ChatGPT - din personlige prosjektassistent

Prosjektgjennomføring

6 min. lesning

Du har kanskje hørt om ChatGPT - chatboten som gir detaljerte og velformulerte svar, og som kan skrive tekster for deg. Men har du tenkt noe over hvilken nytte den kan gjøre for deg og din hverdag i prosjektverdenen?I dette blogginnlegget gir vi deg tips til hvordan du kan gjøre ChatGPT til din personlige prosjektassistent og spare deg for mye tidsbruk.

Hva er egentlig ChatGPT? 

ChatGPT er en avansert AI-modell utviklet av OpenAI. Den er i stand til å generere sammenhengende tekst som svar på en gitt inndata (en forespørsel), og kan brukes til en rekke forskjellige formål, inkludert tekstgenerering, oversettelse, spørsmål og svar, samtale og mer. ChatGPT kan hjelpe deg å automatisere og effektivisere en rekke oppgaver som du kanskje bruker unødvendig lang tid på.

LES OGSÅ: ChatGPT - en gamechanger

3 tips til bruk av ChatGPT i prosjektarbeidet

Så hvordan kan du bruke den i ditt prosjekt? Under har vi samlet tre konkrete tips hvor ChatGPT kan spare deg og prosjektet for mye tid. 

1. Kommunikasjon

ChatGPT kan hjelpe deg med å effektivisere kommunikasjonen mellom forskjellige interessenter i prosjektet ditt. Dette kan inkludere å oversette teknisk kompliserte uttrykk til enklere språk, eller å hjelpe med å utvikle presentasjoner som gjør det enklere for ikke-tekniske interessenter å forstå hva du snakker om.

Eksempel på en forespørsel til ChatGPT:

Forespørsel:
Gjør denne teksten forståelig for personer uten teknisk kompetanse: 
Når du har et overskudd av forurensede masser som skal fraktes ut av tiltaksområdet, klassifiseres massene som avfall og omfattes av avfallsforskriften. Forurensede overskuddsmasser skal leveres til deponi eller behandlingsanlegg med tillatelse etter forurensningsloven.

Deponikategoriene er deponier for inert, ordinært og farlig avfall. Når forurensede masser leveres til deponi, må avfallsprodusent sørge for at massene (avfallet) er basiskarakterisert i tråd med kravene i avfallsforskriften kapittel 9 og 11 slik at det deponeres i riktig kategori.

Svar fra ChatGPT:
Når du har masse som er forurenset og du vil fjerne den fra et område, må du kalle den for "avfall". Avfall må følge spesielle regler for behandling, og må bringes til et deponi eller et sted der avfallet kan behandles, som har tillatelse fra myndighetene. Deponiene kan være forskjellige typer avhengig av hva slags avfall som skal deponeres, for eksempel vanlig avfall eller farlig avfall. Når du leverer forurenset masse til et deponi, må du sørge for at massen er beskrevet på en bestemt måte i tråd med reglene, slik at det deponeres på riktig sted.


Hold deg oppdatert på hva som skjer i prosjektverden - abonner på  prosjektbloggen.


2. Dokumentproduksjon

ChatGPT kan også være en nyttig ressurs for produksjon av prosjektdokumentasjon i alle prosjekter. Boten kan generere et utkast til tekst for deg, som kan beskrive prosjektet på en god måte. 

For eksempel kan man bruke ChatGPT til å generere beskrivelser av prosjektet, som kan inkludere beskrivelser av bygget, planlegging av prosjektet, materialer som brukes, arbeidsprosesser og andre relevante detaljer. 

Eksempel på forespørsel til ChatGPT:

Forespørsel: 
Skriv innledning til prosjektplanen for et nytt veiprosjekt fra Grimstad til Arendal

Svar fra ChatGPT:
Innledning: 
Denne prosjektplanen beskriver planleggingen og gjennomføringen av et nytt veiprosjekt som skal bygges mellom Grimstad og Arendal. Prosjektet har som formål å forbedre veiforbindelsen mellom disse to byene, og redusere reisetiden og øke trafikksikkerheten.

Prosjektet vil bli gjennomført av en tverrfaglig gruppe bestående av ingeniører, arkitekter, økonomer og andre fagpersoner som vil samarbeide for å sikre at prosjektet blir en suksess.

Prosjektplanen vil beskrive målene for prosjektet, definere prosjektets omfang, presentere tidsplanen for prosjektet, og presentere budsjettet og ressursene som vil være tilgjengelige for å gjennomføre prosjektet. Planen vil også identifisere risikofaktorer og foreslå tiltak for å redusere disse risikoene. 

3. Skriv e-poster

Det å skrive gode eposter kan være ressurskrevende. Det er ikke alltid man finner den rette måten å formulere seg på, og noen ganger kan det også være vanskelig å begynne. ChatGPT kan gjøre den jobben mye lettere. Ved å gi AI-en grundig beskrivelse av prosjektet og utfordringen kan du få hjelp til å kjapt få opp strukturen og innholdet i eposten.

