I flere og flere virksomheter skjer verdiskapningen gjennom prosjekter. En virksomhet som lever av å gjennomføre vellykkede prosjekter må bygge prosjekt som kjernekompetanse i hele organisasjonen. Dette er avgjørende for å være i stand til å velge de riktige prosjektene og å gjennomføre dem på en effektiv og lønnsom måte.
Systematisk arbeid med utvikling av kompetanse innen prosjektledelse og prosjektrelaterte kunnskapsområder gir bedre prosjekter, mer tilfredse kunder og til slutt økt lønnsomhet. Det er ikke tilstrekkelig med opplæring av prosjektlederne, samtlige ansatte bør ha en basisforståelse av prosjekt som arbeidsform.
For å oppnå vellykkede prosjekter, er det bevist at det å jobbe på en felles måte er en av de viktigste suksessfaktorene. Problemet er som regel ikke mangel på tilgjengelig metodikk for prosjektgjennomføring, men at metodikken praktiseres i liten grad. Prosjektledere og prosjektdeltakere har ofte sin «egen» måte å gjøre ting på og det kan være vanskelig å endre på disse vanene. Ledelsen må derfor få prosjektorganisasjonen til å gå i takt, og følge den standarden som bedriften har vedtatt som den riktige måten å gjennomføre prosjekter på.
Et opplæringsprogram i prosjektledelse vil være et viktig virkemiddel for å få til dette. Under følger noen anbefalinger på hva som bør være på plass for at opplæringen skal gi størst mulig nytte og effekt.
10 kjennetegn på et effektivt opplæringsprogram i prosjektledelse:
1. Tilpasset virksomhetens behov
Skal man først bygge kompetanse lønner det seg å investere i et opplæringsprogram som er skreddersydd slik at det ikke blir for generelt og tilfeldig.
Opplæringsprogrammet må understøtte virksomhetens strategi og forretningsmessige mål og tilpasses for å dekke spesifikke behov og utfordringer. Opplæringen i seg selv er ikke målet, men et viktig virkemiddel for å oppnå ønsket forbedring.
2. Forankring hos ledelsen
Uten støtte fra ledelsen er det vanskelig å få gjennomført nødvendige opplæringstiltak. Et opplæringsprogram må ha den nødvendige forankringen hos ledergruppen. Det må være tydelig for alle ledere og deltakere hva som forventes av dem, og det må legges til rette for at kunnskapen faktisk blir tatt i bruk i det daglige prosjektarbeidet.
3. Relevant og målrettet innhold
I tillegg til å være basert på anerkjent teori og beste praksis i prosjektledelse, må innholdet være relevant for din bedrift. Eksempler fra samme bransje slik at dine ansatte kjenner seg igjen kan bidra til at opplæringen oppleves mer relevant.
4. Målrettet kompetansebygging satt i system
Målrettet kompetansebygging er den mest sentrale suksessfaktoren når en virksomhet ønsker å styrke sin prosjektkultur. Erfaring viser at muligheten for å lykkes er langt bedre når man velger en bred målgruppe, i stedet for å kun satse på utvikling av prosjektlederne.
Alle som innehar sentrale roller i et prosjekt bør gjennomgå et definert utdanningsløp. Gode kompetanse- og opplæringsplaner sikrer systematisk opplæring. I tillegg må man legge til rette for og følge opp at ny kunnskap faktisk tas i bruk i det daglige arbeidet. Først da vil man få en adferdsendring og sin tur, ønsket gevinst.
5. Effektiv læringsprosess og brukervennlighet
Fordi hverdagen i prosjekter er svært hektisk, er det ofte vanskelig å kombinere jobb med videreutdanning. Korte intensive fagkurs som kombinerer forskjellige læringsmetoder gir mer fleksibilitet til å styre omfang, tempo og fremdrift ut i fra behov. Opplæringen bør være brukervennlig og fungere på alle flater som PC, nettbrett og telefon. En oversikt over materiell, tilgang til fordypningsstoff og påbygningsmuligheter bør også være lett tilgjengelig.
6. Instruktører med rett kompetanse og erfaring
Dyktige instruktører med variert bakgrunn og erfaring fra sine respektive fagfelt og bransjer vil gi deltakerne det beste læringsutbyttet. Instruktører som er ute den "virkelige verden" og jobber som prosjektledere når de ikke underviser, vil være bedre rustet til å gjøre teorien levende i undervisningen. De vil også kunne krydre undervisningen med relevante og aktuelle eksempler fra egen prosjekthverdag.
7. Administrasjon og oppfølging
Et effektivt opplæringsprogram i prosjektledelse krever regelmessig oppfølging. Det må være lett å administere for organisasjonen og gi mulighet for profesjonell oppfølging av alle deltakerne. Løpende innspill til forbedringer må settes i system og tas hånd på en strukturert måte.
8. Få noen ambassadører med på laget
Abassadørene kan være ansatte i organisasjonen som brenner for initiativet og kan bidra til å spre budskapet, rekruttere deltakere og komme med tilbakemeldinger på opplæringen.
Uten at deltakerne har motivasjon og engasjement for de endringene som bør gjøres, samt følges opp på dette, vil man ikke oppnå ønsket effekt. Ser man at andre anvender ny kunnskap og jobber riktig er det lettere å ta etter og lære av suksessen.
9. Mål effekten av opplæringen
Når man først har satt i gang et opplæringstiltak er det viktig å måle effekten av dette. Opplæringen bør derfor ha målbare kriterier i tillegg til at man bør se på holdninger og adferd blant de ansatte. Opplæringen i seg selv er ikke et mål, men skal fungere som et viktig virkemiddel for å nå virksomhetens strategiske og økonomiske målsetninger.
10. Tilby jobbstøtte
«Learning in the flow of work» er en ny måte å tenke læring på. Det betyr at man tar læringen inn i arbeidshverdagen og de oppgavene man står ovenfor. En måte å gjøre det på er å tilby ansatte faglig innhold, nyttige verktøy og mindre læringselementer som er tilgjengelig når som helst og hvor som helst. På den måten får de mulighet til å trene, reflektere og øve på ny kunnskap som de har lært når de er tilbake på jobb.
Gjennom vår erfaring som kursleverandør i over 30 år har vi sett at det er større sjanse for at de ansatte tar i bruk det de har lært hvis de lærer om noe akkurat når de trenger det.
Virksomheter som lykkes med å tilby sine ansatte et verktøy som de kan ta i bruk direkte
i sin arbeidshverdag vil ha et konkurransefortrinn.
Ta en titt på vår lærings- og kunnskapsportal myMetier+ for å se hvordan du kan gi dine ansatte verktøene de trenger for å gjøre en enda bedre jobb med prosjekter.
