Et smidig tankesett hadde sitt utspring innen IT, men kan være nyttig innenfor alle fag. Nylig hadde det smidige manifestet 20-års jubileum. I forbindelse med markeringen er det skrevet flere artikler. Dette blogginnlegget er første i en serie på temaet, og tar for seg smidig i et historiske perspektiv, fordeler og praktiske anvendelse.
På slutten av 1800-tallet ble Frederick Winslow Taylor kjent for å effektivisere arbeidsflyten. Hans tilnærming, Taylorisme, viste oss en ny måte å organisere arbeid på ved hjelp av analysekraft, prosesser og empiri. Det innebærer å behandle en organisasjon som en kompleks maskin som vi kan designe i detalj og som vi har full kontroll over. Maskinen er designet av en liten elite: ledelse. Arbeidsstyrken er rett og slett tannhjul i maskinen.
Denne tankegangen har vært vellykket, og hjalp oss med å oppnå ting som samlebånd, fabrikker, masseproduksjon og til slutt robotikk, datamaskiner og til og med en mann på månen! Faktisk er det en tilnærming som har blitt så inngrodd i vår måte å tenke på at det ser ut til å ha blitt en del av det ubevisste. Det har ført til fokus på kontroll, og hver gang vi støter på et problem ser vi umiddelbart etter prosesser for å løse det.
Hvilke utfordringer kan smidig løse?
Det som gjør smidig vanskelig for mange å forstå, er at det ikke bare er en metodikk eller prosess som kan implementeres innenfor selskapets nåværende rammer. For å drive en organisasjon på en smidig måte, er det nødvendig å omdefinere selve organiseringen av selskapet, samt av initiativene som skal utføres.
I motsetning til den tradisjonelle tankegangen der et selskap blir oppfattet som en effektiv maskin som tar sikte på å utnytte sin eksisterende forretningsmodell, er smidig-organisasjonen et voksende, lærende og levende organ som er i konstant flyt for å utnytte nye muligheter og tilføre ny verdi for kundene.
I stedet for at all styringen kommer fra toppen, anerkjenner smidig at fremtiden til et firma er avhengig av å inspirere de som gjør jobben, og gi verdi til kundene. Det erkjenner at å øke kapasiteten til de som gjør arbeidet, avhenger av å gi autonomi til selvorganiserende team innenfor brede rammer for kontroll. Det verdsetter gjennomsiktighet og kontinuerlig forbedring foran forutsigbarhet og effektivitet. Den anerkjenner åpne samtaler er mer verdifulle enn ordrer ovenfra. Oppgaver som ikke gir verdi til kunden, blir stoppet. Nøkkelen til suksess er ikke å gjøre mer arbeid raskere. Nøkkelen er å skape mer verdi fra mindre arbeid og levere det tidligere.
Når man har etablert smidige prinsipper vil hele organisasjonen starte med en kontinuerlig prosess mot å maksimere verdiskaping, kundetilfredshet og mening for de som utfører jobben.
Hva er egentlig et smidig tankesett?
Ahmed Sidky på AGILEN2 konferansen i 2016 hadde en bra visualisering over hva smidig er. Smidig er et tankesett som består av fire verdier og tolv prinsipper, uttrykt gjennom mange praksiser, verktøy og prosesser. Det er alle de forskjellige praksisene som gjør smidig så fascinerende og anvendbart i samfunnet.
De fire verdiene kommer fra det smidige manifestet (2001) som nylig hadde 20 års jubileum. Menneske er et viktig tema når vi snakker om smidig.
I manifestet er det tre punkter som retter søkelys på mennesket:
- finne balanse i en kompleks, udefinert verden. Når alt er viktig, er det nødvendig å prioritere. Verdiene i det smidige manifestet guider deg frem
- samarbeid mellom mennesker. Handler om det faktum at mennesker er komplekse og uforutsigbare, derfor fokus på resultater over kontroll
- gi mennesker formål og kontroll over sitt arbeid slik at de best kan operere i en uklar verden, samt gi retning
Smidig handler om menneske og oppmuntre folk til å utvikle seg på en slik måte at de selv kan ta kontroll og håndtere utfordringene i arbeidet sitt.
