Det smidige Agilometer.jpg

Det smidige Agilometer - hvor smidig kan et prosjekt være?

Skrevet av Rine Larsen Hoem og Teresa Edland - 2. mai 2018

Mange prosjekter vil være mer moderne og følge smidigtrenden. Konsekvensen kan bli at mange hopper rett på uten å gjøre nødvendige vurderinger av hva som kjennetegner hvert enkelt prosjekt og hva som må være tilrettelagt for å kunne jobbe smidig. I dette blogginnlegget ser vi på hvor smidig et prosjekt bør være og hvordan man kan vurdere det ved bruk av et smidig Agilometer fra PRINCE2 Agile.

Har smidig blitt et må-krav?

Vi erfarer at spørsmålet om man kjører smidig eller ikke ofte blir definert som et spørsmål man svarer ja eller nei på. Vår holdning er at det mer er et spørsmål om hvor mye og hvordan.

Våre holdninger baserer seg på det smidige manifest og det å optimalisere prosessen for realisering av forretningsprosesser gjennom softwareutvikling, samt i det å konstant forbedre seg. Dette bør ikke gjøres ved å ta en metodikk «rett ut av boka», men ved å tilpasse denne til prosjektet, forutsetningene i prosjektomgivelsene, ønsket prosjektkultur og deretter tilrettelegge for operasjonalisering av metodikken. Dette vil normalt være like utfordrende som å lage planen – hvordan man faktisk skal gjennomføre i praksis vil både påvirke prosjektet og må tilpasses til prosjektet – og ikke minst foredles underveis.

En smidig tilnærming med klare rammer for utviklingen

Smidig omfatter en rekke rammeverk som f.eks. Scrum, Kanban, Lean o.l. Felles for disse er at de er rammeverk som består av en sammensetning av definert adferd, konsepter og teknikker som anses å være en del av den smidige måten å jobbe på. Disse rammeverkene må ikke kun benyttes i smidige prosjekter, hele eller deler av rammeverkene kan også brukes i vannfallsprosjekter.

LES OGSÅ: Kanban eller Scrum?

Vi jobber nå i et stort offentlig moderniseringsprosjekt. I dette prosjektet er målet å jobbe så smidig vi kan med de rammebetingelsene som er gitt for kostnad, omfang og tid.


Hold deg oppdatert på hva som skjer i prosjektverden - abonner på  prosjektbloggen.


Bruk av det smidige Agilometer fra PRINCE2 Agile

Vår erfaring er at det ikke er et motsetningsforhold mellom smidig tilnærming og det å ha klare rammer for utviklingen. Måten vi har implementert smidig på er basert på erfaringer fra forskjellige prosjekter både innenfor privat og offentlig sektor der man har sett at smidig har hatt positive effekter både på organisasjonen og resultater.

Et prosjekts smidige tilnærming må ta hensyn til prosjektets rammebetingelser. I den anledning har vi benyttet et vurderingsverktøy som veiledning for å innhente informasjon underveis om hvor smidig prosjektet kan og bør være. Hensikten med å benytte vurderingsverktøyet er å få indikasjoner og veiledning om risiko og fordeler fra et smidig perspektiv.

Vurderingsverktøyet er fra PRINCE2 Agile og kalles «Agilometer». Agilometeret tar for seg ulike dimensjoner av smidig, samtidig som det sørger for et nivå av nødvendig kontroll, uten å bli for detaljorientert. Dimensjonene som er beskrevet er et forslag, og disse må vurderes mot det konkrete prosjektet for se om det er de rette dimensjonene. Dimensjonene vi valgte var:

figur 1

Hver dimensjon ble definert med hva som må til for at denne skal vurderes til høy - altså 5 på poengskalaen. Målsetningen med øvelsen var ikke å oppnå høy score på alle områder – men å se hva som egner seg for det spesifikke prosjektet ut i fra rammebetingelsene. Det ønskede resultatet med vurderingen var, basert på prosjektets målsetninger, å få et underlag for kontinuerlig forbedring av prosjektets prosesser.

