Bedre planlegging med Last Planner® og Critical Path Method

Prosjektsystemer

8 min. lesning

God planlegging regnes som en forutsetning for å levere et vellykket prosjekt. I prosjektsammenheng defineres en «vellykket» prosjektleveranse ofte ved at arbeidsomfanget er levert i henhold til avtalt kvalitet, kostnad og tid.

For å oppnå et slikt resultat, må mange faktorer og instanser spille sammen. Det er derfor planlegging kommer inn i bildet. Planleggingsfunksjonen i et prosjekt er nettopp ment å skulle sørge for et effektivt samspill mellom faser, aktiviteter og ressurser.

Ofte oppstår unødvendig tids- og ressursbruk som igjen fører til forsinkelser og økte kostnader. I dette blogginnlegget går vi gjennom typiske årsaker til dette.

1. For knapp gjennomføringstid

For knapp gjennomføringstid fører ofte til betydelig overlapp mellom prosjektfaser som design, prosjektering/ innkjøp og bygging. Dette fører til at umoden informasjon overføres fra en fase til den neste med betydelig risiko for at endringer i denne informasjonen vil finne sted. Dette skaper i sin tur ofte betydelige mengder omarbeid. Ubegrunnet optimisme i synet på hva som er en realistisk gjennomføringstid, gjerne hos instanser i organisasjonen som har til oppgave å selge prosjektet, er ofte årsaken til at slike situasjoner oppstår. Resultatet blir akselerasjonskostnader og/eller forsinkelser som reduserer prosjekt-marginen.

2. Dårlig kvalitet på erfaringsdata

Dårlig kvalitet på erfaringsdata som benyttes i tids- og kostnadsestimeringen fører ofte til planer og budsjetter som ligger et godt stykke unna virkelighetens verden. En «klassiker» er også å anta at for en gitt ressurskategori er produktiviteten den samme for alle slike resurser. Dette er ikke nødvendigvis tilfelle, og det kan eksistere betydelige innbyrdes produktivitetsforskjeller innen ressurskategorier så ulike som for eksempel ingeniører, innkjøpere og fagarbeidere.


Gratis e-bok: Slik sikrer du god prosjektplanlegging med Last Planner og  Critical Path Method


3. Konsekvensen av endringer på tidslinje

Dårlig endringsstyring i et prosjekt kan fort føre til tapt inntekter og en dårlig stemning mellom kunden og leverandøren. En god plan og planlegging funksjon vil kunne ha muligheten til å reflektere og simulere endringene i planen og ved hjelp av et godt planverktøy kan man lage tidsvindu analyser for å visualisere konsekvensene av endringen på leveringstid.

4. Utilstrekkelig grensesnittstyring

Prosjekter har ofte leveranse-strukturer bestående av en EPC kontraktør som benytter underleverandører for å levere ulike deler av prosjektet. Mellom EPC kontraktøren og underleverandørene og innbyrdes mellom underleverandørene eksisterer det mange grensesnitt hvor det forutsettes at informasjon og tjenester flyter med riktig kvalitet og til rett tid. Hva som kreves for å effektivt styre slike grensesnitt undervurderes imidlertid ofte og resulterer i forsinkelser og unødvendig ressursbruk.

5. Unødig komplisert planverk som fører til avkobling av prosjektdeltakerne

Prosjektets nedbrytningsstruktur (Work Breakdown Structure) må reflektere en rasjonell og logisk gjennomføring av prosjektet. En god nedbrytningsstruktur bidrar til oversikt og klarhet i planleggingsoppgaven, en mindre god til at prosjektets planer må reflektere unødvendig mange aktiviteter og avhengigheter mellom faser og aktiviteter. Resultatet er planer som er for kompliserte for prosjekt deltakerne å forholde seg til og de vil etter hvert føle seg frakoblet fra planen.

