Et smidig tankesett hadde sitt utspring innen IKT-faget, men det kan være nyttig innenfor alle fag. Dette blogginnlegget tar for seg smidig i et historisk perspektiv, ser på fordeler og praktisk anvendelse av et smidig tankesett.
På slutten av 1800-tallet ble amerikansk oppfinner og ingeniør Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915) kjent for å effektivisere arbeidsflyten i industrien. Hans vitenskapelige tilnærming til ledelse også kjent som Taylorisme, viste en ny måte å organisere arbeidet på ved hjelp av empiri, analyser og prosesser. Det innebærer å behandle en organisasjon som et komplekst system som en kan designe og ha full kontroll over. Systemet er designet av ledelsen, mens arbeidsstyrken er rett og slett tannhjul i maskinen.
Denne tankegangen har vært vellykket. Den hjalp med å oppnå ting som samlebånd og masseproduksjon til robotikk og datamaskiner. Faktisk er det en tilnærming som har blitt så inngrodd i arbeidslivet at vi i dag jobber i henhold til Taylor sine prinsipper uten å tenke på det. Taylorisme har ført til økt fokus på kontroll, og hver gang vi støter på et problem ser vi umiddelbart etter prosesser for å løse det.
Hvilke utfordringer kan smidig løse?
For å drive en organisasjon på en smidig måte, handler det ikke bare å implementere en metodikk eller prosess innenfor selskapets nåværende rammer. Det er nødvendig å omdefinere selve organiseringen av virksomheten, og av initiativene som skal utføres. En smidig organisasjon er et voksende, lærende og levende organ som er i konstant flyt for å utnytte nye muligheter og tilføre ny verdi for kundene.
I stedet for at all styringen kommer fra toppen, anerkjenner smidig at fremtiden til en virksomhet er avhengig av å inspirere de som gjør jobben, og gi verdi til kundene eller brukerne. Det erkjenner at å øke kapasiteten til de som gjør arbeidet, avhenger av å gi autonomi til selvorganiserende team innenfor brede rammer for kontroll. Det verdsetter gjennomsiktighet og kontinuerlig forbedring foran forutsigbarhet og effektivitet. Åpne samtaler blir mer verdifulle enn ordrer ovenfra. Oppgaver som ikke gir verdi til kunden eller brukeren, blir parkert. Nøkkelen til suksess blir ikke lenger å gjøre mer arbeid raskere. Nøkkelen er å skape mer verdi fra mindre arbeid og levere det tidligere.
Når smidige prinsipper er etablert i en virksomhet starter hele organisasjonen å maksimere verdiskaping, kundetilfredshet og mening for de som utfører jobben på en kontinuerlig måte.
Hva er egentlig et smidig tankesett?
Smidig er et tankesett som består av fire verdier og tolv prinsipper, uttrykt gjennom mange praksiser, verktøy og prosesser, som igjen gjør smidig svært anvendbart. De fire verdiene kommer fra det smidige manifestet (2001).
Menneske er et viktig tema når vi snakker om smidig. I manifestet er det tre punkter som retter søkelys på mennesket:
- Finne balanse i en verden som er volatil, usikker, kompleks og tvetydig. Når alt er viktig, er det nødvendig å prioritere mot en tydelig visjon. Verdiene i det smidige manifestet veileder deg frem.
- Samarbeide med mennesker. Det handler om at mennesker er forskjellige og ikke alltid forutsigbare, derfor er det bedre å holde søkelys på resultater fremfor kontroll.
- Gi mennesker formål og styre over sitt arbeid slik at de best kan operere i en uklar verden, samt gi retning.
Smidig handler om mennesker og oppmuntre folk til å utvikle seg på en slik måte at de selv kan ta kontroll og håndtere utfordringene i arbeidet sitt.
Hvilke fordeler kan et smidig tankesett gi?
Det finnes en rekke fordeler ved et smidig tankesett, dersom man lykkes med det i praksis.
Kunden eller brukeren blir involvert i produktutviklingen. Deltakelsen og de kontinuerlige tilbakemeldingene gjør at utviklingsteamet får større forståelse av kundens ønsker og krav. Kundeverdi har høyest prioritering.
Det smidige tankesettet fremmer kontinuerlig utvikling. Løpende testing og forbedring gjør at produktet bli bedre for hver iterasjon på grunn av forløpende tilpasninger.
Smidige metoder utnytter ressurser bedre. Teamet må overholde tidsfrister for hvert trinn, og det er knapt noen inaktiv tid. Smidige prosesser fremmer høyt samarbeidsnivå blant teammedlemmer og med kunden.
Med smidig er hastighet en stor fordel. Hver iterasjon på 1-4 uker leverer verdi til kunden, noe som fører til tidlig realisering av gevinst. Teamet kan tilpasse seg hurtig etter nye krav og ønsker fra kunden. Dette fører til høy kundetilfredshet.
Hvilken praktisk anvendelse kan smidig få for ulike fagområder?
Smidig ble lenge betraktet som en praksis først og fremst for programvareutvikling. Det var fordi smidig så dagens lys innen dette fagområdet, og dets grunnleggere kommer derfra. I dag sprer smidig seg raskt til alle deler og alle typer organisasjoner.
Bakgrunnen for denne fremveksten, utover programvareutvikling, er at organisasjoner håndterer dagens kundedrevne fokus ved å bli mer smidige. Det gjør det mulig for organisasjoner å mestre kontinuerlig endring. Det tillater bedrifter å blomstre i en verden som blir stadig mer ustabil, usikker, kompleks og tvetydig.
Eksempler på bruk av smidig fra ikke-programvarerelaterte operasjoner:
Mat–kjeden Subway
På Subway setter en ansatt måltidet sammen med deg som kunde, mens du gir tilbakemelding. Mer ost? Mindre ost? Ulike brød? Guacamole? Ingen guacamole? Ikke noe problem.
Hvert trinn på veien blir du spurt for å sikre at du blir fornøyd. Sluttresultatet er en rett etter dine preferanser. Måltidet blir forbedret under hvert trinn takket være konstant ansikt til ansikt-samarbeid.
Fotballtrener
En fotballtrener må være smidig for å lykkes. Hver sesong er en stor backlog som består av 30 kamper pluss cupkamper. Tiden frem til hver kamp er en iterasjon.
Sjansen er liten for at en fotballtrener setter de samme spillerne i samme posisjoner i alle kampene i løpet av en sesong. Faktisk er det smidig overalt i fotballen. Daglige treninger (Stand-up møter), planlegging foran neste kamp (Sprint-planlegging), tiden frem til neste kamp (en Iterasjon) og oppsummering etter kampen (Retrospektiv) osv.
Neste gang du ser en fotballkamp, tenk på hvordan bedriften din kan fungere mer som et fotballag.
Samfunnet er i kontinuerlig utvikling. Kunden forventer nye produkter raskere og med større valgmuligheter. Taylor sin tankegang var like viktig da, som det smidige tankesettet kan være nå. Utviklingen fra Henry Fords T-Ford til en Tesla er stor – like stor er forandringen i metodikk og fremgangsmåten. Gjennom et smidig tankesett kan man utvikle nye produkter og tjenester, som passer både kundens og samfunnets behov.
