3 hovedmomenter ved Systematisk ferdigstillelse

Prosjektgjennomføring Metoder og modeller

4 min. lesning

Hva er viktig å tenke på når man skal innføre Systematisk ferdigstillelse om en del av prosjekteringen?

For å få mest ut av prosessen og innholdet, er det tre overordnede elementer som må være til stede; ledelse, innholdskompetanse og systematikk. I dette innlegget skal vi se nærmere på disse tre elementene, og hvilke hovedmomenter innenfor disse du bør få med deg for å oppnå best mulig resultat.

Om metoden

Systematisk ferdigstillelse er en metode som tydeliggjør prosessen fra krav til gjennomføring og kontroll, med tilhørende testing og akseptkriterier. Denne tydeliggjøringen fører i sin tur til at testing og verifisering kan gjennomføres på en forutsigbar måte, med klare forventninger til leveranser. På denne måten kan vi sikre at et byggs systemer fungerer best mulig ved driftsstart.

LES OGSÅ: Hva er Systematisk ferdigstillelse?

Ledelse

Systematisk ferdigstillelse er en sikkerhet for at prosjektet oppfyller alle funksjonskrav innenfor gitte tids- kostnads- og kvalitetsrammer. Dette blir planlagt og verifisert gjennom en strukturert prosess som er ledelsesstyrt hele veien fra planlegging til overtakelse.

For å kunne fordele riktige ressurser i planleggingen og gjennomføringen av alle elementene i Systematisk ferdigstillelse, bør oppdragsleder eller byggherre og prosjektledelse ha fokus på metoden helt fra oppstarten av prosjektet. Ledelsen må altså etablere forankring både i byggherreorganisasjonen og prosjektorganisasjonen, for at denne prosessen skal ha sterkt fokus gjennom hele prosjektet.

I dette ligger det at ledelsen skal

  • Etablere strategier for planlegging og gjennomføring av Systematisk Ferdigstillelse
  • Motivere prosjektets deltakere til å jobbe aktivt med Systematisk ferdigstillelse
  • Tilrettelegge for arbeidsprosesser som støtter opp under metoden
  • Etablere mål for kost, tid og kvalitet som ivaretar og sikrer bruken av metoden
  • Bruke KPI-er i prosjektet for kontinuerlig forbedring
  • Ta beslutninger som støtter opp under Systematisk Ferdigstillelse, og som driver prosessen videre
  • Definere tydelige roller og ansvar i arbeidet med Systematisk Ferdigstillelse
  • Organisere idriftsettelsesfasen slik at involvering av interesser skjer på riktig tidspunkt

Innholdskompetanse

For å kunne gjennomføre et prosjekt med fokus på Systematisk Ferdigstillelse, er vi avhengige av å tilegne oss personer som har kompetanse på blant annet funksjoner, gode tekniske løsninger i det endelige bygget, samt etablering av arbeidsprosesser.

Vi må også kunne etablere tydelige og målbare krav til funksjonalitet, gode planer for testing og verifisering, samt tydelige rolleavklaringer og krav til grensesnitthåndtering i prosjektets kontrakter.

Prosjektet er ikke bare avhengig av sterke og gode fagmiljøer, men også av personer med sterk tverrfaglig kompetanse. Slike medarbeidere sikrer gode helhetlige og tverrfaglige løsninger med forankring i drift og vedlikehold.

Systematisk ferdigstillelse skal bidra til at innholdskompetansen struktureres og materialiseres. Dette skjer gjennom planlagte aktiviteter som resulterer i at prosjektet utarbeider riktige planer og krav. Slik får prosjektet riktig fokus, og sluttproduktet kan verifiseres levert i henhold til de forutsetninger og krav som ble lagt til grunn.

Systematikk

En kritisk suksessfaktor er (naturlig nok) en klart definert systematikk i prosjektet. Dette må i tillegg suppleres med nødvendig verktøy for informasjonshåndtering.