6. Utilstrekkelig plansammenheng

Plansammenheng dreier seg om sammenhengen mellom aktiviteter på et gitt plannivå eller om sammenhengen mellom ulike plannivåer. Sammenhengen mellom aktiviteter dreier seg om å reflektere vesentlige avhengigheter mellom aktiviteter på et gitt plannivå. Å ikke reflektere slike sammenhenger har ofte betydelige negative konsekvenser for koordinasjon og effektivitet i prosjektet.

Sammenhengen mellom plannivåer dreier seg om at overordnede planer og detaljerte underliggende planer må henge sammen slik at rammene for arbeid på et detaljert prosjektnivå samsvarer med milepæler definert av overliggende plan-nivåer. I mange prosjekter henger imidlertid ikke planene på ulike nivåer logisk sammen. Resultatet er ofte kaotisk gjennomføring med betydelig tap av tid, unødvendig ressursforbruk og sterkt begrenset kontroll- og styringsmulighet i prosjektet.

Slik planlegger du prosjektene bedre med Last Planner® og Critical Path Method

En effektiv respons på utfordringene over, er å introdusere «Last Planner» som planleggingskonsept på utførende prosjektnivåer. En hybrid løsning mellom Last Planner tilnærmingen og Critical Path Method Planlegging sikrer at personer vet om forutsetningene for en realistisk plan er til stede, og at utfordringene beskrevet i punktene 1 – 6 over adresseres aktivt.

Last Planner® som planleggingstilnærming er, som et supplement til tradisjonell planlegging, derfor på vei inn i en rekke prosjektorienterte virksomheter. Metier OEC har gode forutsetninger for å bistå disse virksomhetene med å ta i bruk Last Planner tilnærmingen på en effektiv måte.

Hva er Last Planner®?

En vesentlig forutsetning for å kunne levere et prosjekt på tid og kost er god planlegging. På tross av denne erkjennelsen undervurderes planleggingsaspektet i mange prosjekter. Årsaken er ofte manglende forståelse i organisasjonen av hva god planlegging er, og hvilke resultater god planlegging kan skape.

Et vanlig fenomen i mange prosjekter er at planer på ulike nivåer ikke henger logisk sammen. Dette fører ofte til at hva som faktisk foregår på utførelsesnivået ikke henger sammen med overliggende plannivåer. Resultatet er ofte kaotisk gjennomføring og sterkt begrenset kontroll- og styringsmulighet i prosjektet.

Enkelte virksomheter har derfor tatt i bruk planleggingstilnærmingen Last Planner®. Denne tilnærmingen bidrar til å sikre at hva som skjer på utførende nivå henger sammen med overliggende plannivåer. Last Planner® tilnærmingen definerer to plannivåer; et overordnet plannivå med fire til seks ukers horisont, og et underliggende nivå med, typisk, en ukes horisont. Fire til seks ukers planen baseres på prosjektets milepæler og tas fra plannivåer over Last Planner nivåene.

Last Planner® tilnærmingen sørger for at ansvaret for å planlegge og følge opp på utførende nivå flyttes til personell som faktisk utfører arbeidet. Tilnærmingens «tvangsmessige» involvering av ressursene som har best kjennskap til hva som må gjøres når, resulterer i planer som utførende instanser i prosjektet kjenner igjen, identifiserer seg med og forplikter seg til.

Et sentralt trekk ved Last Planner® tilnærmingen er at den fokuserer skarpt på å fjerne hindringer som kan gjøre det vanskelig å gjennomføre gjeldende plan. Eksempler på slike hindringer er manglende dokumentasjon, sene utstyrsleveranser og/eller for få gjennomføringsressurser.

I etterkant av en gjennomført planperiode kan Last Planner® tilnærmingen brukes til å analysere årsaken til problemer og til å identifisere korrigerende tiltak.

