Prosjektveiviseren er Difis anbefalte prosjektmodell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Den kan også være til nytte i de fleste type prosjekter da den fungerer som en overordnet prosjektstyringsmodell. Prosjektveiviseren fokuserer på eierstyringen av prosjektene, beslutningsunderlag og rollefordeling primært mellom prosjektleder og prosjekteier. Prosjektveiviseren involverer ikke prosjektets produkter som sådan, enten dette gjelder digital eller f.eks. fysisk infrastruktur.
Hva er Prosjektveiviseren?
Prosjektveiviseren er en modell for prosjektgjennomføring i henhold til beste praksis slik dette beskrives i PRINCE2®. Noen tilpasninger er gjort og dagens Prosjektveiviser beskriver fem faser og seks beslutningspunkter. En rekke roller er omtalt, men hovedfokuset er på prosjekteier og prosjektleder. Et svært nyttig element er maler for styringsdokumentasjon knyttet opp til beslutningspunktene.
Hva hjelper Prosjektveiviseren med?
Prosjektveiviseren vil være en god støtte når en organisasjon skal utrede og eventuelt gjennomføre et prosjekt. Den forklarer hvilke beslutninger som bør tas, når – og av hvem, i tillegg til å tydeliggjøre ansvar. Styringsdokumentene fungerer som en sjekkliste på at relevant informasjon er tilgjengelig når beslutninger skal tas.
Mange organisasjoner og enkeltpersoner vil ha nytte av den struktur og formalisering Prosjektveiviseren krever når prosjektinvesteringer skal gjøres. I tillegg er det min erfaring at mange organisasjoner har stor nytte av et felles begrepsapparat.
Hva kan prosjektveiviseren ikke hjelpe deg med?
Prosjektveiviseren er en god modell for prosjektseleksjon og styring, og er fullt på høyde med de fleste modeller. Likevel har prosjektmodeller flest noen «grå felter», og det samme gjelder for Prosjektveiviseren. Disse feltene må vanligvis prosjektlederen ta ansvar for.
For eksempel stilles det krav til en prosjektplan, men prosjektveiviseren kan ikke fortelle deg hva som er en god plan for ditt prosjekt eller hvordan du bør planlegge det. Det finnes en rekke teknikker inn prosjektfaget som ikke nevnes i en prosjektmodell, men som er avgjørende får å få et styrbart prosjekt.
Hvilke forkunnskaper bør du ha?
Prosjektledere bør ha en grundig opplæring på flere kunnskapsområder, eksempelvis kommunikasjon, omfangsnedbryting og styring, usikkerhetsidentifisering og styring, tids og kostnadsstyring, estimering. I mange prosjekter kan interessenthåndtering og kvalitet være sentrale kunnskaper.
Klikk her å få mer informasjon om opplæring i prosjektveiviseren.
Under gir jeg noen anbefalinger til prosjektledere og organisasjoner som skal ta i bruk prosjektveiviseren:
3 tips for prosjektledere:
- Forstå hvorfor Prosjektveiviseren ser ut som den gjør
- Lær deg prosjektfagets kunnskapsområder og aksepter at øvelse må til.
- Skaff deg en mentor med solid prosjekterfaring. Ingen prosjekter er like og det kreves betydelig erfaring for å prioritere utfordringer og respondere riktig på disse.
3 tips for organisasjoner:
- Bruk gjerne modellen et år eller to før dere evt. gjør endringer/tilpasninger.
- Tilby relevant opplæring til alle involverte for å forstå bl.a. prosjektmodellen og de ulike rollene
- Etabler et prosjektlederforum og lær fra tidligere erfaringer
