Hvordan kan du lykkes med gode innkjøp?

Kontrakter og innkjøp

10 min. lesning

Hvert år kjøper offentlig sektor varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for om lag 600 milliarder kroner. Dette tilsvarer omtrent hva det ville kostet å bygge 140 operahus. Som offentlig innkjøper er du forvalter av en vesentlig del av ressursene i samfunnet. Det er derfor viktig at du som innkjøper er bevisst på at fellesskapets midler skal benyttes på en mest mulig effektiv og fornuftig måte.

I dette blogginnlegget gir vi deg noen tips og suksessfaktorer for hvordan du kan lykkes med gode anskaffelser. Suksesskriteriene er like relevante for deg som jobber i det offentlige, som deg som jobber i det private.

De grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven

Når man gjør anskaffelser på vegne av offentlige oppdragsgivere er det mange regler som skal følges, og ulike hensyn som må vurderes for at man skal gjøre en vellykket anskaffelsesprosess. Anskaffelsesregelverket er omfattende og komplisert, og det er viktig at du som innkjøper overholder reglene og prinsippene som følger av regelverket for offentlige anskaffelser. Reglene er til for å skape trygghet for gode prosesser, men samtidig må offentlige innkjøpere våge å bruke regelverkets fulle ramme. En sentral del av dette er å overholde de grunnleggende prinsippene som følger av anskaffelsesloven § 4:

«Oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet».

De grunnleggende prinsippene gjelder for alle anskaffelser over 100 000 kroner (eksl. Mva.) der lov om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse, jf. anskaffelsesloven § 2. Dette omfatter alle anskaffelser som skal gjennomføres etter forskrift om offentlige anskaffelser, forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene, forskrift om konsesjonskontrakter eller forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser.

  • Konkurranseprinsippet innebærer at det skal avholdes konkurranse så langt dette er mulig. Dette er den store hovedregel for å sikre mest mulig effektiv ressursbruk i det offentlige. Dersom anskaffelsen er over terskelverdiene skal man kunngjøre konkurransen. Om den er under må anskaffelsen gjøres kjent for et rimelig antall leverandører. En tommelfingerregel er at oppdragsgiver må henvende seg til minimum 3 leverandører.
  • Likebehandlingsprinsippet innebærer at alle leverandører skal behandles likt. Det skal ikke diskrimineres eller foretas usaklig forskjellsbehandling på grunnlag av nasjonalitet eller lokal tilhørighet. Det betyr for eksempel at du ikke kan vise til et bestemt fabrikat, prosess eller liknende
  • Forutberegnelighetsprinsippet innebærer at anskaffelsesprosessen skal være forutsigbar for leverandørene, og sikre åpenhet om alle stadier i prosessen. Det betyr at alle krav og kriterier skal være klare og tydelige for leverandørene. Det er viktig at leverandørene får tilstrekkelig informasjon om konkurransen slik at de kan gjøre forsvarlige vurderinger i utformingen av sine tilbud.
  • Etterprøvbarhetsprinsippet innebærer at det skal være mulig for både leverandører, eventuelle tredjeparter og også din virksomhet å sjekke om du har fulgt reglene som gjelder for konkurransen. Det betyr at det skal være mulig å sjekke at de krav og kriterier som er stilt i konkurransegrunnlaget faktisk blir hensyntatt under evalueringen. Dette for å sikre oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet. Oppdragsgiver må kunne dokumentere hva som har foregått i anskaffelsesprosessen og hvilke beslutninger som er tatt. Det eneste måten å oppfylle kravet på er å fortløpende dokumentere de vurderinger og valg som er foretatt gjennom hele prosessen.
  • Forholdsmessighetsprinsippet (/proporsjonalitetsprinsippet) innebærer at de krav og kriterier som stilles i konkurransen må stå i forhold til de mål som ønskes oppnådd. Konkurransen må derfor gjennomføres på en måte som står i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet. Du må vurdere hvilke krav og tildelingskriterier som er nødvendige i den konkrete konkurransen. Det må være en passende balanse mellom mål og virkemiddel slik at du må vurdere om de krav du stiller påfører leverandørene en større byrde enn den gevinsten du får.

Hold deg oppdatert på hva som skjer i prosjektverden - abonner på  prosjektbloggen.


Nøkkelen til gode anskaffelser ligger i planleggingsfasen

Vi deler gjerne anskaffelsesprosessen i tre faser; en planleggingsfase, konkurransegjennomføring og kontraktsoppfølging. Det er under planleggingen av anskaffelsesprosessen noen av de viktigste aktivitetene finner sted. Det er her du legger grunnlaget for et godt innkjøp.