Last Planner® - Ikke i steden for Critical Path Method, men som et komplement

Last Planner® tilnærmingen komplementerer overordnet prosjektplanlegging basert på «Critical Path Method» (CPM) metoden. Mange byggherrer krever å få planer fra entreprenøren som viser aktivitetssammenhenger, kritiske aktiviteter og flyt trender. Slike planer må etableres med bruk av CPM-baserte verktøy. En CPM-basert plan er også svært viktig for å kjøre forsinkelsesanalyser, risikoanalyser og for å vurdere behovet for ressursstyring fremover. Utfordringen med en CPM plan er at den raskt blir mindre håndterbar når detaljeringsnivået øker. Effekten av dette er ofte at prosjektmedarbeiderne ikke anser planen som relevant og føler seg derfor frakoblet planverket prosjektledelsen forsøker å benytte.

Konseptuelt er det imidlertid store fordeler forbundet med CPM planer som er integrert med Last Planner tilnærmingen. Spørsmålet er imidlertid hvordan man sømløst kan oppnå en slik integrasjon?

Figuren nedenfor illustrerer fasene tilknyttet begge metodene.

faser last planner og critical path scheduling

Last Planner® og Critical Path method verktøy

Det eksisterer flere Last Planner applikasjoner og enda flere for CPM planlegging. Hittil har få av disse applikasjoner vært integrert med hverandre. En applikasjon som skiller seg ut er Oracle Primavera Cloud som går et steg videre i digitaliseringen av Last Planner® konseptet. Applikasjonen integrerer effektivt en CPM plan med Last Planner® konseptet. Oracle Primavera Cloud reduserer derfor behovet fra tre applikasjoner til en integrert løsning. Metier OEC kan bidra med implementering av Oracle Primavera Cloud.

Toolbox-1

Hvordan kan Oracle Primavera Cloud bidra til å lykkes i planlegging av prosjekter

Oracle Primavera Cloud har god funksjonalitet for prosjektstyring. Løsningen inkluderer funksjonalitet for styring av usikkerhet, kost og omfang i tillegg til tidsplanlegging og -styring som integrere både Last Planner® metoden og Critical Path Metoden. Nedenfor er noen av fordelene organisasjoner kan oppnå ved å bruke Oracle Primavera;

  1. Integrere Last Planner® og Critical Path Metoden
  2. Redusere antall verktøy og manuelle integrasjoner
  3. Digitalisere oppgavetavlen og gir enkel tilgang til den til enhver tid.
  4. Forbedrer synlighet av prosjekt- og oppgavedata
  5. Forbedrer koordinering mellom prosjektmedlemmene (Planleggere, prosjektstyrer, byggeledere, ingeniører) og dermed bidra til økt produktivitet samt reduksjon av kostbart omarbeide.
  6. Dokumentere forpliktelser i en enkel og systematisk måte slik at man forbedrer byggeplass produktivitet mellom disipliner og leverandører.
  7. Synkronisere interessent-insentiver og bidrar til at alle i prosjektet jobber mot felles mål
  8. Gir ingeniører og byggeplass medarbeidere fleksibiliteten og riktig og enkelt verktøy til å planlegge egen tid og forplikte seg til oppgaver innenfor gitte rammer.
  9. Bidrar til å redusere behovet for komplekse og detaljerte planer som ikke fungerer optimalt til å detaljstyre byggeplass oppgaver eller nivå 5 planer

Under kan du laste ned en e-bok som skisserer en fremgangsmåte som kan benyttes og tilpasses virksomheter som ønsker å ta planlegging til neste nivå med en hybrid løsning mellom Last Planner og Critical Path Method.

Last ned gratis e-bok om god prosjektplanlegging med Last Planner og Critical Path Method


Olaf jobber som senior manager i project systems avdelingen. Han holder primavera kurs og er ansvarlig for implementering av oracle primavera cloud og primavera P6 EPPM løsninger hos kunder. Han har tidligere migrert Primavera P6 on premise for Bane NOR opp til skyen og implementert primavera P6 for Siemens Olje og gass i Norge. Han har over 15 års erfaring med prosjektstyring. Han har vært leder for en prosjektstyringsavdeling på 45 ressurser og har hatt ansvaret for prosjektplanlegging, prosesser og metoder i flere organisasjoner. Han liker å bake og er glad i sykling.