Da Entra skulle rehabilitere to kontorbygg sentralt i Oslo, fikk de fordeler av å samkjøre deler av prosjektene. Her får du lese om prosjektledernes erfaringer fra parallellgjennomføring av blant annet kontraktstrategi og tilbudsdokumenter, og tips til hvordan du kan lykkes med samarbeid på tvers.
Rehabilitering av Trekantblokka og Gamle Tolletaten
Entra er i gang med å rehabilitere to kontorbygg sentralt i Oslo. Med seg har de to team fra Metier OEC, hvert av dem bestående av to personer.
Lovise Hjortdal og Carl Otto Lindøen-Høifors sitt prosjekt er et kontorbygg på St. Olavs plass. Bygget er det fantastiske naturbetongbygget «Trekantblokka». Bygget er på byantikvarens gule liste, og fasaden er vernet. I rehabiliteringsprosessen skal det rives to tekniske etasjer, som siden gjenoppbygges med en inntrukken kontoretasje og en mindre teknisk etasje. Innsiden skal totalrehabiliteres for et trivelig kontormiljø. . Prosjektet har ferdigstilt forprosjektet og anskaffelse av totalentreprenør pågår parallelt med at innvendig rivning nærmer seg slutten..
Jørgen Bartnes og Frode O. Storløkkens prosjekt er ærverdige Oslo jernbanetollsted fra 1926, med adresse Schweigaardsgate 15. Byggets fasade, to trappeløp og enkeltarealer i to etasjer er fredet og skal bevares. Elers skal bygget moderniseres for utleie, hovedsakelig til kontorvirksomhet. Arbeidet er godt i gang. Når de nå nesten er ferdige med innvendig rivning, er forespørsel på rehabiliteringen bortimot klar for utsending.
Stilmessig er de to byggene svært ulike, men prosesser og metoder i fornyingen er likevel sammenfallende, og har gitt teamene et godt samarbeid.
Mindre tidsforbruk med samkjøring
De to prosjektene har samkjørt prosesser for rivning og rehabilitering, blant annet for kontraktstrategi og tilbudsdokumenter. Teamene mener prosjektene har spart mye tid på dette.
– Mange arbeidsprosesser er diskutert og avklart mellom begge prosjektene og gjennomført av det ene prosjektet først. Det andre prosjektet har deretter i større eller mindre grad basert seg på det første prosjektets gjennomføring og erfaring, sier Jørgen, prosjektleder i Schweigaardsgate 15.
Når man skal velge hvilken kontraktstrategi som passer prosjektet best, blir det en helhetsvurdering ut fra eksempelvis kompetanse, tilgjengelighet og ressurser hos kunden. For de to Entra-prosjektene er det valgt gjennomføring i en normal totalentreprise. Fordi prosjektene allerede er godt i gang, blir det en kort optimaliseringsfase etter at totalentreprenør er valgt og totalentreprise-kontrakten er signert. De forventer mindre justeringer av konsepter og løsninger i optimaliseringsfasen og detaljprosjekteringen.
Samarbeid gir mer fleksibel og robust bemanning
Dersom to prosjekter har delte og samarbeidende ressurser og de i tillegg går ganske likt i tid, må man sikre at det ikke skaper flaskehalser. Når man planlegger bør man derfor være ekstra obs på høy aktivitet samtidig eller delte, spesialiserte ressurser. Dette har fungert godt i Entra-prosjektene, fordi prosjektet i Schweigaards gate har ligget noe foran det på St. Olavs Plass. Ressursplanleggingen har derfor fått en naturlig flyt.
– Å samarbeide om prosjektene gir mer fleksibilitet og robusthet i bemanningsspørsmål og ressursallokering, sier de fire. Vi er et team som kjenner begge prosjektene og dermed er det enkelt å diskutere ulike utfordringer som oppstår eller bidra for hverandre ved behov, som er en fordel for oppdragsgiver.
Skulle noen gå ut i mamma- eller pappapermisjon eller det blir sykdom, vil ressurssituasjonen også være mindre sårbar med parallelle prosjekter.
Flere kloke hoder
De fleste som har rehabilitert har oppdaget minst en ting man ikke visste da man startet. Dette kan bli utfordrende, dyrt og tidkrevende. Ved utfordrende situasjoner er det nyttig med flere kloke hoder. De to prosjektlederne bruker hele teamet som sparringspartnere.
Erfaringsoverføring er god praksis og 1 av 7 hovedprinsipper i prosjektmetodikken PRINCE2. Å kombinere prosjektdeltakernes erfaringer med det man lærer underveis gir et bredt erfaringsgrunnlag. I Entra-prosjektene spiller de i tillegg på et dobbelt sett prosjektdeltakere. Dette mener de har bidratt til fordeler i planlegging og gjennomføring.
– For prosjektet i Schweigaards gate har Frode og Jørgen utfyllende erfaringer, og disse erfaringene sammen med rådgivergruppens erfaring og kompetanse gir et bredt grunnlag for beslutninger i dette prosjektet, sier Lovise og Carl Otto. Når dette kobles sammen med tilsvarende erfaringer i vårt prosjekt på St. Olavs Plass, blir erfaringsgrunnlaget veldig godt.
Lovise forteller at hennes prosjekt også har fordelen av å være i samme nabolag som flere av Entras andre prosjekter som har kommet lengre i gjennomføringen, Dette nyter hennes prosjekt godt av ved at prosjektene deler erfaringer seg imellom.
Tips til bedre samarbeid i og mellom prosjekter
– Her har vi kombinert nytten av to i prosjektlederteam med samarbeid på tvers, som har gitt enda større fordeler, sier Jørgen
Lovise legger til at jobbing i team sammen med andre er mer tilfredsstillende enn å sitte alene, og har effekt også for prosjektdeltakerne.
– Å jobbe i team gir mulighet for personlig utvikling og kompetansebygging, også i en senior-junior-setting.
Erfaringene fra samarbeidet kan også komme enkeltprosjekter til gode. Her får du noen tips:
- God erfaringsoverføring skjer ikke bare i prosjektavslutningen, bruk erfaringen og kompetansen til prosjektdeltakerne og virksomheten strukturert og produktivt
- Erfaringsinnhenting og rådgivning i forbindelse med beslutninger er viktig og riktig, men ikke undervurder en god diskusjon om rådene.
- Samarbeid mellom prosjekter gir fleksibilitet i bemanning, som er ekstra nyttig om det for eksempel blir forskyvninger i framdriften i det ene prosjektet.
- Samarbeid i et prosjekt inkluderer også samarbeid med spesialiserte ressurser. Ha da et bevisst forhold til balansen mellom tidsbruk og det å gi en god nok innføring i prosjektet, slik at ressursen får de beste forutsetninger for å gjøre sin jobb
