Gjennom Metier-undersøkelsen, hvor vi har spurt over 1000 personer fra prosjektorienterte virksomheter i Norge, får vi en sammenfatning av statusen i landets prosjekter. Et av hovedfunnene er at for dårlig omfangsstyring i prosjektene hindrer mange i å levere på tid og kost.
Et prosjektparadoks
Arbeidsomfanget er summen av arbeidet som må utføres for å kunne utarbeide det prosjektet skal levere, om det er et IT-system, en oljeplattform eller en organisasjonsendring. For å lykkes med god omfangsstyring i prosjekter er det viktig å tydelig definere hva som er en del av omfanget, og styre endringer med stødig hånd gjennom prosjektets levetid. Kun 41% sier de er gode på dette.
Et velkjent paradoks har dukket opp denne i undersøkelsen: det finnes flere av dem som sier de er gode på kostnads- og fremdriftsstyring, enn de som sier de faktisk leverer innenfor budsjett- og tidsrammene i sine prosjekter. Vår erfaring er at mange legger gode planer og rapporterer underveis i prosjektet. Likevel er det forskjell på å rapportere det man ser i bakspeilet og å proaktivt styre gjennomføringen av prosjektet.
Gjør de riktige tingene i tidligfase for å lykkes med omfangsstyring
Å definere omfanget er selve kjernen i prosjektplanleggingen. Du bør definere, dokumentere og kontrollere omfanget så detaljert det lar seg gjøre i starten, og sørge for at dette er omforent. Får du til det, kan du unngå mye usikkerhet rundt tidsplaner og kostnadsestimater.
I denne fasen må alle nøkkelpersoner spille sine roller. Prosjekteieren har ansvaret for å sette mandatet, mens prosjektlederen skal styre prosjektet innenfor disse rammene. Prosjekteieren må være involvert nok i den tidlige fasen, for å sikre et realistisk og målbart omfang. Å skape balanse mellom kvalitet, gevinster og investeringskapasitet er viktig når omfanget settes, slik at verdiskapingen svarer til investeringen.
Det krever mer enn kontroll på rammebetingelsene for å lykkes
Selv med et godt definert omfang fra start oppstår det som regel uforutsette hendelser og endringer i prosjekter, uansett størrelse.
Omfangsendringer innebærer endringer eller vekst i omfanget, eller at nye forutsetninger gjør at prosjektet helt eller delvis må defineres opp på nytt. Om du noen gang har begynt med å sparkle et hull og endt opp med å pusse opp hele stuen har du et godt eksempel på hva omfangendringer eller «scope creep» kan innebære om det bærer i vei. I tidligere undersøkelser har omfangsendringer vært på topplisten over hvorfor man ikke lykkes med egne prosjekter, men har i år forsvunnet ut. Dette ser vi også beviser for gjennom at flere leverer sine prosjekter innenfor rammebetingelsene. Likevel er bildet todelt om vi dykker dypere ned i andre deler av undersøkelsesresultatene.
For å lykkes med omfangsstyring er det viktig med god endringshåndtering og usikkerhetsstyring. Dette er aktiviteter hvor vi i Norge har større forbedringspotensial, ifølge undersøkelsen. Har man ikke kontroll på endringshåndteringen kan resultatet bli forsinkelser, kostnadsoverskridelser og frustrerte prosjektdeltakere. Mens man uten orden på usikkerhetsstyringen står i fare for å miste kontrollen i prosjektet, og være uforberedt på hendelser som ytterlige kan forsinke og skape problemer for gjennomføringen av prosjektet.
Ikke alle omfangsendringer oppstår som følge av feil eller prosjektavvik. Det kan være riktig å øke eller endre omfanget, fordi man oppdager noe som burde inkluderes eller forandres. Da må du riktignok ta aktivt stilling. Skal du endre mål, budsjett og tidsplan for prosjektet, eller ikke? Går du videre må du ha med deg prosjekteieren på at dette er veien å gå. Tar du ikke disse skrittene kan det få følger for hvordan delmål og endelig resultat bedømmes, eller gjøre det vanskelig å levere i henhold til de avtalte målene.
Hvordan lykkes man med god omfangsstyring?
Definer omfanget godt og tydelig, tidlig. Etter hvert som prosjektet fremskrider kan man oppleve at omfanget vokser eller forutsetningene endrer seg. Da må man huske å stoppe opp og ta en avsjekk på hvordan dette påvirker tidsrammen, budsjettet og selve formålet med prosjektet. God kommunikasjon ut og inn av prosjektet er viktig for å lykkes med denne prosessen på en sømløs måte , og ikke minst for å levere avtalt produkt til rett tid, kvalitet og kost.
