For dårlig omfangsstyring hindrer prosjekter i å levere på tid og kost

Prosjektgjennomføring

4 min. lesning

Gjennom Metier-undersøkelsen, hvor vi har spurt over 1000 personer fra prosjektorienterte virksomheter i Norge, får vi en sammenfatning av statusen i landets prosjekter. Et av hovedfunnene er at for dårlig omfangsstyring i prosjektene hindrer mange i å levere på tid og kost.

 

Et prosjektparadoks

Arbeidsomfanget er summen av arbeidet som må utføres for å kunne utarbeide det prosjektet skal levere, om det er et IT-system, en oljeplattform eller en organisasjonsendring. For å lykkes med god omfangsstyring i prosjekter er det viktig å tydelig definere hva som er en del av omfanget, og styre endringer med stødig hånd gjennom prosjektets levetid. Kun 41% sier de er gode på dette.

Et velkjent paradoks har dukket opp denne i undersøkelsen: det finnes flere av dem som sier de er gode på kostnads- og fremdriftsstyring, enn de som sier de faktisk leverer innenfor budsjett- og tidsrammene i sine prosjekter. Vår erfaring er at mange legger gode planer og rapporterer underveis i prosjektet. Likevel er det forskjell på å rapportere det man ser i bakspeilet og å proaktivt styre gjennomføringen av prosjektet.

 

Gjør de riktige tingene i tidligfase for å lykkes med omfangsstyring

Å definere omfanget er selve kjernen i prosjektplanleggingen. Du bør definere, dokumentere og kontrollere omfanget så detaljert det lar seg gjøre i starten, og sørge for at dette er omforent. Får du til det, kan du unngå mye usikkerhet rundt tidsplaner og kostnadsestimater.

I denne fasen må alle nøkkelpersoner spille sine roller. Prosjekteieren har ansvaret for å sette mandatet, mens prosjektlederen skal styre prosjektet innenfor disse rammene. Prosjekteieren må være involvert nok i den tidlige fasen, for å sikre et realistisk og målbart omfang. Å skape balanse mellom kvalitet, gevinster og investeringskapasitet er viktig når omfanget settes, slik at verdiskapingen svarer til investeringen.

 

Last ned Metier OEC-undersøkelsen

 

Det krever mer enn kontroll på rammebetingelsene for å lykkes

Selv med et godt definert omfang fra start oppstår det som regel uforutsette hendelser og endringer i prosjekter, uansett størrelse.

Omfangsendringer innebærer endringer eller vekst i omfanget, eller at nye forutsetninger gjør at prosjektet helt eller delvis må defineres opp på nytt. Om du noen gang har begynt med å sparkle et hull og endt opp med å pusse opp hele stuen har du et godt eksempel på hva omfangendringer eller «scope creep» kan innebære om det bærer i vei. I tidligere undersøkelser har omfangsendringer vært på topplisten over hvorfor man ikke lykkes med egne prosjekter, men har i år forsvunnet ut. Dette ser vi også beviser for gjennom at flere leverer sine prosjekter innenfor rammebetingelsene. Likevel er bildet todelt om vi dykker dypere ned i andre deler av undersøkelsesresultatene.

For å lykkes med omfangsstyring er det viktig med god endringshåndtering og usikkerhetsstyring. Dette er aktiviteter hvor vi i Norge har større forbedringspotensial, ifølge undersøkelsen. Har man ikke kontroll på endringshåndteringen kan resultatet bli forsinkelser, kostnadsoverskridelser og frustrerte prosjektdeltakere. Mens man uten orden på usikkerhetsstyringen står i fare for å miste kontrollen i prosjektet, og være uforberedt på hendelser som ytterlige kan forsinke og skape problemer for gjennomføringen av prosjektet.

Ikke alle omfangsendringer oppstår som følge av feil eller prosjektavvik. Det kan være riktig å øke eller endre omfanget, fordi man oppdager noe som burde inkluderes eller forandres. Da må du riktignok ta aktivt stilling. Skal du endre mål, budsjett og tidsplan for prosjektet, eller ikke? Går du videre må du ha med deg prosjekteieren på at dette er veien å gå. Tar du ikke disse skrittene kan det få følger for hvordan delmål og endelig resultat bedømmes, eller gjøre det vanskelig å levere i henhold til de avtalte målene.

 

Hvordan lykkes man med god omfangsstyring?

Definer omfanget godt og tydelig, tidlig. Etter hvert som prosjektet fremskrider kan man oppleve at omfanget vokser eller forutsetningene endrer seg. Da må man huske å stoppe opp og ta en avsjekk på hvordan dette påvirker tidsrammen, budsjettet og selve formålet med prosjektet. God kommunikasjon ut og inn av prosjektet er viktig for å lykkes med denne prosessen på en sømløs måte , og ikke minst for å levere avtalt produkt til rett tid, kvalitet og kost.

 

Last ned Metier OEC-undersøkelsen 2019


Charlotte er Marketing Director i Metier. Hun sørger for at verden får vite om de spennende prosjektene som gjennomføres, og verdiene som skapes i organisasjonen. Hun er siviløkonom med master i strategi og ledelse, og har siden studietiden jobbet med event og markedsføring. Trives best i urbane strøk med en stor kopp kaffe, helst i godt selskap.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Et vellykket prosjekt - først når det er en vellykket ibruktakelse

Hva er et vellykket prosjekt? Som prosjektledere og -eiere er det naturlig å trekke frem prosjekttrekanten for å vurdere om vi har levert på tid, innenfor kost og med den kvalitet som er beskrevet. Er svaret ja på alle disse tre, kan det være fristene til å si at prosjektet er vellykket. Men da glemmer vi noe. For kvalitet er også knyttet til de funksjonelle forutsetningene for å kunne levere på de effektene som virksomheten skal levere etter å ha investert i et nytt bygg. Et vellykket prosjekt må kort og godt resultere i et produkt – et bygg eller annet – som blir brukt, som gir en god nytteverdi for brukerne, og som ikke minst svarer ut behovet det var ment å svare ut. Et vellykket prosjekt betyr derfor også en vellykket ibruktakelse.

Hvorfor bruke klarspråk i prosjekter?

Har du opplevd misforståelser i prosjekter knyttet til uklar kommunikasjon? I prosjektfaget er nettopp god kommunikasjon en viktig suksessfaktor. Det å skrive (og snakke) på en måte som alle involverte i prosjektet forstår, er viktig. Da unngår vi misforståelser, ekstra runder med oppklaring, og i verste fall feil i prosjektene. I dette innlegget viser vi deg hvordan du kan oppnå god og effektiv kommunikasjon i dine prosjekter ved hjelp av prinsipper for klarspråk.

Balansering av prosjekttrekanten i prosjektets gjennomføringsfase

Planer forandrer seg, og underveis i et prosjekt vil det oppstå avvik og endringer. En av de mest sentrale utfordringene for prosjektlederen i gjennomføringsfasen er å beholde balansepunktet mellom tid, kostnader og kvalitet. Som prosjektleder er det ditt ansvar å iverksette tiltak for å minimere negative konsekvenser av avvik, ved å foreta justeringer i prosjektet. Ved endringer i arbeidsomfang er det viktig at konsekvenser knyttet til tids- og ressursforbruk blir inkludert i reviderte tids- og kostnadsestimater. Da er prosjektet i balanse og prosjektlederen har full kontroll. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hvordan prosjekttrekanten balanseres i gjennomføringsfasen av et prosjekt.