Det siste tiåret har lean vært et av de store temaene innenfor prosjektverden. I Norge ble dette spesielt tydelig etter Niklas Modig publiserte boken «Dette er lean» tilbake i januar 2015. Enkelte personer har sett på dette som et paradigmeskifte innen prosjektledelse, mens andre ser på det som «gammelt nytt». Men hvordan er egentlig forholdet mellom lean og prosjektledelse?
Lean har bakgrunn i klassisk produksjonsvirksomhet
Lean prinsipper, metoder og verktøy har sin bakgrunn innen forbedring av flyt og forenkling av prosesser i produksjonsvirksomheter, og er tydelig merket av denne bakgrunnen. Prosjektledelse som fagfelt er i større grad utviklet med bakgrunn i bygg- og anleggsprosjekter, og nyligere i digitaliseringsprosjekter. Dette gir noen grunnleggende differanser mellom lean og prosjektledelse som det er nyttig å være klar over.
Målsettingen hos en produksjonsvirksomhet er å fremstille mange like produkter med høyest mulig kvalitet til en lavest mulig kostnad. Prosjekter fremstiller også produkter, men disse skiller seg fra produkter fremstilt av en tradisjonell produksjonsvirksomhet som følger:
- Arbeidsomfanget er vanskeligere å definere. Ofte er det første og siste gang at produktet skal fremstilles i akkurat denne form eller på dette sted.
- Usikkerhet knyttet til organisering, planlegging og gjennomføring er mye større. Ofte er det første gang virksomheten utfører akkurat dette prosjektet.
Virksomheter som utfører prosjekter, må være fleksible og kunne utføre mange ulike typer prosjekter. Man ønsker ikke detaljerte og rigide prosesser slik ofte er tilfelle i en produksjonsvirksomhet. Prosjektprosessene skal definere verdistrømmen, men de må være fleksible slik at de kan tilpasses det enkelte prosjekt.
Prinsipper i lean og «beste praksis» prosjektledelse
Det er sentrale likhetstrekk mellom prosjekter og produksjon. Det kan vi se ved å sammenstille grunnprinsipper i lean med sentrale prinsipper innenfor «beste praksis» prosjektledelse:
|
Grunnprinsipper lean |
"Beste praksis" prosjektledelse |
| Kundeverdi. Hvilke aktiviteter gir nytte for kunden? | Et vellykket prosjekt møter eller overgår kundens forventninger (interne prosjekteiere og eksterne kunder). |
| Identifiser verdistrømmen: Etabler og implementer prosesser som frembringer de produktene som har mest verdi for kunden. | Prosjekter skal følge virksomhetens prosjektmodell med tilhørende standardiserte prosesser for å sikre at prosjektet følger god praksis og at det ikke tar unødig risiko. |
| Skap flyt i prosessene: Sørg for at prosessene gir best mulig flyt. | Det er sentralt at flyten av ressurser, informasjon og beslutninger er god for å komme i mål innenfor ofte stramme kostnads- og tidsrammer. |
| Eliminer sløsing. Identifiser forhold som hindrer god flyt. | Sørg for at arbeidet blir utført og unngå forhold som kan påvirke arbeidet i negativ forstand, eksempelvis manglende kompetanse eller sene leveranser, med andre ord eliminer sløsing. |
| Kontinuerlig forbedring. Skap synlighet rundt resultater og jobb for kontinuerlige forbedringer. | Kontinuerlige forbedringer og å lære av erfaringer er sentralt for prosjektintensive virksomheter. En vanlig fallgruve er at man haster videre til neste prosjekt uten å lære av de forrige. |
Agile eller smidig prosjektledelse har mange likhetstrekk
Når et “prosjekt” eller et utviklingsinitiativ for eksempel innen IT eller andre områder der man har en relativt stor usikkerhet på flere områder, ser men langt flere likhetstrekk med Lean. Forenklet kan man si at det i hovedsak er for å kunne jobbe med kortere planleggningshorisont og på denne måten redusere sløsing og jobbe mer effektivt. Uansett om man jobber i IT prosjekter eller ikke, så er det utviklende å benytte lean verktøy i prosjekter.
Lean som verktøy for reduksjon av sløsing
Lean har definerte typer av sløsing (7 typer «sløsing») hvor ikke alle nødvendigvis passer like godt for prosjekter. Men det finnes mange former for sløsing som vi kjenner igjen i prosjekter og som vi med fordel kan jobbe for å eliminere:
- Manglende prioriteringer. Har vi valgt de riktige prosjektene?
