Hvordan bli en mer moden prosjektorganisasjon?

Kompetanseutvikling

3 min. lesning

Mellom 50 og 70% av alle prosjekter erfarer overskridelser eller at de ikke oppnår sine mål. Det sløses derfor bort enorme summer hvert år gjennom valg av feil prosjekter eller dårlig prosjektgjennomføring.

Internasjonale studier som PMI's Pulse of the Profession® 2017 viser at modne prosjektvirksomheter lykkes i rundt 90% av sine prosjekter og har 20-30 % høyere marginer enn de som er mindre modne. De opplever også økt kundetilfredshet og mer fornøyde ansatte. Det ligger derfor et stort potensial i det å bli en mer moden prosjektorganisasjon. Hva er det du må fokusere på for å komme dit, og hvordan er det å lede en slik organisasjon?

1. Høyt fokus på planlegging

Gode prosjektorganisasjoner i Norge vet at dårlig planlegging og for lite tid i prosjektets tidligfase øker faren for overskridelser dramatisk. Nærmest uten unntak er grunnen til at man sliter med prosjektgjennomføringen at det har blitt brukt for liten tid på de innledende prosessene. Man har ikke tid til å planlegge. Spørsmålet er vel egentlig om man har tid til å la være? I modne prosjektvirksomheter ser ledelsen verdien av å bruke god tid i tidligfase for å få styring og kontroll med businesscase og prosjektets kostnader.


Last ned vårt kundecase med ABB OGC og Skanska: Hvordan effektivisere  prosjektgjennomføringen og øke lønnsomheten.


2. Velger de riktige prosjektene

Prosjektmodne virksomheter jobber kontinerlig med å velge de riktige prosjektene og å styre disse på en mer hensiktsmessig og effektiv måte. Modne prosjektorganisasjoner er gode på porteføljeledelse i tillegg til å høste samhandlingsgevinster prosjektene i mellom. Prosjektenes bidrag til underliggende strategi er tydelig i modne prosjektvirksomheter.

3. Høy organisatorisk kompetanse

Mange studier fremhever eierstyring og generell organisatorisk kompetanse rundt prosjekter som en like viktig faktor som god prosjektledelse. Hvis ikke toppledelsen gir prosjektene gode rammebetingelser, er det stor risiko for budsjettsprekk. Prosjektene blir aldri bedre enn de rammebetingelsene ledelsen gir og opererer man i en umoden prosjektorganisasjon blir veien mot målet ofte tung.

4. God prosjektkultur

En god prosjektkultur handler om å ha fornuftige og effektive prosesser, kompetanse i prosjektfaget og egnede verktøy. Kombinerer man disse tre faktorene er det lettere å navigere riktig og anvende prosessene på en optimal måte, i tillegg til å bruke egnede verktøy for å understøtte akkurat dette prosjektet. Tilpassede prosesser og målrettet kompetansebygging er den mest sentrale suksessfaktor når en virksomhet ønsker å styrke sin prosjektkultur.

Umodne organisasjoner har en tendens til å starte prosjekter ved å gå rett på gjennomføringsfasen. Studier konkluderer entydig med at riktige vurderinger og grundig arbeid i prosjektets tidligfase, gir mer forutsigbarhet og bedre prosjekter enn hvis man går for fort til gjennomføring.

5. God kommunikasjon

Et kjennetegn for en moden prosjektorganisasjon er god kommunikasjonen innad. Det gir færre misforståelser og de typiske overgangene mellom salg og prosjekt eller prosjekt og driftsorganisasjon går mer smertefritt. Det er viktig å kommunisere eventuell risiko klart og tydelig tidlig i prosjektet for å unngå overraskelser senere.

6. Felles prosjektmetodikk

Felles prosjektmetodikk er effektivt implementert. Modne organisasjoner evner å bruke metodikken for å skape mer effektive prosjekter. Umodne organisasjoner opplever ofte metodikk som byråkratisk og tungvint.

7. Større profesjonalitet i prosjektgjennomføringen

Det er større profesjonalitet i prosjektgjennomføringen hos modne prosjektvirksomheter. Uavhengig av sammensetningen av prosjektleder, team og styringsgruppe leveres det kvalitet. I umodne organisasjoner er det mer tilfeldig og personavhengig om leveransen blir bra. Endrings-, risiko- og kontraktsstyring blir også ofte håndtert på en mer profesjonell måte.

8. Aktiv eierstyring

For å skape en god prosjektkultur kreves involvering og målrettet innsats. Ledelsen må drive aktiv eierstyring av sine prosjektporteføljer og arbeide riktig i styringsgruppene for enkeltprosjektene.

I hvilken grad virksomheten lykkes i å realisere målene for prosjektporteføljen som en helhet bestemmes i stor grad av kvaliteten på gjennomføringen av de ulike enkeltprosjektene. Skal prosjektene forbedres, er det vel så viktig å utvikle kompetansen hos prosjektets eiere, som hos dem som jobber direkte i prosjektet. Altfor ofte har eierne, som gjerne er toppledelsen, vanskeligheter med å beskrive det de ønsker å oppnå gjennom prosjektet. Mange legger heller ikke forholdene til rette for en god prosjektgjennomføring og selv om prosjektleder er aldri så kompetent hjelper det lite hvis prosjekteier ikke er i stand til å skape gode rammebetingelser. En prosjektleder blir aldri bedre enn det omgivelsene tillater - det vil si den prosjektkulturen ledelsen etablerer.

Last ned vårt kundecase med ABB OGC og Skanska

Kristine er Content and Educational Manager i Metier OEC. Hun er ansvarlig for det pedagogiske fokuset i vår kursportefølje og har lang erfaring innen utvikling av nettbasert læring. Hun har tidligere jobbet som prosjektleder for Mohive og Involve Learning. Kristine er en gladjente fra sørlandet som elsker friluftsliv og trening – noe hennes nye hund garantert vil dra glede av.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Nytt e-læringskurs: PRINCE2 i små prosjekter

PRINCE2® er en anerkjent prosjektledelsesmetode som er fleksibel og kan benyttes i de fleste prosjekter og bransjer. Dette gjør at den i mange tilfeller er for omfattende. Det er et prinsipp i PRINCE at rammeverket skal tilpasses prosjektet. Her møter man ofte på utfordringer i de mindre prosjektene hvor man ønsker å følge god praksis uten å bruke unødvendig mye tid på formaliteter.

Forsvarsmateriell lykkes med kompetanseutvikling hjemmefra

Korona-pandemien gjør at bedrifter verden over har fått en helt ny arbeidshverdag på ubestemt tid. De fleste har nå vent seg til situasjonen og flere bedrifter har med noen tilpasninger klart å holde aktiviteten oppe på kompetanseutvikling.

Hvordan drive kompetanseheving fra hjemmekontoret?

For få uker siden ble manges arbeidsdag snudd på hodet, og vi har måttet tilpasse oss en mer digital hverdag enn tidligere. Heldigvis er det gode eksempler på bedrifter som er tilpasningsdyktige og iverksetter nye, digitale løsninger. En av dem er Skanska.