Mellom 50 og 70% av alle prosjekter erfarer overskridelser eller at de ikke oppnår sine mål. Det sløses derfor bort enorme summer hvert år gjennom valg av feil prosjekter eller dårlig prosjektgjennomføring.
Internasjonale studier som PMI's Pulse of the Profession® 2017 viser at modne prosjektvirksomheter lykkes i rundt 90% av sine prosjekter og har 20-30 % høyere marginer enn de som er mindre modne. De opplever også økt kundetilfredshet og mer fornøyde ansatte. Det ligger derfor et stort potensial i det å bli en mer moden prosjektorganisasjon. Hva er det du må fokusere på for å komme dit, og hvordan er det å lede en slik organisasjon?
1. Høyt fokus på planlegging
Gode prosjektorganisasjoner i Norge vet at dårlig planlegging og for lite tid i prosjektets tidligfase øker faren for overskridelser dramatisk. Nærmest uten unntak er grunnen til at man sliter med prosjektgjennomføringen at det har blitt brukt for liten tid på de innledende prosessene. Man har ikke tid til å planlegge. Spørsmålet er vel egentlig om man har tid til å la være? I modne prosjektvirksomheter ser ledelsen verdien av å bruke god tid i tidligfase for å få styring og kontroll med businesscase og prosjektets kostnader.
2. Velger de riktige prosjektene
Prosjektmodne virksomheter jobber kontinerlig med å velge de riktige prosjektene og å styre disse på en mer hensiktsmessig og effektiv måte. Modne prosjektorganisasjoner er gode på porteføljeledelse i tillegg til å høste samhandlingsgevinster prosjektene i mellom. Prosjektenes bidrag til underliggende strategi er tydelig i modne prosjektvirksomheter.
3. Høy organisatorisk kompetanse
Mange studier fremhever eierstyring og generell organisatorisk kompetanse rundt prosjekter som en like viktig faktor som god prosjektledelse. Hvis ikke toppledelsen gir prosjektene gode rammebetingelser, er det stor risiko for budsjettsprekk. Prosjektene blir aldri bedre enn de rammebetingelsene ledelsen gir og opererer man i en umoden prosjektorganisasjon blir veien mot målet ofte tung.
4. God prosjektkultur
En god prosjektkultur handler om å ha fornuftige og effektive prosesser, kompetanse i prosjektfaget og egnede verktøy. Kombinerer man disse tre faktorene er det lettere å navigere riktig og anvende prosessene på en optimal måte, i tillegg til å bruke egnede verktøy for å understøtte akkurat dette prosjektet. Tilpassede prosesser og målrettet kompetansebygging er den mest sentrale suksessfaktor når en virksomhet ønsker å styrke sin prosjektkultur.
Umodne organisasjoner har en tendens til å starte prosjekter ved å gå rett på gjennomføringsfasen. Studier konkluderer entydig med at riktige vurderinger og grundig arbeid i prosjektets tidligfase, gir mer forutsigbarhet og bedre prosjekter enn hvis man går for fort til gjennomføring.
5. God kommunikasjon
Et kjennetegn for en moden prosjektorganisasjon er god kommunikasjonen innad. Det gir færre misforståelser og de typiske overgangene mellom salg og prosjekt eller prosjekt og driftsorganisasjon går mer smertefritt. Det er viktig å kommunisere eventuell risiko klart og tydelig tidlig i prosjektet for å unngå overraskelser senere.
6. Felles prosjektmetodikk
Felles prosjektmetodikk er effektivt implementert. Modne organisasjoner evner å bruke metodikken for å skape mer effektive prosjekter. Umodne organisasjoner opplever ofte metodikk som byråkratisk og tungvint.
7. Større profesjonalitet i prosjektgjennomføringen
Det er større profesjonalitet i prosjektgjennomføringen hos modne prosjektvirksomheter. Uavhengig av sammensetningen av prosjektleder, team og styringsgruppe leveres det kvalitet. I umodne organisasjoner er det mer tilfeldig og personavhengig om leveransen blir bra. Endrings-, risiko- og kontraktsstyring blir også ofte håndtert på en mer profesjonell måte.
8. Aktiv eierstyring
For å skape en god prosjektkultur kreves involvering og målrettet innsats. Ledelsen må drive aktiv eierstyring av sine prosjektporteføljer og arbeide riktig i styringsgruppene for enkeltprosjektene.
I hvilken grad virksomheten lykkes i å realisere målene for prosjektporteføljen som en helhet bestemmes i stor grad av kvaliteten på gjennomføringen av de ulike enkeltprosjektene. Skal prosjektene forbedres, er det vel så viktig å utvikle kompetansen hos prosjektets eiere, som hos dem som jobber direkte i prosjektet. Altfor ofte har eierne, som gjerne er toppledelsen, vanskeligheter med å beskrive det de ønsker å oppnå gjennom prosjektet. Mange legger heller ikke forholdene til rette for en god prosjektgjennomføring og selv om prosjektleder er aldri så kompetent hjelper det lite hvis prosjekteier ikke er i stand til å skape gode rammebetingelser. En prosjektleder blir aldri bedre enn det omgivelsene tillater - det vil si den prosjektkulturen ledelsen etablerer.