I store globale prosjekter er det mye som kan gå galt. Prosjektdirektør Dag Andersen forteller om hvordan han opplevde suksess med et omfattende forbedringsprogram for den internasjonale industrileverandøren Eltek.
Siden 2010 har Metier OEC og Eltek samarbeidet om et forbedringsprogram som har gitt gode resultater i form av økt kunnskap om prosjektstyring blant de ansatte. En undersøkelse blant deltakerne i programmet viser at over 95 % av dem har merket en positiv utvikling i hvordan prosjekter blir startet, planlagt og gjennomført i Eltek.
For å forstå hvordan Andersen opplevde suksess som prosjektdirektør for Eltek, går vi seks år tilbake i tid. Året er 2010 og det er oppstart av samarbeidet.
Bakgrunnen for programmet
Etter hvert som Elteks leveranser ble mer og mer prosjektorienterte, innså Andersen og hans kollegaer at de manglet ett vesentlig element: prosjektkompetanse. Det hadde oppstått et kompetansegap, og ledelsen i selskapet bestemte seg derfor for å iverksette tiltak som skulle styrke den interne kompetansen for prosjektgjennomføring.
Fremfor å bruke intern tid på egenutviklede løsninger valgte bedriften en ekstern partner, Metier.
Etter å ha kartlagt hva Eltek som selskap behøvde av prosjektmetodikk og prosjektkompetanse, ble det laget en skreddersydd løsning: et forbedringsprogram med global opplæring. “Sammen med Metier laget vi en prosjektmodell som passet vår type virksomhet. Deretter tok vi utgangspunkt i Metiers e-læringsmoduler og laget et prosjektlederprogram som ender med eksamen og en Eltek-sertifisering i prosjektledelse.”
Prosjektmodellen ble knyttet til Elteks kvalitetssystem. For å oppnå et felles begrepsapparat samarbeidet de tett med Metier for å lage et opplegg hvor prosjektledelse, intern terminologi og utfordringer hang sammen på en god måte.
“Da vi etablerte programmet brukte vi standard prosjektterminologi, men vi beskrev eksempler og prosjekter slik at det generiske faget prosjektledelse ga mening for de som skulle bruke det internt. Dette omfattet intern terminologi og utfordringer knyttet til kunder, produkter og markeder.”
Nå begynte arbeidet med å sikre en felles forståelse for den nye måten å jobbe med prosjektstyring på. Problemstillingen ble løst ved å etablere en prosjektportal sammen med Metier hvor alle prosjekter ble tildelt et prosjektrom.
“Her ligger alle maler, prosedyrer og retningslinjer for prosjektledelsesinformasjon tilgjengelig for prosjektteamet, samt en beskrivelse av vår prosjektmodell. Prosjektmodellen med tilhørende dokumentasjon vedlikeholdes sentralt og er en integrert del av vårt management system.”
Oppskriften på effektiv gjennomføring av prosjekter
Siden oppstarten i 2010 har over 350 ansatte i Europa og Asia deltatt i programmet. Dette har blant annet resultert i en mer enhetlig måte å planlegge og gjennomføre prosjekter på, bedre etablerte roller og ansvarsområder og bedre bruk av ressurser. Ikke bare sikrer det kvalitet i prosjektene, det gir også tydeligere kommunikasjon og grunnlag for raskere beslutninger.
Kort fortalt har det ført til en mer effektiv gjennomføring av prosjekter og bedre resultater.
Men hva ligger egentlig i effektiv gjennomføring av prosjekter for prosjektdirektøren selv?
“Generelt sett innebærer det at man leverer det man har avtalt til rett tid, til rett kostnad og med rett kvalitet.”
Videre peker han på at effektiv gjennomføring gjør at man unngår overraskelser, eller at det man møter på av overraskelser blir styrt og tatt godt hånd om underveis.
På spørsmålet om hvorvidt globale prosjektgjennomføringer skiller seg ut fra lokale, svarer Andersen at fordi faget prosjektledelse er universelt kan man, med terminologien på plass, kommunisere med prosjektteam verden over på en god måte. Naturligvis kan kulturforskjeller påvirke hvordan man kommuniserer og samarbeider, men Andersen mener allikevel at dersom kommunikasjonen er på plass, er det ikke spesielt vanskeligere å gjennomføre globale prosjekter enn lokale.
“Som prosjektleder er kommunikasjon ditt viktigste verktøy. Du må sørge for at alle har samme informasjon, og at alle trekker i samme retning. Kommunikasjon er kanskje det viktigste elementet i totalen, og er noe man må ta på alvor og ha en klar plan og strategi for.”
Han nevner også viktigheten av rollefordeling. For best mulig resultat: velg roller i forhold til den enkeltes kompetanse. “Bygg opp et prosjektteam som har riktig kompetanse i forhold til hva leveransen krever, slik at du kan levere det resultatet du har lovet. Dette er en selvfølgelighet for en god prosjektleder.”
Samarbeidet med Metier
I tråd med god prosjektgjennomføring har samarbeidet med Metier foreløpig kommet med få overraskelser.
“Samarbeidet med Metier har vært veldig positivt. Det har gitt oss det vi var ute etter, og faget prosjektledelse står nå på egne ben i selskapet. I tillegg er det nå mange ansatte som er flinke til å sørge for at prosjekter blir håndtert på en profesjonell måte.”
