I prosjektledelsesfaget er god kommunikasjon en viktig suksessfaktor. Det å skrive (og snakke) på en måte som alle involverte i prosjektet forstår, er veldig viktig. Da unngår vi misforståelser, ekstra runder med oppklaring, og i verste fall feil i prosjektene. I dette blogginnlegget viser vi deg hvordan du kan oppnå god og effektiv kommunikasjon i dine prosjekter ved hjelp av prinsipper for klarspråk.
Hva er klarspråk?
Klarspråk er en form for skriving og kommunikasjon som har som mål å gjøre informasjonen enkel å forstå for alle lesere, uavhengig av deres bakgrunn, ferdighetsnivå og erfaring. Klarspråk innebærer å bruke enkle og konkrete ord, setninger og uttrykk, og å organisere informasjonen på en logisk måte.
Målet med klarspråk er å gjøre informasjonen lett tilgjengelig og forståelig for et bredt spekter av publikum, slik at de kan ta informerte beslutninger og handle på informasjonen gitt dem. Klarspråk kan brukes i en rekke sammenhenger, for eksempel i offentlige dokumenter, i forretningskommunikasjon, i akademisk skriving, journalistikk og i forbindelse med prosjektledelse.
Fordeler med bruk av klarspråk i prosjekter:
- Bedre kommunikasjon med prosjektteamet
Prosjekter innebærer vanligvis at mange samarbeider, og klarspråk kan hjelpe til med å unngå misforståelser og feil i kommunikasjonen. Ved å bruke klart og enkelt språk, kan prosjektlederen og teammedlemmene forstå hverandre bedre og samarbeide mer effektivt. - Redusert risiko for misforståelser og feil
Misforståelser og feil kan være dyre og tidskrevende i prosjekter. Ved å bruke klarspråk, kan prosjektlederen og teammedlemmene bidra til å forhindre misforståelser og feil som kan føre til forsinkelser eller andre problemer i prosjektet. - Enklere å kommunisere med interessenter
Prosjekter involverer ofte mange forskjellige interessenter, med ulik bakgrunn og erfaring. Det er viktig at alle, uansett om de er byggherre/prosjekteier, prosjektledere, entreprenører, eller sluttbrukere, forstår hva som blir avtalt, hvordan prosessen foregår og hva som er forventet resultat. Ved å bruke klarspråk kan prosjektlederen og teammedlemmene kommunisere mer effektivt med disse interessentene og sikre at de forstår prosjektet og deres rolle i det. - Økt produktivitet
Klarspråk kan bidra til å øke produktiviteten i prosjekter. Ved å bruke enkle og direkte uttrykk, kan teammedlemmene bruke mindre tid på å forstå informasjonen og mer tid på å utføre oppgavene sine. Dette bidrar til å forbedre og forenkle arbeidsprosessen. - Bedre dokumentasjon og rapportering
Prosjekter krever ofte grundig dokumentasjon og rapportering. Klarspråk kan hjelpe til med å sikre at dokumentasjonen og rapportene er klare og presise, slik at de kan forstås av alle interessenter og bidra til å kommunisere prosjektets fremgang og resultater på en effektiv måte.
Hvordan kan du gjøre kommunikasjonen din mer effektiv ved hjelp av klarspråk?
Som tekstforfatter i Metier er det min hovedoppgave å fremme de verdiene vi skaper innad i organisasjonen for et større publikum. Det betyr at jeg hjelper mine kolleger å skrive på en måte som de aller fleste forstår, uansett om de har den samme bakgrunnen som mine kolleger har eller ikke. Her er noen av rådene jeg gir dem basert på gode prinsipper for klarspråk.
Ha klart for deg hvem du skriver for og hvorfor du skriver
Hvem er mottakeren din? Se for deg hvilken faglig bakgrunn og hvilken erfaring denne personen har. Er det en entreprenør, en kunde, eller kanskje et helt team? Om du har et klart og godt bilde av hvem du skriver til, er det mye enklere å tilpasse teksten til mottakeren.
Få også klart frem hvorfor mottakeren skal lese teksten. Om formålet med teksten er at mottakeren skal gjøre noe, må du få dette tydelig frem. Ta også kun med det som er relevant – og tenk deg om to ganger – det er ikke sikkert at den bisetningen med tilleggsinformasjon er så viktig som du først trodde. Fjern tekst og informasjon som du tenker mottakeren ikke har bruk for.
Les også: 4 tips for god kommunikasjon i prosjektene
Unngå fagterminologi, eller "stammespråk"
Bruk av fagterminologi, eller fagutrykk, gjør teksten tung og vanskelig å lese for de aller fleste. Dette er fordi det som oftest ikke er en del av dagligtalen til den som leser, og mange ganger må hun eller han søke opp termen for å forstå hva som står. Derfor bør dette unngås så langt det lar seg gjøre, om man følger prinsipper for klarspråk.
Fagterminologi blir ofte referert til som «stammespråk», og med god grunn. Vi opererer ofte i team av folk som jobber innenfor det samme feltet. I slike team danner det seg et eget «språk» med termer som brukes hyppig. I vårt team bruker vi for eksempel SoMe som forkortelse for Sosiale Medier (Facebook, LinkedIn og Instagram), og SEO (search engine optimization). Dette er uttrykk ingen andre i organisasjonen benytter seg av i sine daglige oppgaver, så da kan jeg heller ikke forvente at de skal forstå dem.
Lag orden i teksten din
En oversiktlig tekst som er lett og effektiv å lese, bør ikke ha store tekstbolker uten "luft" - altså uten linjeskift, deloverskrifter og punktlister. Da blir teksten fort tung og vanskelig å få oversikt over - særlig når vi leser på skjerm. Tenk deg for eksempel at jeg hadde skrevet dette innlegget i en bolk uten noen form for inndeling - hvor enkelt hadde det vært for deg å finne frem til det du vil lese om?
Del opp lengre tekster i avsnitt med deloverskrifter. Disse deloverskriftene bør være beskrivende. Med det mener jeg at de skal si noe om hva leseren kan forvente å finne informasjon om i denne delen av teksten. Dette gjør enda lettere å navigere i teksten.
Skriv et budskap om gangen
Vi har ofte mye vi skulle ha sagt, og kanskje også lite tid å si det på. En god huskeregel er at en setning skal ha et budskap. Da sier du én ting om gangen, og det du prøver å få frem blir også klarere. Husk at du alltids kan skrive en setning ekstra, du trenger ikke alltid å bruke komma.
Vil du lære mer om klarspråk?
Språkrådet har en god nettside om klarspråk, hvor du finner tips til hvordan din bedrift kan jobbe mot mer effektiv kommunikasjon, så vel som skrivetips og eksempler du kan bruke selv i det daglige. Nettsiden finner du her.
