Hva er prosjektmodenhet og hvordan kan din virksomhet bruke det til å forbedre prosjekter?

Å jobbe effektivt er noe vi alle streber etter i en verden i stadig forandring. Evnen til å respondere raskt på endringer og kunne klare å omstille seg for å møte nye behov og markeder, er viktigere enn noen gang. Virksomheter som ønsker å være konkurransedyktige bør kontinuerlig vurdere sin egen prosjektmodenhet. En slik bevisstgjøring vil kunne bidra til å identifisere områder som trenger forbedring for å nå de strategiske målene. Dette gjør virksomheten i stand til å iverksette tiltak som gir økt prosjektkapabilitet, noe som igjen gir økt gevinst.

I dette blogginnlegget går vi igjennom hva prosjektmodenhet er, og hvordan du kan bruke det til å forbedre virksomhetens prosjekter og tiltak gjennom en anerkjent metode for modenhetsmåling.

Hvorfor bør man vurdere egen prosjektmodenhet?

Mange organisasjoner opplever at iverksatte prosjekter konsekvent sprenger kostnadsrammene uten å forstå hvorfor. Andre starter prosjekter uten å vurdere godt nok om de vil kunne oppnå ønsket effekt, eller om det faktisk finnes andre og mer kosteffektive veier til målet.

Felles for mange av disse organisasjonene er gjerne umodne prosesser og mangelfulle rammebetingelser for styring av både prosjektporteføljen og enkeltprosjekter.

Her kan en bevisstgjøring av egen prosjektmodenhet være positivt. Det vil bidra til å identifisere områder som trenger forbedring, og hva som må til for å sikre at virksomheten er rigget for å gjennomføre flere vellykkede prosjekter. Ved å se på egen modenhet vil man få et godt bilde på hvor man ligger an i forhold til hvor virksomheten ønsker, og bør, være. Dermed får dere et godt grunnlag for å prioritere de riktige tiltakene som bidrar til virksomhetsforbedring.

LES OGSÅ: Veikart til bedre prosjekter

Hva er egentlig en modenhetsmåling?

Modenhetsmålinger følger en standardisert prosess som gjennomføres av sertifiserte konsulenter. En modenhetsmåling kan gjennomføres på prosjekt, program og porteføljenivå. Omfanget for modenhetsmålingen avklares på forhånd. Deretter fastsetter man temaer som skal gjennomgås og hvilken del(er) av organisasjonen som skal måles. Innenfor hvert av de ulike prosessområdene og modenhetsnivåene er det definert entydige kriterier som må oppfylles.

Det er kundens praksis innenfor prosjektgjennomføring som legges til grunn for modenhetsmåling. Det er hvordan organisasjonen faktisk arbeider innenfor de ulike prosessområdene som legges til grunn for målingen. Prosessen startes med en casestudy der man gjennomgår prosjektets dokumenter, prosedyrer, rutiner og modeller. Selve modenhetsmålingen gjennomføres gjennom intervjuer med utvalgte prosjekteiere, prosjektledere, delprosjektledere og fagspesialister. Det er viktig å sikre at man intervjuer et tilstrekkelig antall personer slik at variasjoner i hvordan prosjekter faktisk planlegges, gjennomføres og styres fanges opp.

Hvordan måler man prosjektmodenhet?

P3M3® er en anerkjent internasjonal standard for måling av prosjektmodenhet. Hvor moden er virksomheten i forhold til en definert internasjonal beste praksis innenfor prosjektledelse? Mange virksomheter legger P3M3 til grunn for målrettet og systematisk videreutvikling av sin prosjektvirksomhet. Målet er å identifisere forbedringspotensialet, iverksette forbedringstiltak og dermed styrke evnen til å lykkes med prosjekter.

P3M3 bryter ned kompleksiteten innenfor syv ulike prosessområder:

1. Styring/ledelse – vurderer hvor godt virksomheten styrer/leder pågående prosjekter
2. Gevinstrealisering – vurderer hvor godt virksomheten definerer, følger og sikrer realisering av gevinster/effekter fra prosjekter
3. Økonomistyring – vurderer hvor godt virksomheten styrer økonomien i prosjektene gjennom bl.a. lønnsomhets- vurderinger og løpende kostnadsoppfølging
4. Håndtering av interessenter – vurderer hvor godt virksomheten engasjerer interessentene (interne og eksterne) i planlegging og gjennomføring av prosjektene
5. Eierstyring – vurderer hvor godt prosjektene understøtter realiseringen av virksomhetens strategier og planer
6. Usikkerhetsstyring – vurderer hvor godt virksomheten styrer usikkerheter - både risiko og muligheter i prosjektene
7. Ressursstyring – vurderer hvor godt virksomheten planlegger og styrer utnyttelsen av menneskelige og andre typer ressurser i prosjektene strategi

Figur 1: eksempel på resultat fra modenhetsmåling. Prosessområder vurdert innenfor 5 nivåer

Gevinstene av en modenhetsanalyse

Å forstå og forbedre organisasjonens kapasitet til å styre egne porteføljer, programmer og prosjekter mer effektivt, bør stå høyt på mange ledergruppers liste.

Oppsummert gir en modenhetsanalyse en rekke fordeler:

1. Hjelper organisasjoner med å bestemme hvilket modenhetsnivå de trenger å oppnå for å møte deres forretningsbehov
2. Fokuserer investeringen på de områdene som vil gi best effekt
3. Gjør det mulig å måle forbedring og benchmarke mellom organisasjoner
4. Gir større treffsikkerhet i prosjektplaner og kostnadsestimater – derigjennom færre avviksprosjekter
5. Avvik (tid, kostnad, kvalitet, effekt/gevinst) fanges opp tidligere
6. Skaper bedre og mer effektivt samspill mellom alle involverte
7. Genererer større gevinstuttak gjennom systematisk planlegging og realisering av gevinster/nytte
8. Sørger for mer effektiv prosjektgjennomføring – økt ressurseffektivitet
9. Øker kvaliteten i risikostyring