, samarbeid og læring. Dette kan bidra til å styrke organisasjonens konkurransekraft og evne til å tilpasse seg endringer i et stadig skiftende forretningsmiljø.
Les også: Power skills: 4 ferdigheter du trenger for å lykkes med prosjekter.
Utfordringer ved å formidle taus kunnskap
Den mest verdifulle tause kunnskapen kan være det som gjør akkurat deg særskilt god til å løse visse oppgaver. Eksempelvis «Jens er så rå på kundemøter, han vet akkurat hva han skal si og utstråler en profesjonell trygghet og overbevisning som er beundringsverdig». For Jens selv er det ikke sikkert at han er bevisst på hva som gjør han så flink til dette. Ofte sier han da «Jeg bare er meg selv, vet ikke hva jeg skal si». I realiteten er det spesifikke kvaliteter og ferdigheter Jens har, som gjør han god til jobben han gjør. Utfordringen med å overføre denne kunnskapen til kolleger er at Jens må være bevisst sine egne ferdigheter før han kan formulere dette videre, og dermed gjøre kunnskapen eksplisitt.
Bevisstgjøring er viktig
Første steg på veien mot å gjøre taus kunnskap eksplisitt, handler om en bevisstgjøring av egne ferdigheter og kvaliteter. Hvis Jens er bevisst hvilke konkrete ferdigheter eller kvaliteter som gjør han god på det han gjør, er det mulig å overføre denne kunnskapen ved å eksplitt formulere den til sin kollega. Om Jens ikke er bevisst dette, kan det benyttes diverse metoder for å prøve å fange opp den tause kunnskapen i praksis.
Hvordan kan man transformere taus kunnskap til eksplisitt kunnskap?
Som sagt er taus kunnskap vanskelig å formidle, og ofte evner du bare å vise den i praksis. Ved å gjøre det, prøver man å overføre kunnskapen med observasjonslæring. En svakhet ved denne metodikken er at de man formidler til tolker subjektivt hva hun eller han ser, noe som skaper rom for feilinnlæring og misforståelser.
Å gjøre taus kunnskap til eksplisitt kunnskap er en viktig del av kunnskapsforvaltningen i en organisasjon. Her er noen ulike strategier for å håndtere taus kunnskap:
- Identifisering og registrering av taus kunnskap: Det første trinnet er å identifisere hvilken taus kunnskap som eksisterer i organisasjonen. Dette kan involvere intervjuer med erfarne ansatte, observasjon av arbeid eller bruk av spørreundersøkelser for å samle informasjon.
- Skap en kultur for kunnskapsdeling: Legg til rette for en kultur for kunnskapsdeling der ansatte føler seg komfortable med å dele sine innsikter, forståelser og erfaringer. Gjør det klart at deling av kunnskap verdsettes og bidrar til organisasjonens suksess.
- Interaksjoner og samtaler: Skap plattformer der ansatte kan delta i samtaler, diskusjoner og samarbeidende oppgaveløsning. Uformelle interaksjoner som eksempelvis kaffepauser, teammøter eller idédugnader, kan fremme synliggjøringen av taus kunnskap og gjøre den eksplisitt.
- Mentorordninger og veiledning: Presenter programmer for mentorløsninger og veiledning der erfarne ansatte kan veilede nykommere. En-til-en-samarbeid belyser og identifiserer taus kunnskap, slik at kunnskapen kan transformeres og overføres.
- Dokumentasjon: Oppfordre ansatte til å dokumentere sine tause kunnskaper skriftlig. Dette kan inkludere utarbeidelse av manualer, retningslinjer eller beste praksis. Samarbeidsverktøy og systemer for kunnskapsforvaltning kan hjelpe med denne prosessen.
- Narrativer: Oppmuntre ansatte til å dele historier om sine erfaringer, utfordringer og løsninger. Fortellinger og anekdoter er en effektiv og interessant måte å formidle taus kunnskap på, samt gjøre den mer forståelig og minneverdig.
- Programmer for kunnskapsoverføring: Utvikle strukturerte programmer for kunnskapsoverføring, spesielt når erfarne ansatte går av med pensjon eller forlater organisasjonen. Dette kan involvere en formell overleveringsprosess der taus kunnskap systematisk deles med etterfølgere.
- Teknologi og verktøy: Bruk intranett, samarbeidsplattformer og programvare til kunnskapsforvaltning, for å lette lagringen og delingen av kunnskap. Disse verktøyene kan gjøre det lettere for ansatte å «fange» sin tause kunnskap og gjøre den tilgjengelig for andre. For eksempel kan det opprettes læringsgrupper i Teams, eller en internblogg for kunnskapsformidling.
- Verksteder for kunnskapsdeling: Organiser verksteder eller opplæringsøkter som fokuserer på deling av taus kunnskap. Disse øktene kan inkludere rollespill, problemløsningsøvelser og simuleringer som tillater ansatte å praktisere og overføre sin tause kunnskap.
- Tilbakemelding og iterasjon: Oppfordre til kontinuerlig tilbakemelding og iterasjon. Sørg for at eksplisitt kunnskap kontinuerlig oppdateres og forbedres basert på virkelige erfaringer og tilbakemeldinger fra ansatte som bruker den.
- Testing og validering: Når taus kunnskap konverteres, bør ansatte teste kunnskapen i praktiske situasjoner for å validere dens effektivitet. Denne prosessen kan bidra til å forbedre eksplisitt kunnskap og sikre at en organisasjon primært lagrer praktisk og verdifull kunnskap.
Å konvertere taus kunnskap til eksplisitt kunnskap er en pågående prosess. Det krever en støttende organisasjonskultur som vektlegger kunnskapsdeling og kontinuerlig læring. Ved å følge disse trinnene kan organisasjoner utnytte de verdifulle innsiktene og erfaringene til sine ansatte, noe som kan føre til forbedret beslutningstaking, innovasjon og generell effektivitet.