Planen for Systematisk ferdigstillelse utarbeides ved oppstart av prosjektet, og revideres ved faseoverganger. Det må etableres tydelige krav til dokumentleveranser og kvalitetssikring av disse, samt gode beskrivelser av målbare funksjonelle krav for de ulike systemene. I tillegg til dette er vi nødt til å etablere et minimum av systematikk med følgende fokus:

  • Etablering av tidlig kontroll av første produksjon med fokus på å eliminere feil før utrulling av løsningene.
  • Grensesnitthåndtering i systemer og i kontrakter må struktureres, beskrives og håndteres.
  • Testplaner og -metodikk etableres tidlig og kommuniseres til aktørene. Disse påvirkes samtidig som dette forankres gjennom ytelsene beskrevet i de ulike kontraktene.
  • Planlegging av opplæring for driftspersonell som integrert del av Systematisk Ferdigstillelse både gjennom krav, testing og utbedring.
  • Definisjon av krav i prøvedrift
  • Entydig og planlagt prosess for overtakelse og overføring av eierskap.

Verktøy for informasjonshåndtering bør defineres og tas i bruk allerede ved oppstart av prosjektet. Verktøyene bør blant annet ivareta krav, planer, registreringer og avvikshåndtering. Dette sikrer at informasjonsflyten mellom aktører og på tvers av faser ivaretas på en tydelig og effektiv måte. Bruken av riktig verktøy vil også kunne støtte opp om og forenkle bruken av KPI-er.

 

Hovedkilde for dette blogginnlegget er BA2015 sin veileder for Systematisk ferdigstillelse, skrevet av Per Roger Johansen, Atkins Norge og Tor I. Hoel, ÅF Advansia. 


New Call-to-action


Stephan er prosjektleder for Teknikk i Construction. Han er utdannet sivilingeniør i elektroteknikk, og jobber med prosjektledelse innen Systematisk ferdigstillelse hos våre kunder. Stephan har en bred erfaringsbakgrunn. Han har vært involvert i mange komplekse byggeprosjekter, hvor han har bidratt fra planlegging og gjennomføring til overlevering.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Derfor bør du ta deg tid til en ordentlig prosjektavslutning

Bygget er ferdig bygget, brukerne har flyttet inn og driften er i gang, prosjektorganisasjonen er delvis oppløst og mange er allerede engasjert i nye prosjekter. Hvordan skal man egentlig avslutte et prosjekt på riktig måte, før man som prosjektleder kan slippe taket? En fallgruve i prosjekter er at prosjektet aldri blir formelt avsluttet, men «dør» hen. Prosjektleder er i gang med nye utfordringer, og avslutningsaktivitetene ble aldri egentlig gjennomført. I slike tilfeller risikerer man å miste viktig og verdifull innsikt. Her får du et overblikk over hvordan du bør gå frem i avslutningsprosessen, samt noen tips til hvordan du gjennomfører på en måte som gir godt utbytte i form av forståelse for prosjektets resultater som kan hjelpe dere å gjøre det enda bedre i fremtiden.  

Hva er Systematisk ferdigstillelse?

Tekniske anlegg utgjør en stadig større del av totalleveransen i nybygg, noe som medfører mer komplekse prosjekter med flere grensesnitt og komponenter enn tidligere. Mange byggeprosjekter preges også ofte av at tekniske systemer og prosjekterte funksjoner ikke fungerer som de skal når bygget skal tas i bruk. Oppretting av dette kan ta tid og medfører gjerne merkost for prosjekteier. Så hvordan kan man i prosjektet sikre at alt fungerer best mulig ved overtakelse? Dette innlegget er det første i en serie om Systematisk ferdigstillelse. Her introduserer vi deg for metoden, og hvordan den kan benyttes for å unngå feil og mangler, ved å fokusere på sluttfase allerede fra tidligfase og utover.

6 grunner til kostnadsoverskridelser (og hvordan unngå dem)

Kostnadsoverskridelser er dessverre vanlig i både store og mindre prosjekter. Ofte hører vi om store statlige byggeprosjekter med million- og milliardsprekker. Det er selvfølgelig forskjellige årsaker til dette, men noen gjengangere er det. Gjennom 40 års erfaring med komplekse prosjekter på tvers av bransjer, har Metier OEC lært å kjenne igjen de vanligste fallgruvene som fører til kostnadsoverskridelser, og de mest sentrale suksessfaktorene for et vellykket resultat. I dette innlegget gir vi deg en oversikt over de vanligste grunnene til budsjettoverskridelser. Vi har også hentet frem blogginnlegg fra arkivet som kan hjelpe deg med å unngå å havne i fella i prosjektprosessen. Her kan du lese videre om suksessfaktorer, ting verdt å ta hensyn til, samt eksempler fra prosjekter som har lykkes.