Behovskartlegging - avklar behov og formål med anskaffelsen

Uansett type og størrelse av kjøp må man innom behovsdefinering og behovsverifikasjon for å få gode innkjøp. Behovsdefinering og behovsverifikasjon er prosessen med kort å beskrive og begrunne det vi trenger, samt å etterkontrollere om behovet fra bestiller er reelt før vi starter innkjøpsprosessen.

Det å bruke tid på å verifisere behovet er svært viktig. Dette er fordi det er tidlig i prosessen du har størst mulighet til å påvirke anskaffelsen, og sørge for at innkjøpet som gjøres er riktig.

I behovsvurderingen må du finne svaret på følgende spørsmål:

  • Hva er den konkrete utfordringen som skal løses?
  • Hvilket formål skal anskaffelsen bidra til?

Du må kartlegge dagens situasjon, og ha et bevisst forhold til behovet og formålet anskaffelsen skal dekke. Det er også viktig å ikke bare tenke på behovet her og nå, men gjennom hele kontraktsperioden.

Det er viktig med en god formålsbeskrivelse. Det sikrer en felles forståelse for hvilke utfordringer som skal løses og hvilke strategiske føringer som setter rammer for anskaffelsen. En god formålsbeskrivelse har også betydning for hvordan kravspesifikasjonen og kontraktskrav bør utformes, samt hvilke tildelingskriterier som bidrar til måloppnåelse.

Involver interessenter og brukere. Manglende involvering kan medføre at du inngår en avtale som ikke dekker brukernes behov.

HAR DU LEST: Hvordan kan du sikre verdioptimalisering fra prosjektets begynnelse?

Kartlegging og dialog med markedet

Lov og forskrift om offentlige anskaffelser sier lite om handlingsrommet en innkjøper har for å benytte seg av markedet til å innhente kunnskap om de faktiske tjenester og produkt i forkant av anskaffelsesprosessen.

Mange oppdragsgivere er redde for å ha dialog med markedet fordi det er fort gjort å trå feil med tanke på regelverket. Det er lovlig å ha dialog med markedet så lenge du behandler leverandørene likt, unngår å gi urimelig konkurransefordeler og ikke røper forretningshemmeligheter. Regelverket om offentlige anskaffelser er altså ikke til hinder for oppdragsgivers kontakt med markedet før konkurransen lyses ut. Sannsynligheten for god behovsdekning er større jo mer du vet om markedet. Gjennom denne dialogen kan du få verdifull informasjon om hvilke behov det er mulig å dekke nå og på sikt, hvordan konkurransesituasjonen er, hvilke muligheter som finnes, hvordan konkurransen bør gjennomføres og hvilke trender som finnes der ute. Markedsituasjonen legger også føringer for hvordan du skal innrette konkurransen videre.

Hvilke markedsaktiviteter kan du utføre som en del av markedsdialogen?

Du kan invitere åpent til en konferanse hvor du orienterer om den kommende anskaffelsen og ber om innspill. Dette er en såkalt leverandørkonferanse. Du kan også foreta en veiledende kunngjøring, som er en måte å varsle markedet i forkant av en anskaffelse. I disse tilfellene annonserer du ditt fremtidige anskaffelsesbehov i markedet ved å gjøre mulige leverandører kjent med den planlagte anskaffelsen. Konkurransegrunnlaget kan også legges ut på «høring». Da kan du få verdifulle tilbakemeldinger om mangler, unødvendige eller for strenge krav. Du kan også ta kontakt med leverandører direkte, men pass på å opptre ryddig slik at ikke konkurransen vris i en ulovlig retning. Spesifikasjonen eller konkurransereglene må ikke tilpasses én leverandør. Pass på å skrive referat fra møtene.

I tilfeller der du som oppdragsgiver innhenter råd fra markedet er det særlig viktig at ingen av leverandørene mottar urimelige konkurransefordeler. Unngå urimelige konkurransefordeler ved å gjøre følgende:

  • Gi alle leverandører samme informasjon. Suppler anskaffelsesdokumentene med referater fra åpne møter, rapporter elle annen type informasjon som er meddelt mulige leverandører.
  • Vurder om tilbudsfristen bør utsettes eller forlenges. Potensielle leverandører kan trenge lenger tid for å kunne få tid til å lese utfyllende informasjon i anskaffelsesdokumentene.
  • Bruk åpne spesifikasjoner som ytelses- og funksjonskrav. Angi behovet og hvilke nødvendige grensesnitt (absolutte krav) som må være oppfylt. Unngå at spesifikasjonen oppleves som skreddersydd til en leverandør.
  • Angi behovet og ønsket resultat. Dette vrir konkurransen mot effektene man ønsker. Du skal angi hva dere ønsker å oppnå, ikke hvordan det skal gjøres. Det er det leverandørene som har spisskompetanse på som skal gjøre.

