Avviksledelse er ett av prinsippene i PRINCE2 og brukes i prosjekter for å delegere ansvar og definere nivåer for når saker skal eskaleres på en effektiv måte. I praksis vil det si at hvert av ledelsesnivåene i et prosjekt (styringsgruppe, prosjektleder og teamleder) får sine toleransegrenser fra nivået over, som de må forholde seg til og jobbe innenfor.
I avviksledelse delegeres ansvar slik at neste ledelsesnivå først blir involvert når det ser ut som man vil gå utover avtalte toleransegrenser. Målet er en effektiv bruk av ledelsens tid ved å redusere behovet for eskalering. I tillegg sikrer man at hvert ledelsesnivå har fokus på det som er viktig for deres ledelsesnivå i prosjektet og ikke blir tvunget – eller fristet - til å gå ned i detaljer.
Toleransegrensene tillater avvik i både positiv og negativ retning innenfor planens mål før et avvik må eskaleres til neste ledelsesnivå.
Eksempel på toleransegrenser for en prosjektleder:
Om du ikke har helt klart for deg hva avviksledelse og toleransegrenser er ennå, hjelpe det kanskje med noen eksempler. Her er et eksempel på toleransegrenser knyttet til de seks aspektene man styrer etter i PRINCE2.
- Tid (+/- i forhold til datoer):
“Eskalering hvis prognosen viser ferdigstillelse 2 uker før eller en uke etter ferdigstillingsdato 30.11” - Kostnad (+/- i forhold til budsjett):
“200,000 tusen under eller 400,000 tusen overskridelse over et budsjett på 4 millioner NOK” - Kvalitet (toleransegrenser på akseptansekriterier per produkt innenfor prosjektets omfang): “Ved revisjon av opplæringsdokumentasjonen skal man ikke finne noen kritiske feil og ikke mer enn opp til 2 viktige feil”
- Omfang (synliggjøring av handlingsrommet i en løsning innenfor de absolutte kravene man har):
“Bygget skal være klart for innflytting ved overtagelse, men det kan gjenstå arbeider på uteområde så lenge disse ikke er større enn at de kan utføres innen utgangen av mai året etter” - Usikkerhet (toleranser for hvor høy kostnad totalt den samlede usikkerheten i prosjektet kan ha, eller hvor mange usikkerhetselementer som er plassert i høyre hjørne av usikkerhetsmatrisen):
“Eskalering hvis det er mer enn én usikkerhet som er i “rød sone”, og eskalering hvis denne ligger der i mer enn 2 uker i strekk. “ - Gevinster (+/- i forhold til gevinstene prosjektet skal realisere):
“Hvis det dukker opp forhold som gjør det sannsynlig at kjøperne likevel ikke vil komme til å kjøpe flere produkter når den nye e-handelsløsningen er i drift, skal dette umiddelbart eskaleres. “
Mer om toleranser og avviksledelse finnes i kursene “PRINCE2 Foundation” og “PRINCE2 Practitioner”.
