Planer forandrer seg, og underveis i et prosjekt vil det oppstå avvik og endringer.
En av de mest sentrale utfordringene for prosjektlederen i gjennomføringsfasen er å beholde balansepunktet mellom tid, kostnader og kvalitet. Som prosjektleder er det ditt ansvar å iverksette tiltak for å minimere negative konsekvenser av avvik, ved å foreta justeringer i prosjektet. Ved endringer i arbeidsomfang er det viktig at konsekvenser knyttet til tids- og ressursforbruk blir inkludert i reviderte tids- og kostnadsestimater. Da er prosjektet i balanse og prosjektlederen har full kontroll.
I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hvordan prosjekttrekanten balanseres i gjennomføringsfasen av et prosjekt.
Du kan lese mer om prosjekttrekanten og hva det vil si at den er i balanse her.
Kvalitet
Et urealistisk utgangspunkt og/eller dårlig styring medfører at balansepunktet glipper. I trekanten under har endringer og avvik knyttet til kvalitet, ofte en økning i arbeidsomfang, ført til at tids- og kostnadsestimatet ikke lenger reflekterer arbeidsomfanget som skal utføres.
Dette er en av de vanligste årsakene til at prosjekter mislykkes. På engelsk kalles dette «scope creep» og i noen tilfeller «scope gallop». Prosjektlederen har latt mange små avvik og endringer passere uten at tilstrekkelige tiltak er iverksatt, og uten at prosjekteier eller kunde har godkjent endringer i tids- og kostnadsestimater. Prosjektet er ute av kontroll og ender ofte opp med tids- og kostnadsoverskridelser, i tillegg til en misfornøyd kunde/prosjekteier. Et forebyggende tiltak her er å gjennomføre en grundig og god tidligfase i forkant av gjennomføringsfasen.
Kontinuerlig prioritering
Trekanten kalles ofte «prioriteringstrekanten» da prosjektlederen kontinuerlig må gjøre prioriteringer og avveininger mellom kvalitet, tid og kostnad. Kunden og prosjekteieren ønsker ofte at alle tre prioriteres like høyt, men det er ikke mulig.
Prosjektleder kan i enhver situasjon prioritere to av de tre parameterne og la konsekvensene påvirke den siste. En forbedring i kvalitet, eller en økning i arbeidsomfang som skal gjennomføres innenfor eksisterende tidsplan, vil kreve en økning i ressursforbruk og dermed en økning i kostnader. Prioritering av tids- og kostnadsestimatene kan føre til at arbeidsomfanget må reduseres. Hvis det viktigste er å komme i mål innenfor eksisterende kostnadsestimat, kan det kreve en reduksjon i arbeidsomfang og/eller en justering av dato for ferdigstilling.
Kostnader
Figuren over illustrerer at prosjektleder har fokusert på kvalitet og tid, uten å oppdatere kostnadsestimatet. Prosjektet ligger dermed an til å få en kostnadsoverskridelse. Prosjektleders oppgave er her å bringe prosjektet tilbake til balansepunktet.
God praksis i prosjektstyring, sammen med nødvendig kompetanse og erfaring, bidrar til å hjelpe prosjektlederen med å holde balansepunktet i trekanten. Arbeidsomfanget med tilhørende krav til kvalitet beskrives ved hjelp av en prosjektnedbrytningsstruktur eller «work breakdown structure (WBS)». Prosjektnedbrytningsstrukturen hjelper prosjektlederen med å dele prosjektet inn i mindre enheter, ned til et nivå hvor den enkelte fagperson isolert sett kan beskrive arbeidet som skal utføres med tilhørende tids- og kostnadsestimat.
Tidsplanen etableres ved at de enkelte enhetene, eksempelvis arbeidspakker eller aktiviteter, knyttes sammen i et Gantt-diagram eller aktivitetsnettverk. Det planlagte forbruket av ressurser med tilhørende timepriser, er grunnlaget for prosjektets kostnadsestimat og budsjett. Dermed henger arbeidsomfanget sammen med tidsplan og kostnadsestimat. Trekanten er i balanse gitt realistiske forutsetninger for planer og estimater.
Overvåke de ulike aspektene ved trekanten
I gjennomføringsfasen er det viktig å følge opp fremdrift gjennom vurderinger knyttet til utførelse av arbeid, med tilhørende reelle verdier for tids- og kostnadsforbruk. I enkle prosjekter anvendes gjerne milepælsoppfølging. I større og mer komplekse prosjekter anvendes milepælsoppfølging i kombinasjon med en metode kalt «inntjent verdi» («earned value»). Prosjektlederen vil så foreta de nødvendige korreksjoner både av arbeidsomfang og tids- og kostnadsestimater underveis, for å holde trekanten i balanse og sørge for at kundens og prosjekteierens forventninger ivaretas.
Styre prosjektet ved å bruke trekanten
Det er viktig å ta kunden og prosjekteieren med på prioriteringer. Sørg for å presentere fremdriftsdata for dem med jevne mellomrom, slik at de hele tiden er informert om status. Legg også opp til at de kan påvirke valg og beslutninger. Dermed kan prosjektlederen avstemme valgene som tas i prosjektet med de forventninger kunden og prosjekteieren til enhver tid har. Dette gjelder først og fremst ved avvik. Kunden og prosjekteieren skal fatte beslutninger knyttet til endringer. Som prosjektleder må du sørge for at alle konsekvenser vedrørende tids- og kostnadsforbruk er inkludert i endringsforslaget.