Gjør gode innkjøp for en positiv samfunnsutvikling

Samfunnet tjener på å forvalte den offentlige lommeboka på en best mulig måte, og offentlige innkjøpere skaper store verdier i samfunnet. De bidrar til gode offentlige tjenester, næringsutvikling og arbeidsplasser. Du som innkjøper kan utgjøre en forskjell når det gjelder å bruke disse midlene effektivt, og dermed bidra til en positiv samfunnsutvikling.

HAR DU LEST: Staten sløser årlig bort flere titalls milliarder på dårlig prosjektstyring

Det å kjøre en anskaffelsesprosess er tids- og ressurskrevende, men du får mye igjen for investeringen om du gjør det riktig. Her er noen tips for å sikre gode innkjøp:

  • Gode innkjøp forutsetter en god og gjennomtenkt strategi
    • Gjør grundige undersøkelser i egen organisasjon, gjerne gjennom brukerundersøkelser eller annen brukermedvirkning
    • Vurder om det kan være nyttig å ha dialog og innspill fra markedet allerede før du utarbeider konkurransedokumenteneAvklar hvilket behov anskaffelsen skal dekke
  • Gjør en forsvarlig vurdering av anskaffelsens verdi – dette er avgjørende for om konkurransen må kunngjøres
  • Valg av konkurranseform
    • Benytt forhandlinger der dette er mulig. Å forhandle med en leverandør, vil som oftest føre til et bedre innkjøp. Selv om oppdragsgiver har utarbeidet gode konkurransedokumenter, kan tilbudene medføre utfordringer knyttet til evaluering. Ved bruk av forhandlet prosedyre får leverandøren anledning til å presisere og spisse sitt tilbud på en best mulig måte for å imøtekomme oppdragsgivers krav og spesifikasjoner.
  • God kravspesifikasjon bidrar til å sikre gode tilbud
    • Anskaffelsen bør spesifiseres ved en behovsspesifikasjon eller angivelse av funksjonskrav
    • Still kravene på en presis måte slik at leverandørene forstår behovet
    • Spesifikasjonen bør fokusere på resultat, ikke være en beskrivelse av hvordan man skal komme frem til resultatet – dette er leverandørene i bedre stand til å gjøre
  • Utforming av konkurransegrunnlaget
    • Sørg for riktige, gode krav som er i samsvar med behovet du har
    • Tenk nøye gjennom hvilke kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier du stiller til leverandørene, slik at disse er relevante i forhold til den anskaffelsen som skal gjennomføres og slik at du er i stand til å skille mellom leverandørene
  • Evalueringen
    • Sørg for at tilbudene evalueres opp mot tildelingskriteriene – og bare disse.
    • Husk å dokumentere de vurderingene og beslutningen som er tatt underveis i evalueringene.
  • Gå i dialog med markedet og skaff deg en oversikt over hvilke leverandører som finnes, og hvilke som er aktuelle

New Call-to-action


Sandra jobber som senioradvokat i Advokatfirmaet Metier Legal. Hun har spesialisert seg på strategisk rådgivning til prosjektorientert virksomhet og arbeider innen rettsområdene kontraktsrett, entrepriserett, offentlige anskaffelser og fast eiendom. På fritiden finner du henne i fjellheimen (enten til fots eller på randoee), i skisporet eller på løpetur i Østmarka.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Rett prosjekteier og prosjektleder er avgjørende

Byggeprosjekter handler like mye om folk som om skruer, bolter og betong. Det byggetekniske kommer ingen vei uten god planlegging, kompetente folk og styring og ledelse. Prosjekteier og prosjektleder er svært sentrale roller, og utnevnes feil personer i noen av rollene kan det få store konsekvenser for prosjektets evne til å nå sine mål og levere de planlagte gevinstene. Velger man disse med omhu, slik at rollene fylles av kompetente folk som bryr seg om prosjektet, kan oppsiden derimot være stor. Her kan du lese om et prosjekt som lykkes med nettopp det.

Hva skal jeg med en kontraktstrategi?

Om du ikke har etablert en gjennomtenkt kontraktstrategi kan det få betydelige følgefeil. Om du derimot lykkes kan du sove godt om natten, fordi du kan stole på at dine leverandører (og deres leverandører) er riktige for ditt prosjekt. En riktig kontraktstrategi gir deg verdi i tidligfase og under gjennomføring slik at prosjektkostnaden og fremdriften blir mer forutsigbar, og den kan redusere uklarheter og tvister.

Best Value Procurement (BVP) – effektiv anskaffelse og gjennomføringsmetode for fremtiden

Det er et for høyt konfliktnivå i prosjekter. Det er derfor et stort behov for bedre samspill, effektiv anskaffelse og -gjennomføring. Her kan Best Value Procurement (BVP), en anskaffelses- og  gjennomføringsmetode for fremtiden, være en god løsning.  Vi gir deg en kort bakgrunn om hvorfor du bør velge BVP og kort om metodikken.