Hvorfor er produktorganisering så krevende?

Hva er essensen i god produktorganisering?

Kort sagt handler det om å samle ulike mennesker, med ulik kompetanse, i faste team som jobber innenfor et definert problemområde, med et tydelig mandat til å løse det problemet. 

For at de skal få til det, må teamene typisk være sammensatt av ulike fagpersoner fra ulike områder. Høytpresterende produktteam kjennetegnes blant annet av team som

• jobber tett på brukerbehov og henter inn relevant innsikt før de begynner å utvikle løsningen

• jobber i korte iterasjoner, tester ofte og justerer kursen underveis

• har myndighet til å prioritere innenfor eget produktområde

• jobber langsiktig med både drift og videreutvikling innenfor et avgrenset område, og ikke et tidsavgrenset prosjekt

Da brukes ressursene effektivt for å skape mest mulig verdi tidlig for kunden og for virksomheten.

Det handler også om å velge bort det som ikke gir nok verdi. Derfor er det flere som går bort fra begrepet produktorganisering til heller å snakke om tjenesteorganisering, prosessorganisering, verdiskifte og verdiorganisering.

Å levere verdi, uavhengig av begrepsbruk

Begreper, ord og uttrykk: Hva er agil, hva er produktorganisering eller verdiorganisering? Mange bruker forskjellige ord, men snakker egentlig om det samme.

Det handler om å endre virksomheten til å jobbe i mer varige team som fokuserer på å levere de riktige løsningene til sine kunder og brukere, og å levere dette på en effektiv og skalerbar måte.

Når vi snakker om produkt, kan det være en intern tjeneste, som et tilgangssystem for ansatte, eller en ekstern tjeneste, som en søknadsportal for byggesaker. Produktet kan være helt digitalt, eller i kombinasjon med fysiske produkter.

Felles for dem er at det er noe kunder og brukere har forventninger til, vil bruke, og som gjennom dette gir verdi for kunder, brukere og virksomheten.

Derfor er det første bud å skape felles forståelse og begrepsapparat for å sikre at vi snakker om de samme tingene når vi snakker om produkt i virksomheten.

Hvorfor er produktorganisering krevende, spesielt i offentlig sektor?

Tverrfaglige, varige team som jobber med løpende forbedringer og prioriteringer er som nevnt det produktorganisering bygger på. Det passer samtidig dårlig sammen med mange strukturer i offentlig sektor.

For det første skjer finansiering vanligvis gjennom årlige budsjetter og prosjekter, ikke til team som drifter og utvikler egne områder over tid. Dette gjør det vanskelig å skape forutsigbarhet for produktteamene.

For det andre krever produktorganisering at beslutninger ofte blir tatt av teamet selv, som trenger mye autonomi for å lykkes. Når prioriteringer går på tvers av ulike styringsnivåer, som stort sett er tilfellet i offentlig sektor, blir det krevende å gjøre smidige justeringer underveis.

Kravene til etterlevelse, kontroll og dokumentasjon er også ofte høyere i offentlig sektor. Da blir det også mindre slingringsrom til å jobbe i sprinter og teste tidlig, noe som er nødvendig i produktarbeid.

Produktorganisering er mulig i offentlig sektor, men det krever flere tilpasninger i styring, finansiering og rollefordeling.

Høye ambisjoner, men likevel liten effekt

Mange riktige grep kan iverksettes uten at ønsket effekt samsvarer med ambisjon eller innsats.

Dette kan ha flere årsaker. Hvis fagområder, IT og linjeorganisasjonen har forskjellig oppfatning av hva «produkt» faktisk er, vil de ikke jobbe godt sammen og får mindre effekt av innsatsen.

Team som produktorganiseres, men hvor styring og prioritering ikke blir tilpasset, vil ikke kunne ta ut best effekt av sin innsats fordi den krever annen styring.

Et nøytralt utgangspunkt

Produktorganisering er ikke et nytt fenomen. Mange har begynt på denne endringen og kjenner godt hvor det smerter i dag. En modenhetsanalyse, som gir et bilde av hvor dere står nå, kan hjelpe dere med å se dere litt utenfra. Den kan også gi en oversikt over flere nivåer i organisasjonen slik at dere kan velge å sette inn innsats der det gir tidlig effekt.

Typiske områder hvor det trengs justeringer er for eksempel:

• Styringsformer og beslutningslinjer

• Budsjettering og finansieringsmodell

• Sammensetning av tverrfaglige team

• Forståelse av produkt som arbeidsform

• Samarbeid på tvers i organisasjonen

I Digdir sin produktsirkel er steg én en nåsituasjonsanalyse for å forstå utgangspunktet. Metiers modenhetsanalyse hjelper dere med dette gjennom å avdekke hva som hindrer teamene fra å jobbe så effektivt som de kunne i dag.

Det gjør det mulig å skape verdi raskere, eller å justere retning og prioriteringer. Den settes i sammenheng med de utfordringene dere har og deres rammebetingelser.

Felles forståelse av organisasjonens modenhet gir bedre beslutningsgrunnlag

Vi anbefaler en strukturert og standardisert metode for å vurdere modenhetsnivået av produkttilnærmingen i organisasjonen.

Den vil vise modenhetsnivået innen vesentlige aspekter. Dette synliggjør avvik mellom intensjon og praksis. Basert på denne innsikten kan organisasjonen ta bevisste grep for å utvikle seg videre. Den gjør det enklere å enes om færre prioriterte grep, i stedet for mange parallelle initiativ.

En modenhetsanalyse leverer

• felles innsikt over modenhet på tvers av nivåer i virksomheten

• identifiserte områder som gir tidlig verdi og effekt

• konkrete tiltak i en bevisst rekkefølge

• en baseline for å måle fremgang

Slik gjør vi kartleggingen:

• Avklaring av omfang og produktforståelse: Hva er viktig for dere å få hjelp til, hvem skal delta, hvilke områder som skal dekkes.

• Ulike nivåer i virksomheten svarer på spørsmål om de samme forholdene.

• Hvorfor er det ulikheter i organisasjonen, hva blokkerer effekt?

• Prioritering av tiltak: rekkefølge, avhengigheter og styring.

• Oppfølging: effektmål/indikatorer, prioritering, frekvens.

Produktorganisering og verdiskapningen lykkes ikke bare i kraft av nye team, men også ved hjelp av ny styringslogikk. Det starter med ledelsen. Metier hjelper dere å finne startpunktet, prioritere riktig og sikre at endringen skaper målbar effekt, innenfor deres rammer.

Sjekkliste for ledere i en produktorganisasjon

• Har ledergruppen felles språk og prioriteringskriterier?

• Styrer vi etter effekt fremfor aktivitet?

• Er budsjett og portefølje bygget for varig produktutvikling?

• Har vi skriftlige og tydelige produktområder?

• Vet teamene hvilken myndighet de har? Og i så fall: Bruker de den?

Vår tilnærming

Metier har bred erfaring med porteføljeprioritering og beslutningsunderlag, og med å finne ut hva som bør prioriteres og hva som kan stoppes.

Vi arbeider med styringsmodeller som tåler varig produktutvikling, og sikrer gevinst- og effektoppfølging over tid. Vi sikrer en endring som vil fungere innenfor offentlige rammer.

En god produktorganisering starter med felles startpunkt og styrbar utvikling mot effekt.

Kontakt oss  gjerne o,m dere ønsker en vurdering av din virksomhets modenhet på produktorganisering.