- Ekstraarbeid som følge av dårlig planlegging
- Uklarheter og misforståelser vedrørende arbeidsomfang
- Misforståelser som følge av dårlig kommunikasjon
- Misforståelser som følge av uklarheter i roller og ansvar
- Mangelfull prosjekteierstyring
- Mangelfull ressursstyring i virksomheten
- Iverksetting av prosjekter med urealistiske mål og rammer
- Manglende kompetanse i prosjektteamet som fører til kvalitetsproblemer
- Manglende vurderinger av usikkerheten i prosjektet
- Dårlig kundekommunikasjon og mangelfull avstemming av forventninger
- Forsinkelser som følge av for sene leveranser fra andre aktører.
Disse er kjente utfordringer i mange prosjekter. Lean kan bidra til å redusere slike former for sløsing og det fornuftig å kombinere leanfilosofien med «beste praksis» prosjektledelse. Her er noen eksempler som kan iverksettes for å redusere sløsing i ditt prosjekt eller din virksomhet:
Lean setter involvering på dagsordenen
Lean prinsipper, metoder og verktøy fokuserer i stor grad på forbedringer gjennom større involvering av ressursene som utfører jobben. Lean kan dermed bidra spesielt til å understøtte godt samarbeid og kommunikasjon i ditt prosjekt eller virksomhet.
Prosjekter kan være komplekse i omfang og innhold, men også i organisering. Prosjektet må håndtere forventninger fra kunder og interessenter som blir påvirket av prosjektet eller kan påvirke prosjektet. Disse interessentene kan være i egen virksomhet for å få ressurser og utstyr til prosjektet. De kan også være i andre organisasjoner og forvente å få leveranser utført eller å få tilført produkter og tjenester fra underleverandører Det blir i sum mange aktører som må spille sammen for at prosjektet skal lykkes. Her kan lean-prinsippene og de enkle men effektive lean-verktøyene bidra til å styrke samarbeid og kommunikasjon.
Lean styrker standardisering av prosesser
Prosjekter har tradisjonelt vært et fristed for prosjektledere som har kunnet definere sin egen form for «beste praksis» uten involvering fra virksomheten og krevende prosjekteiere. I det siste tiåret har dette endret seg i de fleste prosjektintensive virksomheter. Prosjektledelse er i ferd med å bli en profesjon hvor kunnskap og ferdigheter innenfor ledelse og prosjektledelse er avgjørende og hvor bruk av virksomhetens kvalitetssystemer og prosesser er et krav.
De aller fleste prosjektintensive virksomheter har utviklet sin egen prosjektmodell med tilhørende prosesser og prosedyrer for planlegging og gjennomføring av prosjekter. I praksis sliter mange prosjektvirksomheter med å få iverksatt prosjektmodellen og «beste praksis» i prosjektledelse.
Lean filosofien bygger i stor grad på standardisering av prosesser, kartlegging, måling, og målrettet bruk av inkrementell forbedring styrt av brukerne av produktet. Lean har en rekke metoder og verktøy som understøtter denne filosofien. Kanskje du kan hente inspirasjon fra Lean for å lykkes med implementering av en prosjektmodell og andre typer prosesser i din virksomhet?
Bruk lean i kombinasjon med prosjektledelse
Det sentrale i lean er å optimalisere nytte for kunde gjennom en mest mulig effektiv flyt av ressurser, informasjon og beslutninger. Fokuset i lean er å redusere sløsing gjennom konkrete tiltak og kontinuerlige forbedringer. Dette er omforent med prosjektmål og prosjektledelse som fag- og kunnskapsområde. Den grunnleggende målsetting er jo å utføre prosjektene på en måte som gir fornøyde kunder, høy nytte for virksomheten, høy kvalitet, lave kostnader og overholdelse av tidsfrister.
Lean i kombinasjon med prosjektledelse kan gi gode synergier og mer effektive og bedre prosjekter dersom man klarer å innføre lean i kombinasjon med «beste praksis» i prosjektledelse. Hva som er lean og hva som er prosjektledelse kan ofte være vanskelig å entydig definere og er egentlig en uinteressant problemstilling. Det viktige er å hente inn prinsipper, metoder og verktøy fra alle fagområdet som styrker eget prosjekt eller virksomhet.