Hvilke fordeler kan et smidig tankesett gi?
Det finnes en rekke fordeler ved et smidig tankesett, dersom man lykkes med det i praksis.
Kunden er involvert i hvert trinn av produktutviklingen. Deltakelsen og de kontinuerlige tilbakemeldingene gjør at teamet får større forståelse av kundens ønsker og krav. Kundeverdi har høyest prioritering.
Det smidige tankesettet fremmer kontinuerlig utvikling. Løpende testing og forbedring gjør at produktet bli bedre for hver iterasjon på grunn av kontinuerlig tilpasninger.
Smidige metoder utnytter ressurser bedre. Teamet må overholde tidsfrister for hvert trinn, og det er knapt noen inaktiv tid. Smidige prosesser fremmer høyt samarbeidsnivå blant teammedlemmer og med kunden.
Med den smidige metoden er hastighet en stor fordel. Hver iterasjon på 1-4 uker leverer verdi til kunden. Dette fører til tidlig realisering av gevinst. Teamet kan raskt forandre seg hurtig etter nye krav og ønsker fra kunden. Dette fører til høy kundetilfredshet.
Hvilken praktisk anvendelse kan smidig få for ulike fagområder?
Inntil nylig ble smidig sett på som en praksis først og fremst for programvareutvikling. Det var fordi smidig så dagens lys innen programvareutvikling, og dets grunnleggere kommer derfra. I dag sprer smidig seg raskt til alle deler og alle typer organisasjoner.
Den smidige fremveksten strekker seg i dag utover programvareutvikling. Bakgrunnen for det er erfaringen organisasjoner har med å håndtere dagens kundedrevne fokus på, er å bli smidige. Det gjør det mulig for organisasjoner å mestre kontinuerlig endring. Det tillater bedrifter å blomstre i en verden som blir stadig mer ustabil, usikker, kompleks og tvetydig.
Eksempler på bruk av smidig fra ikke-programvarerelaterte operasjoner:
Mat–kjeden Subway
På Subway setter en ansatt måltidet sammen med deg som kunde, mens du gir tilbakemelding. Mer ost? Mindre ost? Ulike brød? Guacamole? Ingen guacamole? Ikke noe problem.
Hvert trinn på veien blir du spurt for å sikre at du blir fornøyd. Sluttresultatet er en baguette etter dine preferanser. Måltidet blir forbedret under hvert trinn takket være konstant ansikt til ansikt-samarbeid.
Fotballtrener
En fotballtrener må være smidig for å lykkes. Hver sesong er en stor backlog som består av 30 kamper pluss cupkamper. Tiden frem til hver kamp er en iterasjon.
Sjansen er liten for at en fotballtrener setter de samme spillerne i samme posisjoner i alle kampene i løpet av en sesong. Faktisk er det smidig overalt i fotballen. Daglige treninger (Stand-up møter), planlegging foran neste kamp (Sprint-planlegging), tiden frem til neste kamp (en Iterasjon) og oppsummering etter kampen (Retrospektiv) osv.
Neste gang du ser en fotballkamp, tenk på hvordan bedriften din kan fungere mer som et fotballag.
Samfunnet er i kontinuerlig utvikling. Kunden forventer nye produkter raskere og med større valgmuligheter. Taylor sin tankegang var like viktig da, som det smidige tankesettet kan være nå. Utviklingen fra Henry Fords T-Ford til en Tesla er stor – like stor er forandringen i metodikk og fremgangsmåten. Gjennom et smidig tankesett kan man utvikle nye produkter og tjenester, som passer både kundens og samfunnets behov.
