10 vanlige utfordringer med virksomheters planlegging av prosjekter.png

10 vanlige utfordringer med virksomheters planlegging av prosjekter

Skrevet av Jon Arve Wålberg - 22. juni 2017

De fleste prosjektorienterte selskaper vil innrømme at de ikke investerer nok tid og ressurser i prosjektplanlegging, og at konsekvensene er forsinkelser, kostnadsoverskridelser og svekket fortjeneste. Under følger 10 vanlige utfordringer i forbindelse med prosjektplanlegging:

1. Prosesser, metoder og teknikker er ikke godt nok innført

Selv om prosjektplanlegging er en av de aller viktigste ferdighetene innenfor prosjektledelse, er prosessene, metodene og teknikkene ikke godt innført i de fleste virksomheter.

2. Prosjektteamet involveres ikke i planleggingen

Planleggingsprosessen er verdifull når prosjektteamet får økt forståelse for prosjektet. Det vil si når de kan utfordre eksisterende løsninger og foreslå forbedringer eller endringer, og der de kan samle inn den nødvendige planleggingsinformasjonen. Hvis det er lite tid eller få ressurser til planlegging, vil hovedfokus ligge på å få utarbeidet en prosjektplan, og ikke på kvaliteten og soliditeten til innholdet i selve prosjektplanen.

3. Hastverk

«Jeg trenger en prosjektplan til i morgen.» Manglende forståelse i ledelsen er et problem. De mener sannsynligvis en lite detaljert tidsplan. Det er umulig å utarbeide en lite detaljert tidsplan med en rimelig grad av realisme uten at den er basert på en mer detaljert gjennomgang av omfang, kompleksitet, usikkerheter, grensesnitt og ressurstilgjengelighet. Faren er at prosjektets tidsmål blir satt på bakgrunn av den lite gjennomarbeidede tidsplanen.

Last ned Metierundersøkelsen 2017 - landets store prosjektundersøkelse.

4. Manglende erfaring

Prosjektlederen og prosjektplanleggingsteamet har ikke den nødvendige erfaringen, kunnskapen og kompetansen til å utarbeide en prosjektplan av høy kvalitet. Sannsynligheten for at prosjektet blir vellykket er lav.

5. Oppstart blir forsinket uten at sluttdato forskyves

For leverandører blir ofte salgs- og anbudsaktiviteter forsinket. Kontrakten undertegnes sent og oppstarten er forsinket, men prosjektets fullføringsdato er fastsatt. Konsekvensen er ofte mindre tid til planlegging og høy tidsplanusikkerhet.

6. "Spadesyken"

Oppstart og planlegging er ikke like viktig som gjennomføring. Organisasjoner med for mange prosjekter tror det er bedre å flytte ressurser fra planlegging til gjennomføring og løse problemer som skyldes dårlig planlegging i gjennomføringsfasen. Innen bygg og anlegg kalles dette for "spadesyken". Det er bedre å komme i gang med gravingen enn å planlegge hva som skal gjøres og hvordan.

7. Prosjektene har blitt mer komplekse enn tidligere

Virksomheten er ikke vant til en grundig planleggingsfase, ettersom prosjektene så langt har vært i «plankekjøringskategorien». Det vil si prosjekter med lav kompleksitet som har lyktes gjennom en kombinasjon av grunnleggende prosjektledelseskompetanse og sunn fornuft. En naturlig strategi for mange slike virksomheter er å påta seg større og mer kompliserte prosjekter i håp om å generere høyere fortjeneste. Når selskapet så påtar seg det første prosjektet med høy kompleksitet, er tilnærmingen til prosjektledelse den samme. De første prosjektene i denne nye kategorien, som noen ganger blir de siste, går vanligvis med store tap.

8. For mange aktiviteter kjøres i parallell

«Hurtigprosjekt – Fast track». Disse prosjektene fokuserer på forkortelse av prosjektets varighet gjennom avkortning av aktivitetenes varighet og utførelse av mer arbeid parallelt. «Hurtig» blir med andre ord et annet begrep for høy usikkerhet. Dessuten blir varigheten av planleggingsfasen i hurtigprosjekter ofte utfordret og redusert, i likhet med varigheten av alle andre faser og aktiviteter. Dette øker igjen usikkerheten og reduserer sannsynligheten for å nå målene. Husk at god prosjektledelse er like viktig for hurtigprosjekter som for «normale» prosjekter, om ikke enda viktigere. Hvis prosjektet mislykkes, er det ingen som bryr seg om prosjektets navn eller kategori. For de involverte partene er konsekvensene de samme.

9. Ledelsen tar ikke eierskap til prosjektet

Manglende prosjekteierstyring. Prosjekteieren opptrer ikke som en ansvarlig prosjekteier, og han/hun har overlatt alt ansvar for organisering, planlegging og gjennomføring av prosjektet til prosjektlederen.

10. Prosjektplanen brukes ikke som et levende styringsverktøy

En prosjektplan er ikke en engangsleveranse som holder seg statisk gjennom hele prosjektet. Oppdateringer som følge av godkjente endringer i løpet av prosjektgjennomføringen, kan påvirke deler av planen betydelig. Prosjektplanen må synkroniseres med godkjente endringer, og dette bør være en løpende prosess gjennom hele gjennomføringsfasen. Prosjektplanen må revideres med jevne mellomrom for å sikre at vi styrer mot den plan som reflekterer det arbeidet som skal utføres.

En virksomhets prosjektmodell bør omfatte planleggingsprosessen, planleggingsaktivitetene og prosjektledelsesproduktene som skal ferdigstilles i løpet av fasen. Prosjektlederen og prosjekteieren bør ved oppstart bli enige om planleggingsprosessene som er nødvendige for å sikre høy sannsynlighet for prosjektsuksess, og ikke bare avtale aktiviteter som kan fullføres innenfor den tiden de har til disposisjon. I de fleste tilfeller er det mulig å skyve på tidsfristene. Hvis ikke må det tildeles flere ressurser for å gjennomføre de nødvendige aktivitetene.

Last ned Metierundersøkelsen 2017

Temaer: Prosjektplanlegging


Jon Arve Wålberg

Skrevet av Jon Arve Wålberg

Jon Arve jobber som Director of Online Business Development og er ansvarlig for at vi utvikler og tilbyr gode og relevante kurs og sertifiseringer i prosjektledelse via våre nettsider. Han er siviløkonom med spesialisering i internasjonal markedsføring og brenner for landeveissykling, kaffebrenning og ølbrygging. Til frokost nyter han gjerne kokte egg fra egen hønsegård.

Mest leste artikler