Kompetanseheving og utvikling av egne ansatte har aldri vært så viktig som nå. I et marked hvor kostnadene øker og utfordringene vi som virksomheter må løse gjennom prosjekter blir større og mer komplekse, er det avgjørende å ha rett kompetanse. Vi jobber med virksomheter hvor prosjektporteføljen nå krever større kapabiliteter enn tidligere. Organisasjoner som lever av prosjekter, eller er avhengig av prosjekter for å skape verdi, må jobbe systematisk og strategisk med kompetanseutvikling innen prosjektledelse.
I dette blogginnlegget gir vi seks råd som kan være nyttige dersom du skal i gang med opplæring og utvikling av ansatte. I blogginnlegget bruker vi utvikling av prosjektkompetanse som eksempel, men rådene er universelle for all kompetanseutvikling.
1. Få «buy-in» fra ledelsen
Dersom prosjekter er en vesentlig del av virksomhetens verdiskapning, må prosjektledelse være definert som strategisk kompetanse. Strategisk kompetanseutvikling må baseres på definerte mål og planer, og utgjøre en integrert og kontinuerlig prosess. Et opplæringsprogram i prosjektledelse må derfor være forankret i toppledelsen. Ledelsen må være ambassadører, sørge for at ansatte får delegert tid, skape motivasjon og legge til rette for deltakelse.
Hvis du gjør opplæringen obligatorisk, og ledelsen understreker viktigheten av dette, vil kompetanseheving gradvis bli en del av bedriftskulturen. Det må være tydelig hva som forventes av de ansatte, og det må legges til rette for at ny kunnskap kan omsettes til praksis. Dette er ikke bare en god måte å beholde ansatte på, men også veldig viktig for å tiltrekke seg de beste hodene.
LES OGSÅ: 5 grunner til at du bør investere i kompetanseheving innen prosjektledelse.
2. Lag et formelt program som er i tråd med strategien
Ad-hoc opplæring fungerer sjelden bra. Virksomheten bør ha en formell opplærings- og utviklingsplan, som sikrer at alle får tilgang til regelmessig kompetanseheving og prioriterer dette i en hektisk hverdag.
Hovedmålet med et opplæringsprogram er ikke opplæringen i seg selv, men et virkemiddel for å få til ønsket forbedring. Ved å tilføre ny og riktig kunnskap til dine ansatte vil de kunne bidra til at virksomheten lykkes og når sine strategiske mål.
Før du går i gang med å definere et opplæringsprogram, kan det være lurt å ha disse punktene i bakhodet:
- Sett mål – hva ønsker virksomheten å få ut av opplæringen?
- Identifiser kompetansegap – hvor er de ansatte nå i forhold til hvor de bør være? Er det noen områder hvor man mangler kompetanse? Er det noen områder man bør prioritere å øke kompetansen for å være best mulig rustet for fremtiden?
- Tilrettelegg - sørg for at ansatte får fullført opplæringen og tatt i bruk ny kunnskap i praksis. Hvis de ikke tar i bruk det de har lært, vil det ikke komme virksomheten som helhet til gode.
- Identifiser ambassadørene - dersom du finner medarbeidere som er villige til å være ambassadører for programmet, vil du få uvurderlig drahjelp.
3. Etabler mål
Å investere i et opplæringsprogram i prosjektledelse, kan fremstå som en stor kostnad, hvis man ikke er klar over hvilke gevinster man kan forvente. Derfor er det viktig å etablere SMARTE-mål som kan spores tilbake til opplæringsprogrammet, slik at kostnaden kan regnes hjem. All empiri, og for så vidt også sunn fornuft, viser at de som trener systematisk øker sannsynligheten for å lykkes. Her er noen eksempler på mål:
- Øke suksessraten til prosjekter med X%
- Realisere X% mer verdi av prosjektene som gjennomføres.
- Redusere prosjektkostnaden med X%.
For mange virksomheter vil en X på så lite som 2 bety enorme summer for hele prosjektporteføljen. Og potensialet er som regel mye større enn 2 prosent. Kostnaden av å trene på å ta ut potensialet er forholdsmessig forsvinnende liten. Det er det vi i prosjekter kaller en svært god business case.
Overraskende mange opplæringsinitiativer settes i gang uten klare mål eller beskrivelse av formålet. Da blir det vanskelig å vurdere om initiativet har gitt ønsket effekt eller ikke.
4. Mål engasjement og tilfredshet
Et opplæringsprogram som kun eksisterer på papiret, uten engasjement og oppslutning blant ansatte, gir liten verdi. Du må sørge for at de ansatte ønsker å lære, ellers blir det vanskelig å få til en endring. Dersom prosjektledelse er strategisk viktig kompetanse, bør det være en del av ansattes utviklingsplan. Og hvis du virkelig mener at kompetansen er avgjørende, bør du også vurdere å knytte insentiver til å gjennomføre.
Du må også sørge for at ansatte er tilfredse med kompetanseutviklingen. Ved å evaluere opplæringsprogrammet gjennom medarbeiderundersøkelser og tilbakemeldingsskjemaer får du viktig input om hva de synes, hva som kunne vært forbedret og om det er noe de savner.
Vi bistår gjerne med å sette mål. Noen eksempler på mål kan være; X % synes at roller og ansvar har blitt tydeligere, X % av prosjektlederne opplever at kommunikasjonen har blitt bedre eller X % av prosjekteierne opplever at prosjektene planlegges bedre. Dette vil gi en god pekepinn på effekten av opplæringsprogrammet for hver enkelt.
5: Gi ulike typer opplæring
Ikke alle lærer på samme måte. Det er viktig å skreddersy opplæringen for å møte individuelle behov hos ansatte, slik at du får størst mulig læringseffekt. Noen liker kanskje klasseromsbasert opplæring, mens andre foretrekker nettbasert læring, coaching, eller en blanding av ulike metoder. Dette er viktig å ta hensyn til når du skal etablere et opplæringsprogram.
6. Husk å evaluere med jevne mellomrom
Etter hvert som virksomheten din vokser, vil behovene også endres. Det er derfor viktig å evaluere regelmessig. Opplæringsprogrammet bør være levende og nye kurs, metoder og verktøy bør bli vurdert kontinuerlig istedenfor å lage et statisk program som forblir uendret de neste 20 årene. Kanskje virksomheten din starter å tilby nye tjenester eller går i en annen retning enn planlagt. Da bør programmet oppdateres slik at det hele tiden understøtter virksomhetens mål.