Vurderingene per dimensjon ble gjennomført som et gruppearbeid med alle prosjektdeltakerne i prosjektet. Vi valgte å dele opp gruppearbeidet slik at hver gruppe fikk utdelt to dimensjoner som skulle vurderes/scores på en skala fra Lav (1) til Høy (5) innenfor 1 time. I tillegg skulle gruppene vurdere hvilke tiltak som burde igangsettes dersom prosjektet vurderer det hensiktsmessig å jobbe smidigere innenfor en dimensjon enn det initiell score tilsa.

Vurdering basert på det smidige Agilometeret

Resultatet av vurderingen var naturlig nok ulike avhengig av dimensjon.

Vi betrakter resultatene å være en bekreftelse på at smidigheten i prosjektet er god for å løse utfordringene innenfor de gitte rammene for prosjektet. Det er knyttet til innholdet i de grunnverdiene som er etablert for åpenhet, respekt for hverandres kompetanseområder, kompetanseutvikling, målrettethet og samhandling. Områdene som ble trukket frem ble klassifisert på følgende måte:

Behov

  • Utfordringer knyttet til brukerhistorier som rekkefølge - avhengigheter –akseptansekriterier – størrelse – prioriteringer – avgrensninger og enda mer integrering av funksjonell kompetanse i scrumteam

Løsningsbeskrivelse

  • Tekniske avklaringer og arkitekturføringer etc. må kommuniseres tidligere i prosessen

Metode

  • Mer tid til opplæring av nye ressurser på hvordan gjennomføringsmodellen er operasjonalisert i prosjektet

Kontrakt

  • Klargjøre kontraktens bestemmelser og hvordan prosjektet forholder seg til disse

Samhandling

  • Silotendenser – grunnverdiene knyttet til samhandling må revitaliseres for å stimulere til mer koordinering på tvers av fagområder

Kommunikasjon

  • Forbedre og tydeliggjøre kommunikasjon av beslutninger

Forventingsstyring

  • Styre forventinger fra interessenter i og rundt prosjektet

Bruk av funnene

På generelt grunnlag synes de utpekte områdene sammenfallende med tidligere gjennomførte prosjektretrospektiver og at områder med høy score også var de med best forutsetninger for å få høy score. Resultatene betrakter vi som et godt erfaringsbasert grunnlag som kan benyttes for ytterligere forbedring av gjennomføringsmodellen.

Prosjektet vil bruke funnene videre inn i organisasjonsutviklingen og ha som mål å til enhver tid lære av tilbakemeldinger og bidra til kontinuerlig forbedring av våre prosesser for å nå ønsket resultat innenfor de gitte forutsetninger. Hvordan prosjektet ble scoret innenfor hver enkelt dimensjon, samt eventuelle tiltak for å øke score presenteres ikke her da vi anser de å være prosjektspesifikke og må arbeides med innenfor prosjektets mandat.

Konklusjonen i prosjektet for benyttelse av Agilometeret er at vurderingen ga strukturert informasjon innenfor de definerte dimensjonene og tydeliggjorde hvilke områder prosjektet bør jobbe videre med for ytterligere foredling av prosjektets gjennomføringsmodell og organisasjonskultur.

Abonner på prosjektbloggen

Temaer: Prosjektledelse


Rine Larsen Hoem og Teresa Edland

Skrevet av Rine Larsen Hoem og Teresa Edland

Rine og Teresa jobber som prosjektledere og rådgivere i Metier OEC. Begge har sin hovedkompetanse innenfor prosjektledelse, hovedsakelig innenfor smidige metoder, men også tradisjonell fossefallsmetodikk. I tillegg har Teresa erfaring fra personalledelse, utviklingsledelse og kontraktsoppfølging. Rine er sertifisert IT Project Professional og PRINCE2® Practitioner, og er en som får jobben gjort – og som alltid leverer med høy kvalitet. Teresa er bla sertifisert PRINCE2® foundation, scrum master og fokuserer på rett kvalitet, gjennomføringsevne og leveranser til rett tid.

Mest leste artikler