Eksempel på e-post skrevet av ChatGPT:

Forespørsel:
Skriv en høflig epost angående en endringsmelding for et leilighetsprosjekt hvor grunnforholdene var mer kompliserte enn beskrevet i konkurransegrunnlaget. Dette fører til at prosjektet vil bli 2 millioner kroner dyrere og 3 måneder forsinket

Svar fra ChatGPT: 
Emne: Endringsmelding - Leilighetsprosjekt

Kjære [Prosjektleders navn],

Jeg håper denne meldingen finner deg bra. Jeg vil med dette informere om noen uventede utfordringer vi har støtt på i vårt leilighetsprosjekt, som vi ønsker å diskutere med deg.

Grunnforholdene viste seg å være mer komplekse enn vi forventet i konkurransegrunnlaget. Dette har resultert i ekstra arbeid og kostnader i forbindelse med grunnarbeidene. Vi har nå fullført en grundig evaluering av situasjonen, og vi har funnet ut at det vil være nødvendig å øke budsjettet for prosjektet med 2 millioner kroner og forsinke ferdigstillelsen av prosjektet med 3 måneder.

Vi forstår at dette kan være en utfordring for deg og dine interessenter, og vi beklager ulempene dette kan medføre. Vi ønsker å forsikre deg om at vi vil gjøre alt vi kan for å minimere ulempene og sørge for at prosjektet leveres til høy standard.

Vi vil gjerne diskutere videre med deg om hvordan vi kan best håndtere dette og finne den beste måten å gå frem på. Vi er åpne for å diskutere mulige alternativer og løsninger for å gjøre dette så smidig som mulig for alle involverte.

Takk for at du tar deg tid til å lese denne meldingen og vi ser frem til å høre fra deg snart.

Med vennlig hilsen,
[Navn på avsender]

Husk å kvalitetssikre teksten 

Samlet sett kan ChatGPT være en verdifull ressurs for alle som jobber med prosjekter. AI-teknologien kan forenkle kommunikasjon og tekstproduksjon, og dermed frigjøre verdifull tid til andre oppgaver. Men husk at du alltid må kontrollere teksten du får, og gjøre nødvendige tilpasninger. Selv om kunstig intelligens blir mer og mer avansert og treffsikker, er det ikke alltid at alle ord og formuleringer sitter like godt - som du også ser i eksemplene over. 

Lykke til med din nye prosjektassistent! 

 

Abonner på prosjektbloggen

 


Thomas Haneborg jobber med virksomhetsutvikling og ledelsestøtte mot prosjektintensive virksomheter. Thomas har planlegging- og prosjektstyringserfaring fra flere store samferdselsprosjekter. Han brenner for smartere prosesser og ser alltid etter en forbedringsmulighet. Thomas deltar i forskningsprosjektet Samtidig Prosjektering, en arbeidsmetodikk for fortløpende prosjektering og beslutninger i sanntid. Fritiden tilbringes helst på ski, et vindsurfingbrett eller i svømmehallen spillende undervannsrugby.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Et vellykket prosjekt - først når det er en vellykket ibruktakelse

Hva er et vellykket prosjekt? Som prosjektledere og -eiere er det naturlig å trekke frem prosjekttrekanten for å vurdere om vi har levert på tid, innenfor kost og med den kvalitet som er beskrevet. Er svaret ja på alle disse tre, kan det være fristene til å si at prosjektet er vellykket. Men da glemmer vi noe. For kvalitet er også knyttet til de funksjonelle forutsetningene for å kunne levere på de effektene som virksomheten skal levere etter å ha investert i et nytt bygg. Et vellykket prosjekt må kort og godt resultere i et produkt – et bygg eller annet – som blir brukt, som gir en god nytteverdi for brukerne, og som ikke minst svarer ut behovet det var ment å svare ut. Et vellykket prosjekt betyr derfor også en vellykket ibruktakelse.

Hvorfor bruke klarspråk i prosjekter?

Har du opplevd misforståelser i prosjekter knyttet til uklar kommunikasjon? I prosjektfaget er nettopp god kommunikasjon en viktig suksessfaktor. Det å skrive (og snakke) på en måte som alle involverte i prosjektet forstår, er viktig. Da unngår vi misforståelser, ekstra runder med oppklaring, og i verste fall feil i prosjektene. I dette innlegget viser vi deg hvordan du kan oppnå god og effektiv kommunikasjon i dine prosjekter ved hjelp av prinsipper for klarspråk.

Balansering av prosjekttrekanten i prosjektets gjennomføringsfase

Planer forandrer seg, og underveis i et prosjekt vil det oppstå avvik og endringer. En av de mest sentrale utfordringene for prosjektlederen i gjennomføringsfasen er å beholde balansepunktet mellom tid, kostnader og kvalitet. Som prosjektleder er det ditt ansvar å iverksette tiltak for å minimere negative konsekvenser av avvik, ved å foreta justeringer i prosjektet. Ved endringer i arbeidsomfang er det viktig at konsekvenser knyttet til tids- og ressursforbruk blir inkludert i reviderte tids- og kostnadsestimater. Da er prosjektet i balanse og prosjektlederen har full kontroll. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på hvordan prosjekttrekanten balanseres i gjennomføringsfasen av et prosjekt.